地市级烟草商业企业财务无纸化报销情况调研分析

2020-01-07卫薇

中国市场 2020年31期

卫薇

[摘要]财务报销是企业管理中的关键“节点”，传统的报销模式是各部门、各单位经办人员拿着纸质的报销单据一一找领导签字，流转时间长，信息不能实时跟踪，地市级烟草商业企业财务无纸化报销系统2019年11月上线后，实施“纸质+电子”双轨制财务报销和审批模式，电子审阅和纸质稽核分工明确、移动化审批便捷高效、审批高度集成和电子化，极大提升了报销工作效率，开启了财务管理的新征程。

[关键词]地市级烟草商业企业;无纸化报销;财务;调研

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.31.129

1 财务管理模式改变的必然性

1.1 国内形势发展变化的新要求

随着经济全球化的推进，越来越多的企业集团实施了全球化扩张战略，企业的财务管理模式也发生了变化，财务共享服务模式正逐步取代传统的分散式财务管理模式。分散式财务管理模式不仅使得财务管理效率低下，而且使成本大幅增加，制约了企业集团发展战略的实施，财务共享服务模式是一种全新的管理模式，其实质是在信息技术的支持下，为企业提供低成本、高效率、标准化、流程化的财务管理模式。

1.2 行业高质量成长的重要抓手

随着烟草行业高质量成长持续推进，行业更加偏重对业务绩效的考量，对利税实现、成本控制、资产保值增值等财务相关指标的考核，财务工作需要更加深度融合业务经营，释放管理红利，挖掘发展潜力，为公司经营目标提供精准预测和有效管控，实现经济运行的提质增效。

1.3 提升规范水平的重要举措

财务规范是企业规范的一道重要关口，责任重大，财务工作作为反映监督企业经济行为的一项管理活动，企业对财务监督的要求越来越严格，越来越细致，财务部门要完善长效监管机制，增强内生动力，由粗放经营向集约经营转变，需要在制度建设、流程优化、标准化管理上下工夫，在增强财务人员的责任意识、效率意识和创新活力上做文章，实现财务队伍的转型。

2 无纸化报销系统运行基本情况

无纸化报销系统上线已经运行数月，以某地市级单位为例，截至2月29日，全市共完成资金审批业务3082笔，支付总金额11.39亿元，其中2019年12月份，一个月完成资金审批业务1370笔，占四个月总支付笔数的44%。

图1 审批单据分月统计

从这段时间运行情况看，无纸化报销系统相对以往报销模式主要体现出以下五个特点。

2.1 流程实现电子化

纸质单据实现电子化，在原报销系统的基础上，增加影像传输功能模块，所有纸质附件通过扫描上传系统，报销单及附件实现由纸质向电子的转化。审批流程实现电子化，重塑资金监管系统，搭建电子审批通道，将报销和审批系统数据对接，审核人不接触纸质报销单据及附件，通过影像调阅、电子审核的方式开展报销审批。

2.2 审核流程前置化

以往模式下，报销单据由县局财务委派自行审核后即可支付，但是县局财务委派审核标准、力度均存在差异，市局财务科月末进行的汇总集中审核相对滞后。无纸化报销的介入变市局财务科的事后审核为事中审核，所有单据未审批通过不得支付，特别是对重大事项、超标报销行为加强了控制，现行审核模式可以及时发现问题，规避错误，对报销实现实时监控。

2.3 监督主体多元化

对于各序列的报销单据，赋予对应的业务主管部门审核职权，变财务部门“单一”审核为“财务+归口”部门的多元审核，填补了财务部门和业务部门对接方面的真空，避免了财务不懂业务、业务不懂财务的无效审核的产生。同时出台了《财务报销审批管理办法》，将定额归口管理部门审批嵌入报销审批流程，将定额预算与财务报销有机结合，充分发挥了归口管理部门的监督管理作用。

2.4 资金预算可控化

电子审批上线后，实行资金统筹支付，取消原直属县级单位银行账户支付的模式，转为统一由市局账户支付，一方面可以集中向省公司申请资金，将账户的日均余額控制在较低的范围内;另一方面可以确保资金安全，提升日常费用支出报销的效率，避免了因县局上划资金导致的现金预算不准确问题。

2.5 报销流程简便化

电子附件使人工跑腿变成网络跑腿。对财务人员来说，新系统的上线让基层单位财务委派往返机关报销、签批的工作量大大减少，避免了时间浪费。对报销人来说，相对以前各部门和领导办公室等着签字的情况，现在只要将流程提交，在电脑终端关注流程动态，节约了大量的人力物力。对于审批人来说，审批地点不再局限于办公室，移动终端让随时随地审批成为现实。

3 当前系统运行存在的突出问题

3.1 附件标准参差不齐

实务中，虽然制定了电子附件上传标准，但是发现各县局上传的电子附件标准还是不能完全统一。表现为：部分报销单据要件不齐，不能提供审批所需要的信息支撑，如资产维修只上传发票，未上传维修审批单;部分报销单附件“能扫尽扫”，带来了不必要的工作量，也给审核提供了过剩信息。经调查，虽然制定了附件上传标准，但未对附件上传进行强制性规定，导致电子附件上传的差异化。

