江坪河水电站特殊历程档案管理成功经验

刘业霞

(湖北能源集团溇水水电有限公司，湖北 恩施 445801)

1 江坪河水电站复工前档案资料实际情况

江坪河水电站复工前业主是湖北华清电力有限公司，参建单位有中国电建集团中南勘测设计研究院有限公司、湖北清江工程管理咨询有限公司(以下简称“清江监理”)、中国安能建设总公司(以下简称“安能公司”)、葛洲坝集团试验检测有限公司、南京南瑞集团有限公司、葛洲坝电力有限责任公司及滑坡体治理等共十余家单位。

建设项目由原业主于2007年6月取得国家发改委核准，2008年12月工程截流。2014年12月湖北能源集团股份有限公司(以下简称“湖北能源”)成功竞拍江坪河水电站，并及时组建湖北能源集团溇水水电有限公司(以下简称“溇水公司”)对电站实行后续建设和运营管理。

2015年8月江坪河水电站正式复工建设，溇水公司成立后即刻与湖北华清电力有限公司管理人(以下简称“华清管理人”)、安能公司及清江监理按程序进行了工程移交、资产移交和工程资料移交。

按工程建设常规，工程资料由各参建单位完成收集和整理，审查合格后移交建设单位归档。江坪河水电站由于其特殊历史原因，破产清算致使工程未完工。工程资料因经历时间长、人事更迭多及与原业主经济纠纷遗失，导致工程资料分散于各参建单位。为确保复工后工程资料核查、各阶段质量监督、下闸蓄水安全鉴定、档案专项验收及竣工验收工作顺利进行，溇水公司多方积极协调，相继组织开展复工前、复工后工程资料收集移交工作。因各种原因，复工前后工程资料收集移交经历了漫长而又艰难的渐进过程。2015年4月，接收华清管理人移交的首批复工前建设项目管理资料470箱；2017年11月，接收安能公司复工前施工管理资料59箱；2018年7月和8月，分别接收清江监理复工前监理管理资料共48箱；2019年4月，接收清江监理复工至退场阶段监理管理资料20箱。

近600箱江坪河水电站工程建设项目管理资料，内容涵盖前期立项文件报告、勘察设计文件、招投标及合同文件、灌浆原始资料、试验检测、实验检验、质量验收评定、机电安装、监理管理及影像资料等，记录着工程从开工、停工至复工后十余年的建设历程。

随着工程复工建设，前期工程质量安全评估、重点项目部位质量状况复核等各项工作，均以施工建设过程资料数据为依据，所以厘清资料分类实际情况，据实制定详实的整理计划显得异常重要。2015年6月与华清管理人共同开箱逐盒核查资料，发现资料仅处于收集形成状态，大量专业资料和图纸未经系统整理，不具备查询利用和安全保管条件，且系统性整理的工作量极大。复工前后建设项目管理资料的规范整理和归档工作迫在眉捷，且任务繁重。

2 复工前实体档案资料整理策略

大量汇集的建设项目资料如何整理归档，一直是我们深度思考的问题。面对资料混乱状况，结合档案行业特点和工程实际情况，经过认真分析，溇水公司决定对首批移交资料采用地毯式清理、预立卷资料外聘有经验的专家现场指导及零散资料委托档案外包队伍进行突击式整理等多种方式整理归档。

2.1 展开地毯式清理，分类预立卷并形成清册

江坪河水电站竣工验收按能源行业标准验收，2015年5月，国家能源局DL/T1396—2014《水电建设项目文件收集与档案整理规范》颁布实施，江坪河水电站复工后档案整理参照此标准执行。但复工前资料是在旧版本水电规范下形成的，又需在新版本水电规范指导下整理，给档案整理提出了新的课题。在湖北能源的指导下，结合江坪河水电站工程实际情况，将华清管理人移交资料按形成来源分为四个大类：建设单位项目管理文件、勘测设计文件、监理(监造)项目管理文件及施工和安装调试单位项目管理文件。参照新颁规范分类标准，逐箱逐盒反复清理、鉴定、分类、研读、合并及剔除重份，保留信息相对完整和有价值的文件资料存档。

整理过程中，将复工前项目立项资料、勘测设计文件报告和图纸、招投标和合同文件、前期临建项目、滑坡体治理等五类资料，先以预立卷形式立卷归档。资料整理以分部分项为主题，以时间为主序，按内容和形成规律，增加复工前建设、监理及施工三类土建项目管理资料三级或四级类目，这样不仅能满足工程查询需求，且利于后续资料不断增加提供冗余空间，同时为资料完整性分析提供可靠的依据。

