关于加强科研档案管理工作的若干思考

◎陆梦漪

（上海市科技成果档案资料馆 上海 200000）

随着社会的发展，科学技术的发展已经影响到了生活的方方面面。科研档案是科学研究过程的真实体现，对科学技术的发展起着至关重要的作用。面对信息化技术发展的新形势，科研档案管理工作也进入了信息化时代。但由此而来的科研档案工作中的存在的不足也不容忽视，根据实际工作经验，提出了一些加强科研档案管理工作的方法。

一、科研档案在科技工作中的作用

（一）科研档案是科技知识积累的重要载体

科学技术研究的本质是科学探索和技术创新，就是在原本资料的基础上去探索未知世界、获取新知识的过程。科研档案是科研人员在科学技术研究活动中直接产生的第一手资料，完整、真实地记录和反映的先前科研活动的全部过程和最后成果，因此科研档案是科研成果的载体。所以科研档案的内容必然具有知识性，即科研获得的知识成果。

加强科研档案管理、不断积聚和丰富档案内容的过程，其实就是科技知识不断积累的过程。可以讲，没有科研档案及其管理、积累，就不可能留存和积累完整的在科研中获得的宝贵的知识成果。

（二）科研档案是科技交流的重要资源

科技是人类进步的阶梯。马克思和恩格斯曾经指出：“发明，在往后的发展中是否会失传，取决于交往拓展的情况。”这句话精辟地论述了科技交流在人类发展历史上的意义。科技研究的意义在于成果推广，而科技成果推广的过程就是科技交流的过程。没有科技交流，科技成果就会束之高阁，也失去科研工作的意义。因此，科技交流离不开科研档案，科研档案蕴藏着最完整、准确的科研信息，成为科技交流所需信息的源泉。在信息化时代，电子档案的信息更加可靠，查阅速度更快；通过查阅电子科研档案，人们能快速准确获得科技信息、交流科技信息，完成科技成果的推广应用。

（三）科研档案是科技工作的重要依据

1972年美国总统尼克松访华，随行人员要求了解我国50年代完成的具有国际影响的人工合成牛胰岛素结晶体的科研成果。时间紧迫，任务重要。有关科研部门完全依赖当年的科研档案实现了结晶体的复制，顺利完成了任务。

科研档案是科技研究活动及其成果的真实记录，这就决定了其在科技成果应用工作中是不可或缺的依据。如今科研档案也进入了信息化。档案部门将电子档案上传到后台，科研人员只需打开电子档案软件，输入关键字或代码进行搜索，即可找到相关的科研资料，方便又快捷，避免了科研人员进行重复试验的无用劳动，加快了科研人员工作效率，推动了我国科研事业的发展。

二、当前科研档案管理的主要问题

（一）管理制度缺失

长期来，很多科研单位根据档案法律法规，结合自身实际，制定了相应的管理制度，以保证科研档案的集中统一管理。特别是上海地区，早在“八五”时期就多次对全市重大科研项目档案工作检查，整体推进了地方科研项目档案管理工作，促进了科研档案管理制度建设。但是近年来，许多单位忽视科研档案管理，科研工作建档工作缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，导致档案管理出现随意性、任意性等问题。科研档案不只需要对纸质资料进行保存，还需要对内容进行分析、整理、上传和开发。将科研档案分门别类的上传为电子档案，并对电子档案进行开发，使档案的运用更加方便快捷。而且，现在电子档案在上传后的检索工具比较单一，不能够及时有效地对档案进行管理，降低了科研人员的查询速度和工作效率。加强科研档案管理重视、统一管理制度、丰富检索工具迫在眉睫。

（二）缺乏统一标准

档案部门的工作性质和其他部门有着比较大的区别，不同地区的档案部门在科研材料建档时的标准不同，缺乏相应的统一规定和指导。“十一五”以来，上海科普工作在市区（县）两级政府的关心支持下，经费投入呈现逐年递增，扎实地推动了上海科普事业的发展。但同时，科普档案工作却相对滞后，特别是科普档案涉及门类多、种类广、展项更新快等特点，在科普档案上传时由于目前各地尚无科普档案建档规范和比较完善的科普档案工作机制，不同地区的资料管理标准不同，信息分类管理筛选制度各成体系，不利于市档案部门的集中监督管理。科研人员要想查阅多地区档案资料还需掌握多种方法，查询资料不便，延缓了科研发展速度。

（三）管理体制不相适应

改革开放后，科研体制也随之变化。科研人员也不能再“闭门造车”，需要将工作范围从实验室扩展到企业等合作单位中，推动科研结果市场化进程。在科研体制、工作方式和手段的改变过程中，对科研工作的建档范围、业务管理方式、档案的归属流向等都提出了新的要求。而从现状看，档案部门与其他部门性质差别大，联系少，不能进行及时的借鉴优化，导致档案工作封闭保守，体制机制与业务管理方法老化。同时由于缺乏竞争意识，档案人员的能力素质较低，对信息化档案管理的能力不够。档案部门封闭保守、档案工作体制机制和业务管理方法老化、档案人员的能力素质较低等问题的出现表明现在的档案部门已经远远不能适应科研工作快速发展的需要。

三、加强和改善科研档案工作的几点思考

在科技迅速发展的今天，科研档案对科学决策、科技成果推广和科技创新越来越重要。做好科研档案管理和利用服务工作，必须大力做好以下几方面工作：

（一）增强科研部门的档案意识和工作责任

要提高科研档案管理水平需采取各种措施，多管齐下。增强科研部门、科研人员档案意识，将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容，需要争取他们的重视和支持。

