免费开放后电子阅览室的人员管理<br/>——以皖北某师范大学图书馆电子阅览室为例

免费开放后电子阅览室的人员管理
——以皖北某师范大学图书馆电子阅览室为例

2019-12-27鹿秀英

皖西学院学报 2019年4期

鹿秀英

(淮北师范大学图书馆，安徽淮北 235000)

高校图书馆电子阅览室从20世纪90年代末刚成立时的有偿服务到现如今的免费开放，经历了大约将近30年的历程。虽然现如今大学生到大二时拥有私人电脑的比例有了很大提高，但仍有部分家庭困难的学生无法购买，因此高校图书馆电子阅览室也是这部分读者需要查资料、学习常去的地方，免费开放也是为这批学生减轻一部分负担。安徽省教育厅2014年8月12日下发的皖教高〔2014〕13号《关于推进高等学校教育科研资源有序开放的意见》，要求安徽省各高等学校充分利用社区内现有的各类教育、文化、科研、体育等资源，最大限度地向社区居民开放，高校的图书馆等都应纳入开放范围[1]。有了政策的支持，皖北某师范大学图书馆也于2014年9月份对电子阅览室实行了免费开放。以往人流量急剧下降的现象在免费开放后出现了大为改观，甚至还出现了一机难求的局面。

如何合理、有效地管理电子阅览室，让其成为秩序井然、令读者能舒心愉悦的库室，针对皖北某师范大学图书馆的实际情况主要从读者和工作人员的管理入手分析存在问题的原因，并且提出了解决办法。

一、人员管理存在的问题及成因

(一)存在的主要问题

读者人数急剧增加，常常出现“一机难求”的现象。2010年至2014年间我校图书馆电子阅览室实行的是收费管理，上机费用是每小时一元钱。当时，全馆两个电子阅览室共350台计算机，正常情况下每天接待读者量不超过100人次，明显存在着资源利用不足和浪费的现象。为了避免人力、物力、财力的极大浪费，学校关闭了一个拥有200台计算机的第二电子阅览室，只保留了一个环境、布局和设备比较好的第一电子阅览室。2014年实行免费开放后，电子阅览室又成了全馆最热门的部门，尤其是在大学生选课、评课期间，经常出现7、8个读者围着一台计算机，库外等候读者排队伍长度超过50米的现象。

无序的管理导致了读者的随意进出，电子阅览室几乎沦为大学生的自习室或“免费网吧”。电子阅览室收费管理期间，为了提高读者查阅资料的效率，不允许读者带书包进库，这样就有效地避免了部分读者长时间占着电脑不查资料而是自习等情况的发生。但免费开放后，应广大读者的强烈要求，电子阅览室允许读者带书包进库。读者入库时，只需在服务机上的汇文文献信息服务系统的流通阅览上刷一下一卡通即可。这种入库管理软件(方式)仅是用于记录读者流量，便于馆里统计每个库室的工作量，而对读者进入电子阅览室后究竟是占着电脑“做什么”则缺乏相应的软件管理系统。仅靠有限的人工来管理读者“自习”“趴着睡觉”“占座”“聊天”“游戏”等，必然是事倍功半。无序的管理导致了读者的随意进出，而无法控制库室内计算机数量和读者数量之间的相对平衡，使电子阅览室几乎沦为了读者的自习室或“免费网吧”。

读者需求呈现多元化，管理难度增大。收费管理时期，据笔者观察进入电子阅览室的读者大部分是在查资料、下载文章、利用WORD写论文、软件学习、网络在线学习、选课、评教等，只有极个别读者是在聊天或游戏等。免费开放后，入库读者不再仅仅是要满足上述需求，相当一部分读者入库后没有明确的目的，有的在浏览网页，有的是在上网聊天、看电影、听音乐或玩游戏，有的则是打开电脑占位后看自己的书本资料等等，读者需求多元化的态势，直接带来了管理难度的增加。

面对入库读者人数的骤增、读者需求的多样化等情况，一方面库室管理人员的服务水平、业务能力有待于进一步提高。另一方面电子阅览室电脑等硬件投入的资金严重不足。

(二)存在问题的原因分析

电子资源购置经费的不断投入，电子阅览室在为读者获取资料提供便捷的同时，客观上也造成了入库读者人数的激增。随着网络技术的不断发展，图书馆近几年的纸质资源和电子资源在经费配比方面发生了巨大改变，电子资源的购置经费占馆藏购置经费的比例越来越大。如皖北某大学图书馆2015年购买的电子资源金额是137.625万元，纸质图书金额是255万元；2018年电子资源金额是260万元，纸质图书金额是120万元；2019年，电子资源金额是300万元，纸质图书金额是200万元，2019年纸质期刊的订阅量不足2015年的1/3。随着电子资源投入的不断加大，电子阅览室能够为读者提供便捷、高效的查阅资料服务，俨然成为图书馆的核心库室。