清理工作历时两年半，共计预立卷达3 750卷，并形成详细的目录清册。期间服务工程建设资料查询达9 500件/次以上。事实证明，地毯式清理形成预立卷，为复工后工程建设档案查询服务、各阶段质量监督和下闸蓄水安全鉴定创造了有利条件。

2.2 外聘有经验档案专家现场指导档案整理

为规范档案管理，预立卷资料需正式立卷录入档案管理系统。溇水公司聘请了中国长江三峡集团有限公司(以下简称“三峡集团”)和湖北清江水电开发有限责任公司多名具有丰富经验的退休档案专家，进驻现场指导整理工作。预立卷资料经过二次审核和著录，录入档案管理系统多达3500卷，确保复工前资料得到有效保护和安全保管，符合档案管理规范化要求。为档案专项验收和工程竣工验收打下了坚实基础，具有十分重要的现实意义。

2.3 依托档案外包形式进行突击整理

预立卷资料完成立卷录入档案系统后，余下部分均为建设、监理及施工管理的三类零散施工过程资料，属未达到预立卷要求的资料，整理工作量非常大，任务艰巨，且涉及面广，专业性强，整理工作超出了档案人员的工作范围。尤其是安能公司和清江监理移交部分资料，含土建施工、机电设备安装、实验检验及检测等各专业资料。2018年5月，溇水公司通过招投标方式，引进具有丰富档案整理经验的档案服务公司，对复工前零散资料进行突击式整理，抢在下闸蓄水前完成工作任务。

档案服务公司秉承溇水公司“保持资料原有内容，按规范整理便于查询”的整理原则，充分尊重档案资料的历史形成过程，保持其真实再现工程建设过程，对未进行系统整理、排序混乱、严重发霉、金属物锈蚀及纸张受潮粘连的资料进行认真分析，依据内容和形式制定了有针对性且切实可行的整理方案。

整理工作采取了对资料鉴别、施工工序资料按顺序复核合成、锈蚀霉变资料消毒处理、主体工程单元编码填写等一系列繁琐举措，耗费了大量时间，期间也得到大量专业人员的指导和支持，确保了复工前建设项目档案整理质量。

复工前零散资料的整理归档，注重资料形成的历史特点，是复工前各标段在各阶段工程建设中的历史再现，尽力保持工程档案的连续性和成套性，对整个工程建设的档案管理起到了承上启下的衔接作用。

3 复工后档案资料管理情况

溇水公司组建复工至今，高度重视档案管理工作，深刻总结复工前资料难以收集和艰辛整编经验，吸取复工前档案疏于管理造成不良后果的教训，扎实运用构建体系、明确职责、严审移交等措施，使档案管理与工程建设同歩推进取得了良好效果，得到三峡集团和湖北能源的高度认可。

3.1 统一思想，构建体系，明确职责

复工建设之初，溇水公司及时成立档案工作领导小组，明确公司各部门、专兼职档案人员工作职责，细化档案管理工作要求并向工区延伸，以档案管理网络为依托，建立健全工区各参建单位档案管理组织机构，有效地推动档案管理工作同工程进展同步进行，坚持把档案工作作为管理的一项重要内容与其他工作“同部署、同组织、同考核”。统一思想认识，先后多次组织召开档案专题会议，明确参建各方档案管理的职责，遵循“谁形成谁归档”的基本原则。既保证档案的齐全完整、真实可靠，又可避免不必要的重复。通过一系列组织措施，有效保证档案管理工作的顺利进展。

3.2 建立档案管理制度，规范整编要求

复工建设初期，溇水公司制订了《湖北能源集团溇水水电有限公司档案工作管理办法》，《湖北溇水江坪河水电站工程项目竣工文件收集与整编规定》及竣工资料移交4级审查等制度，并与各参建单位签订档案管理责任书，齐抓共管，建立了良好的合作关系。对各参建单位在项目文件的形成、编制、收集、整理及归档过程中主要职责、收集归档范围、质量要求、竣工档案的编制要求及工程档案的验收移交等提出了具体要求，形成完善可行的管理制度，用来指导、规范档案管理工作。

