水利档案信息化管理探析

刘 燕

（山西省水文水资源勘测局，山西 太原 030001）

1 水利档案管理信息化的意义

1.1 有效提升档案管理效率

水利档案管理的传统模式较为落后，数据是以纸质作为载体，这种信息管理的方式不仅会占据大量的空间，还会降低管理效率，而且数据信息受损的风险很高，很多情况下档案信息存储的完整性得不到保障。因此在现代水利档案管理中，应用先进的信息化技术，能够使得电子数据信息录入相应的系统，以数字信息的形式进行档案管理与保存，与传统的档案管理模式相比，不仅占据的空间变小，而且可以更快地进行信息检索分析，减少相关单位在进行相应信息查询时花费的时间，提升水利档案的应用效率。与此同时，以数字信息的方式进行档案保存与管理，能够在很大程度上提升信息管理的安全性，保证信息在查阅、检索、管理中不被损坏，这样水利档案的使用寿命大大延长，为水利事业发展起到更为重要的作用。

1.2 有利于水利档案管理向科学化、现代化发展

档案管理的重要作用是为水利工作提供参考，并保证有需要时能够快速高效地查询到信息，而计算机网络信息技术在水利档案管理中的应用，无疑提升了水利档案管理的科学化以及现代化发展进程。水利档案管理信息化使得所有的档案数据信息都能够进行合理科学的分类归纳，提供相应的索引，使有需要时可以及时查阅。与此同时，档案管理信息化使数据信息的收集更加高效，并利用互联网实现数据信息的快速传播与分享，在科学的水利档案管理平台上，建立更加科学的档案管理体系，从而使得我国的水利档案管理更加现代化，适应当今社会发展的要求，更好地服务于水利建设。

2 当前水利档案信息化管理中存在的问题

2.1 档案管理人员的专业素质有待提升

水利档案管理的信息化有助于提升管理效率，加强档案管理的完整性与安全性，但是网络信息技术的应用以及实现与档案管理的有效结合是一项复杂的工作，涵盖的工作内容较多，对工作人员提出的要求更高。不仅要满足传统档案管理中信息分类归纳的要求，同时要掌握一定的计算机技能，无论是对专业知识还是操作技能都有着一定的要求。但是当前我国的水利档案管理信息化人才较为欠缺，我国的水利档案管理信息化发展时间较多，尚未建立起成熟的人才引进与培养体制，而且很多现有的员工缺乏对信息化管理的重视，严重限制了档案管理信息化的发展。而且在现有的条件下，档案信息管理平台已经建立，如果没有专业的管理人才进行有效的管理，会大大降低水利档案管理信息化平台发挥作用，不仅不能提升档案管理的效率，甚至会造成一定的信息资源浪费。

2.2 信息化技术水平尚有不足

水利档案管理处理的数据十分庞杂，因此在对这些数据进行处理时需要更加高效的手段与方法，现阶段我国水利档案管理的信息化水平还较为欠缺，导致数据管理效率以及管理质量无法保障，对水利建设的发展也有很大的影响。要想实现水利档案的高效管理，需要建立网站信息管理平台，并对其中的项目加以完善，及时收纳和整理水利建设中的各种信息，使网站管理平台能够真正做到内容丰富、使用简单，这对于其他工作的开展也有很大帮助。但是这样高效的网站管理平台恰恰是我国水利档案管理信息化发展中欠缺的，当前的水利档案信息化管理仅限于数据库存储，离真正的数字信息化建设还有一定距离，而且行业内技术标准也缺乏统一的认定，包括数据存储格式等没有实现统一，这些都限制着水利档案管理信息化的应用。

2.3 水利档案信息化管理安全方面的问题

网络信息技术的使用伴随着信息泄露的风险，确保信息数据安全是水利档案信息化管理中急待解决的问题。首先，水利档案信息化管理使数据信息可以经过计算机处理并存储，适当情况下还需要进行数据信息的传输、共享等过程，但是这些过程都有档案信息泄漏的风险，这对于信息化建设的实现是很不利的。其次，我国的水利档案信息化管理模式以及管理体制等都尚未完善，无论是相关的规章制度和技术规范，还是信息化管理进程都有待优化，容易造成档案信息的泄露，造成严重的后果。最后，档案信息化管理中使用到的软件先进性不足，存在各种漏洞，这些都是亟需解决的问题。

3 实现水利档案管理信息化的措施

3.1 建设高质量人才队伍

水利档案管理的信息化需要专业的人才执行，这对于专业技能以及知识素养等有着极高的要求，因此企业需要在人才引进与培养方面给予重视。首先需要在人才的引进环节严格把关，综合考量引进人才的专业素质，尤其是计算机知识以及档案管理必备的技能，同时需要定期开展培训，提高员工的专业知识以及技术操作水平，全面提升人才队伍的素质，更好地为水利档案信息化建设服务。

3.2 水利档案管理信息化水平的提升

我国的档案管理信息化水平需要采取一定的措施加以提升，首先领导层需要真正理解到水利档案管理信息化的重要性以及形势发展的基本趋势，从而带头建立起科学水利档案信息化管理机制，并进行员工安排、权责明确、责任落实等，提升工作效率。其次，水利档案信息化管理需要建立在对市场形势有充分理解与认识的基础上，建立的信息化管理方案要符合形势，能够真正用到实际工作中。同时在档案信息化管理中对各种技术标准、数据格式以及其他细节进行严格统一，使应用时兼容性更强，满足当前水利档案管理信息化以及智能化的要求。

3.3 档案信息化管理要注重信息安全

首先，在水利档案管理信息化发展进程中，需要对现有的软件程序进行优化，提升数据存储以及读取速度，同时可以对数据进行其他各种形式的处理以及传播，减少软件程序中存在的漏洞，以防被不法分子利用。其次，在档案信息化管理过程中，必然会出现一定的安全问题，需要对这些安全问题进行详细的记录，并展开分析，对后续的档案管理工作做出一定的指导。采取措施弥补漏洞，完善整个档案信息化管理系统的安全性。最后，所有的水利档案管理人员需要提高警惕，重视信息安全问题，及时学习安全知识，在工作中严格规范操作水平，提升水利档案信息化管理的安全水平。

4 结语

现代计算机网络以及信息技术对于生产生活带来的影响是显而易见的，信息化是现阶段档案管理工作的发展趋势，而在现代水利档案管理中实现信息化，就需要充分应用先进的网络信息技术，实现大量档案信息的高效处理，从而调整并完善水利档案管理模式，系统地实现档案管理的信息化、智能化、高效化。但是档案管理信息化需要专业的高素质人才以及完善的信息化管理机制，这就要求水利档案管理部门在信息化建设过程中特别注重人才引进、培养以及管理体制的完善，提升档案管理效率的同时加强管理的安全性。