浅谈基层行政事业单位档案管理信息化建设

2020-01-02◎周华

文化产业 2020年3期

◎周华

（新疆昭苏县人力资源和社会保障局新疆伊犁 835600）

在信息时代，基层行政事业单位必须充分发挥信息技术对档案管理的推动作用，结合基层单位特点探索信息时代档案管理的有效方法，明确档案管理工作信息化建设面临的机遇与挑战，借助改革创新推动基层行政事业单位的发展。

一、档案管理信息化建设的意义及现状

信息化建设，使档案管理模式得以转变，由传统的人工管理转变为自动化管理，有利于丰富档案资料的内容。借助信息技术，档案管理可以收集到图片、音频、视频等多种资料，可以实现数字保存，留存备份所有操作记录，丰富档案的原始内容，提升档案管理效率。信息化建设可以简化档案管理工作，不仅降低了人力成本，还提高了档案管理的效率，为档案资源的流通和共享创造平台。

当前，基层行政事业单位档案管理存在思想上重视不够、资金投入不足等问题。信息技术可以消除传统档案管理中存在的管理效率不高、管理质量差等缺陷，提升档案管理的整体水平。但是部分单位的档案管理部门缺少创新主动性，没有意识到信息技术应用于档案管理的优势，致使档案管理的创新发展受到了制约，信息化发展受到了影响。

一些行政事业单位的档案管理还没有全面引入信息技术，基础设施更新较慢，改革创新较为滞后。其主要原因，是由于不同地方经济发展存在差异，档案管理信息化改革存在不平衡；部分地方对档案管理的信息化建设缺少资金支持，缺少功能先进的设备，或者是有设备但是技术力量不足，档案管理平台没有同步发展。另外，软件平台的应用存在局限性，档案资源难以实现大范围的共享，使档案资源开发受到影响。

二、信息化档案管理改革的目的

（一）实现文档一体化管理

由于管理体制的制约，在实际管理工作中仍面临着文书管理部门与档案管理部门各自为政的现状，存在重复劳动，导致人力、物力、财力的浪费。所以，要发挥信息化建设的作用，实现文档一体化管理。利用网络资源共享的功能，将各级文件直接录入档案数据库，降低档案管理人员的重复录入，不仅可以提升档案管理效果，还可以减轻档案管理人员的工作量。

（二）建立标准化管理体系

档案信息化建设，可以推进管理体系的标准化，实现电子文件同步归档，并与传统纸质档案统一管理。在信息技术的支持下，无纸化办公得以实现，电子文件的作用更加凸显，传统的档案管理方式需要改变。由于电子文件的应用、存储方式的改变，档案管理体系也发生了变化。档案“双轨制”管理体系需要纸质与电子档案并存，这种管理体系不仅会引发管理方式的调整扩充，还从根本上改变了原有的档案管理模式。在管理体系构建中，要结合知识管理的特点，实现对信息、数据的挖掘、融合，对知识管理加以规范。

（三）优化档案管理机制

为保证信息安全，基层行政事业单位的档案管理要建立完善的管理机制，消除管理漏洞。比如针对档案信息的调用，单位要为不同的部门制定不同级别的使用权限，记录的修改也要设置权限。通过管理机制的优化，避免人为篡改信息事件的发生。此外，大数据作为新型的统计分析工具，可以对录入数据库的信息加以分析，记录存在的关键词。因此，档案管理部门可以发挥大数据工具的作用，定期对电子档案的数据加以核对；在核对的过程中，大数据系统可以依据需要获取档案关键词，对不同电子档案进行对比。

（四）优化档案管理模式

基层行政事业单位要结合档案管理实际情况，制定“双轨制”体系下的管理制度，明确基层行政事业单位信息化条件以及档案管理的相关流程，以充分利用档案信息资源。管理模式创新要结合信息管理的需要，发挥信息技术对档案管理的推动作用，提升档案管理的质量，消除“信息孤岛”。基层行政事业单位要意识到档案管理与信息技术融合的重要作用，借助信息化建设提升档案管理的整体效果，要考虑如何创设有利于融合管理的环境和条件。

三、信息时代档案管理工作的创新策略

（一）发挥档案信息管理平台的作用

行政事业单位要将提升档案管理的质量和效率作为信息化建设的目标。为保证档案资源的高效管理，应充分发挥网络平台的作用，实现档案资源的共享和档案信息的快速收集、传递与保存。档案管理部门要结合行政事业单位的特点，建立相应的信息化档案管理模式，发挥信息技术对档案管理的推动作用，提升档案管理的质量，注重档案管理数据库的开发利用，发挥信息大数据的优势。

（二）开发档案管理软件

行政事业单位要充分认识信息化档案管理的重要性，注重对相关软件的开发，保证软件的适用性，以推动档案管理信息化建设创造条件。当前，网络化是推动信息化发展的重要基础，档案管理信息化要发挥网络化优势，提升网络平台的功能性，这有利于充分挖掘档案资源的价值，扩大其应用范围。网络条件下的档案信息的内容更加丰富、储存量会更高，档案信息的结构会更优化，档案资源的作用也会提升。另外，还要注重管理信息系统的开发与应用，结合行政事业单位管理特点，开发与档案管理融合的项目管理平台。

（三）注重对档案管理信息化人才的培养

档案管理工作的创新，需要人才的保障。人力资源部门要有信息化人才的培训制度，定期举办业务培训，提升工作人员的信息处理能力。培训可以采取多种形式，比如定向培养、专题讲座等，还应该注重与同行的技术交流，学习先进的档案管理方法。此外，行政事业单位还要加强对档案管理人员的管理，组建技术过硬的档案管理服务团队，在研发行政事业单位档案管理应用软件的同时，保证档案信息的安全。