大数据时代水利合同智能化管理实践探索

李 夏，成建国，张志远

（水利部信息中心，北京 100053）

0 引言

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，在社会经济活动中扮演着重要角色[1]。在项目管理中对范围、质量、进度、资金等关键信息进行有效约束管控，保障各方合法权益，是项目管理的重要手段，也是对外经济往来的基本载体。大数据具有“海量、多样、快速、价值”等特性，其中最重要的特性是数据的多样性[2]。而合同大数据的突出特点也是多样性，主要是利用与合同要素（如相对方信息、标的、数量、价款、履行期限等）相关联的多源数据辅助合同签订、审核、风险管理等。因此，运用好大数据分析技术是辅助管理者提前识别和预警合同管理风险的有效途径之一。

2018 年水利部信息中心（以下简称信息中心）为了加强合同管理，以《合同法》为依据进一步对合同进行了定位，印发了《合同管理办法》，并对各类合同模板及办公系统合同管理模块进行了修改完善，对接了合同管理系统与信息中心综合办公系统，借助可视化系统明确了合同经办人的职责与合同的流程，将合同信息统一分类并存储在相应数据库中，实现了合同管理内部控制制度化、规范化、信息化。

1 合同管理前沿

1.1 技术前沿

大数据时代，合同管理从数字化管理转变到自动化管理的过程中，信息网络化对信息质量提出了更高要求。因此，近年来一些大型软件公司利用高度集成化的软件工具，开发了适合不同性质单位的合同管理软件或系统，主要包括 SAP 系统、“法智易”系统、钉钉软件等。这些软件或系统主要有以下突出特点：1）与办公、财务、资产等管理系统进行数据打通和功能对接；2）构建合同库、知识库、风险库等模块；3）利用文本检索、多源数据比对等大数据技术代替人类阅读合同，对合同进行自动预审。据不完全统计，财务、电力、石油、化工、互联网等领域已分别引入以上合同管理软件或系统。

1.2 科研前沿

当前，智能化是国内外合同自动化管理研究的一种前沿方法，利用大数据、人工智能等新技术，采用层次分析[3]、BP 神经网络[4]等方法研究风险因子及多指标风险评价模型辅助识别合同风险，达到对合同风险进行管控的目的，以及借助贝叶斯网络[5]、随机森林[6]等方法研究合同关键节点风险，达到对风险预测预警的目的。

2 合同管理大数据应用案例分析

2.1 SAP 软件

SAP 软件在合同管理方面主要基于多源数据获取和数据标准化，通过数据模型，应用大数据分析技术让决策者了解合同整体情况和风险[7]。对于采购合同，可以通过对历史和当前采购数据的分析，预测下个季度费用支出情况、各类拟采购产品的占比，了解是否签订过类似采购合同，为管理者提供战略决策及风险预警提示。对于变动总价合同，在合同执行过程中，对工程量变化和通货膨胀等不可控因素引起的所用工、料成本增加，可以按照合同约定对总价进行相应调整，所以运用大数据方法对合同价格的执行情况进行分析尤为重要，可以使决策者进行有效的投资控制。

2.2 “法智易”系统

“法智易”系统是国内自主研发的合同全生命周期管理系统。这个系统主要借助人工智能技术将审核工作自动化，提高合同管理人员的审核效率，降低风险[8]。合同文本是一种典型的非结构化数据，一般需要人工将合同名称、甲方乙方、合同标的、合同金额、争议解决方式等结构化信息录入到合同管理系统中。只需要经办人将拟好的合同上传“法智易”系统，通过人工智能技术手段，“法智易”系统对关键信息进行智能抽取，形成结构化信息，为后续的合同内容纠错、标签提取、合同比对、风险审核等流程应用大数据分析奠定基础。通过结构化的信息可以快速找到合同文本存在的问题，形成包括必须和建议修改问题的智能审查报告，切实提升合同审核效率，降低操作失误带来的风险。

3 信息中心合同管理初步探索

信息中心年度合同较多，管理人员较少，迫切需要利用大数据、人工智能等新技术手段辅助合同管理，实现合同控制项目的目标，降低合同风险，提升工作效率。

3.1 基本情况分析

信息中心内设 11 个综合管理部门，5 个所属事业单位，2018 年共签订合同 464 份，涉及往来金额 20 911 万元，所属项目 47 个。对 400 多份合同从数量和金额 2 个维度进行分析，结果如图1 所示。分析结果表明，相关责任部门中监测中心签订合同数量最多，网络中心资金往来额度最大。进一步结合各类审计、数据分析，以及对合同文本的查阅，发现目前合同管理中主要存在所属项目名称不规范，签订时间晚于合同生效时间，一次性支付，验收方式不明确，以及合同成果不明确等问题，统计结果如图2 所示。针对这些问题尝试将自动化、大数据等信息技术探索性运用于合同起草和审核这2 个环节。

