档案资料信息化管理的思考与探索

韩丽梅

（吉林省松原市财政局 吉林松原 138000）

档案是具有保存价值的原始记录资料[1]。传统的档案资料的收集、整理、归档等管理方式效率低，且容易丢失和损坏[2]。信息化的档案资料管理是指通过计算机等信息技术来实现档案资料的数字化，能够有效节约大量资源，便于资料的整理和保存。因此，实现档案资料的信息化管理既是现代信息化社会发展的必然趋势和基本要求，更是提高档案资料管理工作水平的重要途径。无论是档案管理部门，还是管理人员，都应与时俱进，以科学的方针政策为指导，积极改进并革新管理的方式和手段，从而达到既定的工作目标。

一、打好基础，加强信息化管理人才队伍建设

档案资料管理人员良好的专业素质和信息素养能够为信息化管理提供智力支撑。因此，档案信息化管理建设要加强信息化管理人才队伍建设，为信息化管理打好基础。一方面，档案管理部门可以组织专业化的培训工作，开展信息管理专业讲座，管理人员也应通过各种方式学习、掌握档案管理的有关条例和专业知识，不断提升自身的业务能力、操作技能及信息素养，为档案信息化建设提供智力支撑；另一方面，档案管理部门应扩大管理人才队伍，从外部引进专业、优秀人才，注入更多更新鲜的血液，进而从整体上提升管理队伍的水平。例如，档案资料管理部门可以对管理人员做好定期培训工作，提高档案资料管理人员的工作能力，督促他们熟练掌握档案的开发过程，严格执行文件的收集、排序、分类、排列、编号、编目等工作。在档案资料管理中加强信息化管理人才队伍建设，将为档案资料信息化管理工作奠定坚实基础。

二、把握关键，建立数字化的档案信息数据库

档案信息化管理的目标和重点在于能够让档案的查阅者、利用者从广泛的档案资料中直接、快速地找到自己所需要的档案。建立数字化的档案信息数据库能够实现这一目标、突出这一重点。因此，实现档案资料的共享是档案资料信息化管理的关键所在。首先，档案管理部门和人员需要利用信息技术和计算机技术来促进纸质档案向数字化的转变和录入；其次，按照科学的标准和依据，对经过信息化、数字化处理的档案资料进行优化处理，建立数字化档案的基本目录数据库，使档案信息一目了然，保证档案资料的利用者能够明确查找方向，提高查找效率，也能够有效减少办公系统运行期间对内存的需求；最后，根据数字化档案的主要内容来大致分类，主要划分为几个不同的专题，在此基础上建立数据库，保证数据库的开放性，以方便不同部门间的档案互通和共享，提高档案资料的利用效率。例如，为了完善信息化档案管理，档案资料管理人员应建立数字化的档案信息数据库，对纸质档案完整地进行电子扫描，并将所有文件都输入到新建立的数据库中。在数据库的建设过程中，档案管理人员要根据档案的时间、种类及不同的任务进行划分。待使用、查找时，查阅者输入关键词便可查找到相关内容。

三、抓牢核心，构建档案资料信息化管理系统

建立信息化管理系统是信息化管理建设的核心和本质，档案资料也不例外。只有这样，才能实现管理方式和载体的转变，在本质上提升档案管理、利用的效率。因此，档案管理部门重点要根据现实工作情况，研究、开发出档案管理软件，构建收集、整理、传递、存储、查阅等一体化的档案信息化管理系统，减少档案管理所耗费的时间和资源，促进档案管理的科学化。此外，档案管理部门必须加强和保障档案资料管理系统的安全，加密每一份电子档案，设置电子档案的启用权限，做好电子档案的备份工作，进而使档案资料信息化管理向着更加科学、高效的方向发展。例如，为了使档案资料管理与时俱进，档案管理部门可以专门设置档案资源在线管理系统，整合分散式档案资源，统一标准、统一平台，提供在线实时查询服务，做好档案及时查询、随时上传的功能。这样构建档案资料信息化管理系统，有效实现了档案资料的及时性、便捷性、共享性管理。

总之，信息时代的到来对档案资料管理工作既是机遇，又是挑战。推进档案资料信息化是档案资料管理工作应对信息时代挑战、抓住良好机遇的重要途径。因此，档案管理部门和管理人员要充分认识到传统档案资料管理方式的不足，做到与时俱进、大胆思考、勇于探索、不断创新，积极地改进、革新档案管理的方法，切实推进档案资料信息化建设，提升档案资料管理水平，让档案资料更好地发挥作用，体现价值。