第一，档案部门要利用各种场合和机会深入宣传档案法律法规，提高科研人员的档案法制观念，让科研人员理解档案工作的重要性，提高自身的档案意识，积极自主地参与到科研材料的归档工作中来。第二，档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念，对上传的电子档案的信息进行开发。档案部门采用PDM、OA等系统，在系统中设置归档节点，使得在计算机后台对各类电子档案根据科研档案的学科领域、研究方法、科研资金、实用范围等不同设置要求进行分类，编制出一系列独立、不相交的专题目录，以备更好的查验。同时改手工下载为系统自动下载，设置数据发放系统，与PDM系统相结合，在加快数据下载速度的同时提高系统的安全系数，使科研人员在利用档案中尝到甜头，进而支持和配合做好科研档案工作。第三，在将资料上传到电子档案后将档案的相关信息告知原团队，做到档案管理的部分公开透明，获得科研人员的信任，使科研人员积极配合科研档案工作。以此加大科研人员的档案运用率，积极培养科研人员的档案意识和工作责任。

（二）完善科研档案工作制度，健全档案管理机制

制度建设和机制建设是确保科研档案管理顺利进行的前提，但是现在制度建设和体制建设与现在社会环境不相适宜，因此需要完善科研档案中作制度，健全档案管理机制。一是要依照档案法律法规，建立健全科研档案管理的基本规章制度。在一定范围内，对科研档案管理规章制度进行统一解读，并以此保证科研档案管理规章制度一致性，随后将确定的规章制度通过OA系统所建立的信息发布平台分别传递给科研人员、档案管理部门和单位领导，并依据本地区的管理规章制度分别进行科研成果上传、电子档案的导入和开发、整体流程的监管工作。二是以项目管理为中心，实行科研项目课题责任人负责制。从项目研究伊始就明确科研项目建档管理的目标、人员、分工、经费、验收等要求，落实科研材料的各项工作的责任，确保责任到人。在科研项目完成或部分结束后，由项目负责人对归档文件材料的完整性、准确性进行检查和自评。

（三）加强科研档案工作的前端管理

科研项目不仅需要科研部门的研发，还需要其他各部门的积极配合，有些科研项目还需要多年的时间才可以完成。因此，档案部门应在科研任务确定时便进入科研项目组织之中，积极了解科研项目进程，帮助科研人员进行资料的整理和上传工作，以此来保证科研档案的完整性和系统性。档案部门应积极了解科研管理部门和科研项目组织的工作进程，多进行沟通交流，帮助科研人员进行及时的线上信息整理和归档工作。例如在计划管理、课题实施、成果验收等阶段，帮助科研部门对档案收集规定进行解读，确保将科研项目进行过程中的有价值的材料收集完整，以此保证科研档案的准确性和完整性。同时，进一步强调科研部门和人员在科研建档管理中的主体责任。由科研部门在项目立项之初，指定专人全程负责科研材料的积累和平时的预立卷工作。抓前端、抓开头，抓好科研项目前期文件材料的归档管理工作，对做好科研档案工作具有重要意义。

（四）提升科研档案管理现代化水平

长期来，科研档案管理依靠手工操作的传统模式。随着信息化的发展，计算机技术被越来越多地应用于档案工作，档案管理工作已经基本实现了信息化。科研单位运用OA、PDM等系统完成文件的起草、修改、删减、检索等工作，档案管理部门运动项目管理、PDM等系统完成文件的统计、上传、汇集、开发等工作，加快了科研单位的档案文件的上传速度。科研档案信息化管理的主要任务有两个方面：一是加强科研活动中所形成的的数据信息的收集和上传，使电子文件成为科研档案管理的重要内容。档案管理部门进行资料上传时严格依据单位相关规定，同时利用万能档案管理软件等工具，使后台可以显示出每次上传和更改工作人员的工号信息以及修改和上传内容，单位领导进入后台定期进行监察，监管一体保证电子档案的真实完整性。二是依托计算机和网络平台，积极对科研档案管理系统进行开发，保障科研档案的进一步应用。在电子资料进行上传之后，通过在PDM系统中设置归档节点在后台对电子档案进行分类和整理，根据不同需求形成相应的目录。并利用CAD技术将数据进行简单汇总和统计，形成相应维度的建模、绘图，直观形象地展示了数据的变化情况，便于科研的进一步进行。

（五）强化学习和培训

随着社会的发展，科研档案管理进入信息化时代，不仅要完善科研档案管理制度和机制，提升其现代化水平，而且对科研档案人员也提出了更高的要求。科研档案人员也需要进行多方面的学习和培训，要定期进行档案业务的学习培训，增强档案管理的专业知识。科研档案人员还要深入科研实践，在实践中熟悉并掌握科研工作的环节与程序，提升自己的档案业务能力。科研档案人员业还应紧随时代潮流，加强计算机和信息化知识学习，学会运用、维护甚至开发档案管理系统，使自己成为具备计算机、信息化和网络应用知识的复合型、现代化的档案管理人才。定期培训，拓展实践，紧随时代潮流，提高综合素质，努力使自己成为能够适应科研档案管理需要的高素质档案工作者。档案部门也要定期对档案人员的培训成果进行检测，通过技能比赛、评奖评优等方式提升档案人员的竞争意识，督促档案人员提升自我业务能力，进一步提高档案部门工作效率。