动态配置的不动产登记档案系统建设研究

黄亨蕊

(福建省宁德市不动产登记中心 福建宁德 352100)

我国不动产登记制度于2007 年《物权法》颁布之后正式确立，在2013年又被重新整合。其中，全国森林、土地、房屋、草原、海域等全都归属于不动产统一登记职责范围内，2015年，动态配置的不动产登记制度正式实施。而不动产的档案管理工作是此制度顺利高效实施的关键。做好不动产登记档案的管理工作，是保护私有财产的安全，同时能够提升不动产登记档案的法律效力和公信力。

1 不动产档案管理现有业务

不动产统一登记工作开展以来，档案管理工作也在有序进行。正如我们所知，档案是不动产登记工作的有效证明，也是对权利人权益的法律保障，我们常见的不动产特点有：多类型不动产、多时态不动产、不可替代性，所以对应的档案登记管理分别有：房产档案、土地档案、草原档案等；长期保存的档案、需临时保存的档案、需注销的档案；权证、契约文件和图表等多个文件的专业性和唯一性必然注定动产档案具有不可替化性。在统一登记之前，诸如土地、房屋、草原等数据是由不同部门登记的，所以造成了数据格式、标准的差异性，且各个地区的办理流程、登记模式不一，造成全国性的登记工作效率不高，有碍不动产登记工作的高效、有序、科学地发展进行，所以急需整合资源，做到整齐划一。

2 系统总体建设框架

2.1 系统建设的目标和内容

科技信息时代，在不动产登记档案管理系统建设过程中，可大力采取信息化手段，例如档案扫描、快速检索、物联网、云分布以及中间件技术等手段，实现与不动产登记系统建设的无缝隙对接，做到分门别类、有序管理和建设不动产档案系统，并且做到档案的完整性和安全性，使得登记工作的达到高效性、精准性、规范化、科学化、数字化、网络化、智能化、智慧化的水平，这对全国各地不动产登记档案的管理推进必将助力无限。

2.2 系统的核心关键技术

2.2.1 无缝隙对接技术

完整的不动产登记系统，涉及到不动产登记的过程、结果与利用，而所谓的档案管理系统，是指在不动产管理施行发证后，对档案材料进行管理与利用的系统。不动产登记系统产生的数据，应当是在登记办理节点时，归档接口处推送出的档案属性信息及附件图片等资料传送到档案系统。细究属性信息又指：备考表、案卷信息、卷内目录、所属种类等资料。当完成推送工作至到档案系统后，还必须由档案管理人员对入档资料进行人工补录、检查、整理等工作，这样才可以实现不动产档案系统之间的相互补充完善与同步，达到无缝对接、互通有无、查缺补漏。

2.2.2 不动产系统档案模型动态的可配置技术

所有业务动态都可配置是不动产档案管理系统的最大优点，并且可以根据不同的数据类型进行动态定制，服务各种类型业务并形成数据档案库。就目前的系统建设而言，档案模型的分类标准有两种：权利类型、登记类型，一般没有特殊要求的地区更是用这两种分类。不同地区的登记机构可以把登记档案的模型、分类、结构向上汇报清楚，通过平台后台根据自己的特点定制适合自己的模式，这样不仅可以缩短档案系统建设周期，而且对于其开发延展性也有所帮助。

2.3 不动产登记系统建设总体功能架构

不动产档案管理系统可以采用四级标准化的档案管理模式,此标准可以跟系统相辅相成有机结合，主要功能是生产和管理档案附件，并以无缝对接的方式对档案调用、查询、浏览，做到有效管理登记材料。不动产登记系统录入的数据和已录入的数据共同构成数据层，管理系统会统一储存管理，同时数据层可以通过网络技术达到同步处理，能够满足各地区多用户的工作需求。

3 系统功能

不动产档案生产和利用，需要有档案模型的配置、卷内目录的编辑和打印、自动对接并上传工具、原文的管理、快速组盒与上架、档案访问接口等主要功能来服务支撑。考虑到每个地区的档案模型不一、历史档案存续等问题，需要不断更新模型、结构，与时俱进。我们在实际的工作过程中，可以将不动产档案模型分类标准划分为四类：登记类型、申请类型、权利类型、混合类型。

3.1 卷内目录编辑和打印

不动产档案管理的第一步是做好卷内目录编辑，此项工作是为了达到档案登记的便捷目，所以，档案室工作人员的主要任务也是围绕此项进行。其主要工作内容可分为：目录编辑，目的是追踪定位目录展开的信息，可以通过输入字母简拼、代码等方式来达到提高检索工作的效率，完成之后便可以扫描成为电子档，同时打印纸质版档案备份存档。

3.2 自动对接并上传工具

自动对接上传是指，需要对文件选择上传至系统，同时同步数据，用专项文件夹自动匹配对接，自动生成识别并保存管理。此项内容的特点在于可以自动实时传送并可以达到准确无误的效果。

3.3 组盒快速与上架

“盒”是档案管理的基本单位，档案需要保存上架就是以“盒”为准。通过使用云端、计算机等科技手段，实现智能组合功能，就可以随时撤销更改、查询追踪以及独立合并，并且数据永不丢失，随时可以找回，避免了纸质档案组盒、拆装、查询的麻烦，也使得组盒上架工作效率大大提高，减少空间的占用。

3.4 不动产登记档案的统计分析

通过使用计算机网络技术，可以实现档案室的实时监控，以及各类型档案管理的分析调控，比如档案的类型分析、数据分析、查阅利用分析、出入调动分析、室内温湿度管控等多项内指标都可以实时、远程、无误地统计分析。

3.5 不动产档案信息利用与共享

档案整理与保管，目的是为了更好地服务于不动产的信息的登记与查询，而不是束之高阁，为了能够迅速、准确无误地检索到想要的相关信息，可以输入关键词汇，选择指定类型，系统根据检索需求会自动检索出需要的档案信息，并将符合条件的字段返回给用户，而检索的方式也有很多，为了实现档案信息的利用和共享，可以使用多种检索方式，诸如高级检索、全文检索、属性检索等方式都可以尝试，而共享的形式可以通过接口对接查看。

4 结语

动态配置的不动产登记档案系统建设是为了保障不动产能够有效、顺利进行，它具有长久性、唯一性、安全性、权威性等特征，全国的不动产登记档案建设工作要能够同步高效完成，还需要多方部门协调展开，引进国外先进思想和技术，齐心协力攻克难关，才能加速我国不动产登记档案系统建设工作的现代化、规范化、科学化发展进程。