3.3 加强培训，提升参建单位档案管理水平

项目建设期间，溇水公司针对江坪河水电站项目相关人员，聘请三峡集团和湖北能源有丰富经验的档案专家，定期举办竣工资料整编培训活动，通过课堂授课、案例分析、心得分享及施工现场讲解相结合的方式，组织学习工程项目档案管理、竣工资料整编及竣工图编制要求。档案专家深入施工现场指导、监督及检查资料积累形成情况，现场解答项目档案管理和资料整编中存在的问题。

通过培训工作，极大的增强了工程技术人员的档案意识和责任意识，使各参建单位更好地理解和执行建设项目档案管理标准和制度，有效提高了各参建单位档案管理水平，及时解决了工程项目档案管理过程中出现的问题。

3.4 严把档案移交的审核关口

在各参建单位完成竣工档案的整理工作后，办理移交手续时，通过档案资料四级审查制度，严把档案管理的最后一关。首先由施工单位对各自负责项目的竣工档案进行组卷整理，自查验收合格，主要审查竣工档案资料的真实性、准确性、完整性，然后经监理单位技术负责人审查签字后，再由建设单位技术部门审核签字认可。最后由档案管理人员进行审查，主要审查档案的分类是否合理，立卷、整理是否符合档案规范要求等。通过四级审查合格，满足验收标准的档案，方可办理移交手续。

3.5 在工程管理各环节加大档案管理力度

项目档案管理过程中，采取以合同为中心，以竣工结算为纽带的档案管理体制。在项目签订合同文件时，将竣工资料列入合同专门条款，在条款中明确提出档案资料未移交或移交不全，不予办理竣工结算。档案资料条款规定竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求及提交时间要求，从源头上为竣工资料整编奠定了坚实的基础。事实证明，将竣工资料整编、移交和合同结算挂钩的手段非常有效。

在工程建设的每一个阶段，工程管理人员和档案管理人员联合对各参建单位阶段性工程资料进行检查和验收，这样从工程一开始就做到了随时发现问题，及时解决问题，把各种问题消灭在萌芽状态。从而做到在工程各环节加强档案管理力度，使工程档案的真实性、准确性、完整性得到保证，最终构成工程档案的系统性和成套性。

4 档案管理的几点认识

4.1 档案管理工作必须与工程建设同步

档案管理与工程建设同步，就是档案管理与工程建设两手都要抓，不能只重工程建设而偏废档案，要对档案管理工作予以足够重视，在做好工程建设的同时做好档案管理工作。工程启动初期，人员、设施及制度务必做到及时到位；工程建设过程中，注重档案资料的形成积累和收集，加强档案人员培训，及时对资料进行监督、检查和整改到位；工程竣工阶段，在前两个阶段得以保障和有效实施的前提下，档案归档工作量将大幅减少，并避免出现不必要的返工。

4.2 建立档案工作责任制，用竣工结算措施保证档案工作顺利进行

各参建单位档案负责人和建设单位档案管理相关人员承担着不同职责，责任层层传递，将档案管理工作落实到单位、落实到领导、落实到人。与此同时，采用档案归档是否满足验收标准与合同结算挂钩的有力措施，上述两项举措可保障档案管理与建设项目同步进行，可极大的提升建设项目档案管理水平。

4.3 加快项目档案信息化建设是大数据建设的要求

项目档案信息化建设是国家大数据建设的要求，也是适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。档案信息化建设在水电行业应运而生，江坪河水电站项目档案数字化已步入快车道，数字档案馆系统上线运行，功能覆盖档案“收、管、藏、用”全流程，利于建设项目服务各项工作，可有效提升档案管理信息化水平。

5 结 语

工程资料的归档过程绝不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的重要部分。从工程质量控制的角度考虑，工程档案管理占有关键的一席之地。溇水公司加强档案工作的集中统一管理，强化工区施工人员对档案工作的认识，提高档案人员专业素质，高度重视复工前档案资料收集整理和复工后工程资料的过程控制，有力确保了项目档案外在规范和内在质量的高度统一，使档案能更好地为工程建设、质量监督、安全鉴定、竣工决算、审计及生产运营服务。

目前建设项目档案管理工作已走向制度化、规范化、科学化，档案管理水平不断提高。对于停工再建水电项目档案管理，江坪河水电站项目是一本特殊的、生动的教科书，在档案管理过程中积累了一些经验与体会，希望能与大家分享。