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好的組織設計讓平凡人做出不平凡的事如何畫出有效率的組織圖?

2019-12-30黃至堯

台商 2019年10期
关键词:設計過程目標

黃至堯

組織圖,目的是建立有效的治理架構,以提升營業運作效率,確保企業永續經營。組織圖會影響營運的成敗,有效率的組織架構,將提升公司整體戰力,也確保崗位上的人實現自我價值。

商業環境變化快速,組織須隨外在環境隨時調整,因此組織變動的頻率也愈來愈頻繁。但只有極少數企業的組織架構,能靈活調整配合需要提升效率&業績。組織設計是一個過程,是因地、因時、因人而異的。組織設計不是一成不變的,它是一種連續的活動。根據經驗,組織設計必須考慮:

1.外部環境的變化;

2.既有團隊的強項與弱點;

3.個人的偏愛。

多數企業的HR,閱讀了許多專業書籍,並參考其他企業,但最後仍只能依樣畫葫蘆,頂多就是把現行組織圖依照人員的增補作微調。對於如何繪製出最有效率的組織圖,幾乎很難找到正確的方法。

今天就跟大家分享簡單的5 Steps畫出有效的組織圖。組織設計是一個動態的工作過程,包含了眾多的工作內容。科學地進行組織設計,要根據組織設計的內在規律性有步驟地進行,才能取得良好效果。

第1步:調整組織的時機

老闆大發脾氣,業績下滑,核心人員離職,無法完成任務……提出組織調整的時機很重要,大多時候組織圖多半就躺在那一動也不動,鮮少有人去關心,更誇張的是,有許多公司實際運作跟組織圖根本不一樣! 在董事會議中亦少有聽過目標未達成時,董事們要review 組織圖的,一般最常見的就是換人! 更多時候組織圖只有在人員調動、調薪晉升、培訓跟招聘需要(獵頭討論)時拿出來看一下。組織設計通常有以下幾種情況:

1.新建的企業需要進行組織設計;

2.原有組織出現大問題或企業的目標發生變化,

3.核心人員調整或異動;

4.需要進行局部調整和完善。

在未來,企業組織的調整必將更頻繁!

第2步:目標與效益

根據麥肯錫(McKinsey)研究,15%的高階主管會為新組織設定詳細的業務目標;17%的企業則是因為一時心血來潮。調整組織是為了高效達成組織目標、產生效益,建議做法是:

1.老闆須重新設定組織的目標;

2.通過外部顧問訪談(各山頭都有利益,資源很難公正公平);

3.公司高層一致支持(需要花一些精力,畢竟沒有人喜歡被改變);

4.要完整地提出有詳細的時間表。(舉例:2019年調整完畢,2020年開始運作,2021年檢視成果。)

第3步:弱點與強項

成功企業的組織圖,不一定能契合每一家公司。醫生給處方之前一定會先進行檢查與診斷,畫組織圖也是一樣,一定要確實透做好全身檢查,以確保組織調整後不會產生後遺癥;因此了解核心團隊的強弱,分析現有競爭力是絕對必要的。常用的方式有:

1.評價中心;

2.問卷調查。

通過上述的方式, 可以讓企業準確掌握足夠的資訊,幫助我們決定什麼應該保留,有限的資源該如何應用?以利在調整組織圖的時候能夠更精準、更有效地提高工作效率。

第4步:能落地運作最重要

畫組織圖的時候千萬不要把重點放在希望組織圖(看起來像什麼樣子)而忽略了「如何運作」,接地氣是一件很重要的事。我經常看到一些組織的調整真的只是為了調整而調整,組織圖上看起來整併為一個單位,實際運作上只是名稱改變,還是各做各的事,整體的效率並未因調整而提升。因此,落實執行前需要:

1.制訂明確的職位說明書與績效考核;

2.充分溝通、溝通再溝通;

3.持續的推進並配合引進新人。

第5步:學習、修正方向

不論做了多少準備,在執行的過程中都不應該過分期待一切會進行得十分順利。因為畢竟落地執行的過程中還是需要靠人來執行,一旦碰到障礙,千萬不要放棄,這個時候需要調整的不是組織,而是心態。

如果你正在考慮進行重新畫出更有效率的組織圖,切記個人和組織都傾向維持現狀,只有在對現狀十分不滿,並確切了解新的組織設計為其帶來的好處後,組織和個人才會投入精力支持。另外,絕對不要即興發揮,也不要妄想一觸可及,必定是結合實際需求才能作出較佳決策,並透過組織調整讓員工更積極地參與和投入,最終能夠提升組織效益、達成企業目標。

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