3.2 信息化技术应用及探索

信息化技术在合同起草和审核环节的应用分析如下：

1）合同起草环节。现阶段首先修改完善常用的技术服务、开发等合同模板，规范合同文本格式，删除定义不明确的任务委托合同模板，并重点对办公系统中合同审批单页面进行以下修改：a. 将需要手动输入的项目名称，改为下拉菜单选择方式输入，避免出现项目名称填写不规范或书写错误的问题，也方便在项目管理中对合同进行快捷归类查找；b. 增加验收方式填写，同样是以下拉菜单选择的方式进行输入；c. 增加成果信息填写，明确成果内容、形式和数量；d. 增加付款条件填写，下阶段考虑将合同支付信息、验收申请和时间、最终成果等信息一并纳入信息中心合同管理系统，形成合同全生命周期闭环管理。

图1 2018 年信息中心签订的合同金额和数量

图2 不规范合同统计

2）合同审核环节。现阶段梳理出合同从起草、审核、审批、签署、履行和归档 6 个阶段涉及到的，包括相对方资信、合同模板使用、条款缺失、内容偏差、合同附件、未批对方先盖章、签订期与有效期、乙方代理人授权、提前付款、成果偏差、合同验收、资料缺失和最终版本等 13 个问题，形成的问题清单如表1 所示。下阶段将问题清单录入信息中心合同管理系统，形成问题库，设置审核条件，由系统自动审核，提出疑点信息并反馈给合同管理人员和业务部门。在审核这一环节，还尝试运用资信风险大数据核查技术，确认对方的履约能力。将审批单与合同文本进行自动比对，自动提示如模版应用不对，合同类型不一致，有效期不一致，合同内容简介不规范，合同成果及形式缺失等必须修改的建议。

表1 关系数据发布工具比较

初步探索运用信息化技术手段辅助合同管理的同时，也对比总结了在大数据时代，信息中心合同在智能化管理中存在以下一些差距：1）在合同起草环节，目前还不能实现给定关键词自动生成合同文本，填写对方单位名称后自动对资信进行核验，以及起草人对文本的自检等功能；2）在审核环节，还不能实现对文本关键信息的自动摘要，缺乏对审核规则的结构化及智能审核；3）在审批环节，缺乏合同合规性及风险评估提醒；4）在签署环节，未实现电子签章，不能自动对乙方签署人资格及日期进行审核；5）在履行环节，缺乏对合同履行进度、质量、支付及风险的实时掌控；6）还不能实现合同的电子档案。

4 合同管理新技术应用展望

在信息技术高速发展的时代，对于信息中心合同全生命周期智能化管理整体思路如下：1）建立合同全流程管控体系，把合同起草、审核、审批和签署 4 个环节归为签订前阶段，这阶段充分利用数据信息资源及大数据、云计算等技术把好合同质量关，做好风险防控。2）把合同履行、归档归为签订后阶段，这阶段建立合同执行跟踪机制，设计差异化的风险提醒和预警功能，形成成果管理库，做好合同执行动态监管和成果管理等工作。3）将各类审计及日常管理中发现的问题梳理清单，形成问题库、风险库，为合同全生命周期管控提供辅助决策支持。4）只有管控体系远远不够，还需建立合同管理平台进行支撑，实现图像识别、大数据查验等人工智能技术与合同管理的全面融合，以云计算、大数据计算引擎为支撑形成项目管理的网络计算存储资源平台，进而逐步实现合同管理全生命周期的电子化、智能化和自动化。

对于信息中心合同管理工作在大数据应用方面的考虑主要如下：1）合同、项目管理中涉及到的全部要素，实现与拟开展建设的云平台、大数据中心对接。2）在现有合同管理模块基础上，打通计划、预算、资金、资产、档案等原有相互分立的业务系统，将前期、设计、实施、验收、运行等数据接口进行串联，实现数据收集和沉淀，为大数据应用奠定基础。3）在信用核查、智能预审、风险防控等方面强化合同管理过程中大数据挖掘技术的分析与应用。借助大数据技术拓宽数据采集来源，构建资信主题数据库，对签约对象的资质、信誉和能力进行综合评估，分析潜在风险。再通过预先设定的审核规则和合同范本，自动提取关键要素信息，进行文本智能比对，提出预审意见，提高审核效率。通过构建风险评估预警模型，深入分析业务，打通获取的不同维度及问题清单库等数据，在关键节点推送消息提醒，降低合同审批和执行过程中的法律、审计、廉政等各类风险。

5 结语

大数据时代，将合同、项目管理内部控制制度和流程无缝嵌入信息系统，运用大数据、人工智能等技术手段确实可以帮助管理者提高管理质量和效率，给决策者提供决策依据。本研究梳理了合同的全流程，总结了各阶段出现的问题，提出了智能化管理和大数据技术应用在合同管理中的思路，对信息中心合同管理工作进行了技术探索和初步试用，但距离将现代科技手段真正应用在合同管理中还有一定差距。接下来仍将会紧跟新技术的前沿研究，结合并应用到合同管理中，更好地适应大数据时代下现代化的管理手段。