2019年11月至2020年2月，共有198笔报销单据审核不通过，其中101笔是因为上传附件存在问题导致未能通过审核，占总数的51%。存在附件问题的单据中上传附件格式不正确占42%，上传附件不完整占32%，上传附件内容不规范占26%。

图2 报销单据审核不通过原因分析

3.2 审批环节时间较长

实行电子化审批后，减少了基层到机关部门跑动的现场审批时间，但是审批时间并没有因此降低，对比无纸化报销上限前后数据发现，平均电子审批时间2.1天/人，而报销环节平均需要经过4.2位审批人审批，这意味着一笔单据审批完成需要8.8天的时间，审批时间呈现增多趋势，审批效率不降反升。在向多名报销经办人及县局财务委派了解情况后，发现其中症结还是归结为审批人的审批意识不强、审批提醒功能效果不到位两个主要原因，相对纸质现场审批这种被动式审批，电子审批由于给予审批人较大的自由选择空间以及信息传递的不对称阻滞了电子审批的效率。

3.3 系统功能未充分发挥

无纸化报销系统是一个具有丰富功能的系统，但是初步运行状态下，有很多模块未能发挥其应有作用。如报销与预算对接方面，由于报销人对报销环节的把握不准，导致报销口径与预算口经不能匹配，造成无纸化报销系统预算执行情况监测功能无法发挥作用。又如移动公司已经在实操中使用的发票查验功能在当前系统中还未开通而导致风险的提升。再如将定额归口部门审批嵌入报销审批流程，但归口部门对定额标准体系控制的意识还不到位。总而言之，无纸化报销的功能强大，但是如何运用到实践之中还需要进一步探索。

3.4 电子审批出现“灯下黑”

无纸化报销对直接支付类报销进行了硬性规定，未审批的报销不得支付，但是对非支付类事项或者三方协议支付事项缺乏要求，导致归还借款时，尤其是专卖外出办案人员在报销时没有通过领导审批，还有税务系统直接支付的税款、社保款项等都没有通过领导审批，出现直接跳过资金审批的真空环节，造成了财务监管漏洞。

4 下一步解决对策

4.1 统一标准，全面规范

在前期对各类报销事项梳理的基础上，结合行业兄弟单位做法，征询两级财务管理人员意见，根据实际情况对电子附件标准进行再次归纳汇总，分门别类确定电子上传要件，制定附件标准格式。通过系统服务商将电子附件标准纳入报销系统，让报销人提前了解报销所需附件，不合标准的报销流程让系统自动退回。财务部门针对流程审批过程中出现的问题会进行通报，倒逼附件统一规范，使得全市的业务可比和一致。

4.2 优化流程，缩短审批

一是从审批人的角度出发，加强宣贯，让审批人了解审批职责，养成及时审批的习惯;二是从系统的角度出发，完善审批提醒机制，转变资金监管单一的提醒模式，将提醒与办公常用的协同办公等系统对接，让审批人实时了解审批动态;三是设置强制提醒模式，对未及时审批或超过平均审批实践的事项通过短信、微信、QQ平台进行再次提醒，督促审批工作。

4.3 预算控制，加强监管

一是限制无报销单制单权限，如对非银行存款增加凭证不得制单，避免无报销流程事项，保证每一笔单据都有审批、有控制;二是加强功能使用，督促各报销执行人及财务委派，按预算口径录入流程，实现预算和报销的无缝对接;三是联系供应商开发新功能，提升报销事项的科学性和关联性，实现数据化电子化管理，提升财务管理的针对性和财务监管水平。

5 电子审批模式的改变对未来财务工作的影响

5.1 加强与营销、物流、专卖等主要部门协作

监测经济运行动态、实时掌握市场状态变化，积极发挥经济运行协调机制，为业务部门出谋划策，发挥财务保障功能。

5.2 积极探索与党建工作的融合

增强财务人员的服务意识，以党建工作为引领，提出工作标准，提升工作质量，逐步改变财务人员的工作面貌，强化责任意识，成为有担当的预算员、审核员和监督员。

5.3 与信息部门积极沟通

开展专业调研，积极换位思考，探索事前电子审批业务的研发，优化业务流程，适应业务发展的步伐，顺应业务发展的需求，增强与基层一线的纵向联系，努力为基层提供更加优质的服务，持续提升服务水平，帮助促进业务规范的发展。

5.4 积极探索建立预算反馈体系

梳理预算指标、会计科目与报销事项的对应关系，通过映射对应，实现预算指标、事项的自动匹配，提升预算执行的准确性，为管理决策、量化管理、完善基层财务考核评价体系提供依据，并在此基础上达到规范流程、提升流程效率、降低运营成本的目的。

5.5 建立实时的数据分析体系

为基层报销考核和管理提供數据分析和支持。通过信息化技术手段实现环节监督，保障报销流程通畅流转，实现报销处理过程追踪，实现对报销事项、人员及单据的跟踪回溯，解决报销环节信息分散难题，将财务规章制度落在实处。

参考文献：