电子阅览室工作人员的服务意识、服务能力和服务水平直接关系到电子阅览室功能的发挥。收费管理时期，各校图书馆可以从收取的上机费用中给值班人员发放少量的补贴或补助，这在一定意义上也有利于调动工作人员的积极性。免费开放后，特别是各校规范津补贴发放后，原有的少量的补贴或补助不能再继续发放，这在一定程度上影响着管理人员工作积极性的发挥。当然，这一点并不是主要的。目前，就大多数高校而言还存在着库室管理人员专业水平不高、主动服务意识有待进一步提高的问题。究其原因，从库室管理人员的来源来看，一是近几年各校招聘的图书情报专业的硕士和博士，这些人多数被分配在图书馆办公室或者古籍文献、采编、参考咨询等专业性比较强的岗位上；二是高校引进人才的配偶，这部分人员以前对图书资料少有接触，对电子阅览室的业务了解甚少；三是建馆时从各个学院抽调来的图书管理员和当年教职工家属、子女的安置。这部分人员虽然没有高深的理论知识但有着非常丰富的实践经验，是图书馆必不可少的中坚力量，但这部分人员绝大部分已经退休或者将要退休。总体来说图书馆员队伍整体呈现出学历低、老龄化趋势[2]。也就是说，电子阅览室配置的管理人员大都是非专业人员，不仅缺乏对入库读者必要的查阅资料、下载文章等方面的指导能力，更是少有对电脑等软硬件维护等能力，大多是只限于“看门”。

读者检索能力的低下也影响了库室人员的流动。若读者不能快速地查找自己需要的资料，就会导致占用机器时间过长，从而造成了资源的极大浪费。另外，学校的自习室等资源没有合理有效的利用起来，导致大量学生到电子阅览室自习，此种情况在考试周前的一段时间变现尤为突出。

二、人员管理存在问题的解决方法

(一)读者管理存在问题的解决方法

电子阅览室一人一个机位，冬天和夏天空调开放，环境不错。但毕竟机位资源有限，如何让每个机位都能坐上有需要的读者呢？可以从下面几点进行。

1.加强巡查，及时劝离不规范的占用者

“没有规矩，不成方圆”，建立健全各项规章制度是电子阅览室正常有序运行的根本保证，只有建立一套完备的规章制度才能对广大读者的行为进行规范[3]。目前，库室里悬挂的《读者须知》和《读者上网行为规范》其内容较为笼统，缺少具体明确、详细的可操作的规章制度，已经不能适应免费开放后库室的管理需求。因此，应该针对出现的问题修订现有的库室管理规定，增强管理规定的具体性和可操作性，以此来规范和约束入库读者的言行，进而为管理人员提供有理有据、规范管理的制度支持。

2.禁止读者自带书包进入库室

禁止读者带书包进入，很大程度上避免了占位自习的读者进库，也给库室的管理带来了方便。有的读者书包里不仅带有学习用品，有的还带着吃的、喝的，自身不卫生不说，尤其是食物的残渣和液态饮品极易污染桌面和键盘，很容易引起设备短路发生触电危险，对库室里的人身和财产安全造成了巨大威胁[4]。还有鼠标、键盘、耳机这些外挂设备甚至机箱里的内存条等也极易被偷盗。即使发现财产丢失工作人员又无权翻查读者的书包，因此电子阅览室禁止读者带书包进库，只允许带笔、本子、自己的笔记本电脑或平板电脑是非常有必要的。

3.安装适合的库室管理软件

电子阅览室不同于其他的书库和图书阅览室，库室管理软件不能简单地只记录入库读者的数量。可以在服务台的工作机上安装一个控制库室内所有机器的软件，以便工作人员可以远程监控每台机器，并且将库室内所有机器设置成读者用机必须用自己的学号和密码开机解锁才能上机。工作人员在服务器上远程实时监控每台机器的桌面动态，掌握读者的上机状态。对违规的读者用机使用远程提示后上锁，并将该机读者劝离出库，这样既便于工作人员的管理也规范了读者的上机行为[5]。目前比较成熟的“WorkWin局域网管理监控软件”等，就很适合电子阅览室的管理，各校可以根据实际情况选择安装使用。

4.大力宣传和提倡读者自带电脑入库

由于资金困难，电子阅览室硬件投入的资金严重不足。免费开放后人流量的骤增导致了硬件的急速损耗，从而导致了库内电脑数量的减少而无法补充新机。为此，馆里在电子阅览室的后面开辟了一片只保留网络端口和电源插口的区域，可以让读者使用自带的电脑。但有好多读者并不知道这一区域的存在，因此要加大宣传力度，鼓励读者自带设备。读者使用自带的笔记本电脑，可以不再局限于库室设备的老化而导致的网速过慢、系统卡顿，利用自己高配置设备里的软件编辑文件并随时存储，从而减少了在库室使用U盘等移动设备存储而导致交叉感染病毒的概率。

5.加大电子资源的检索培训力度

网络技术不断发达的今天，在校大学生们基本具有基础性的计算机网络操作和使用能力，但他们对专业数据库的检索知识了解甚少，做论文、搞科研的读者到电子阅览室的目的主要是要尽快查找所需的文献信息，来完成自己的学业。读者只有熟悉掌握文献检索方法，才可以快速找到自己需要的文献，也促进了电子阅览室的人员流动。除了图书馆每年的九月至十一月份新生入馆教育时要重点介绍电子阅览室，让学生初步了解电子阅览室的功能外，还应针对大三、大四写毕业论文的学生举办专题电子文献检索培训。俗话说：“授人以鱼不如授人以渔”。无论电子资源怎么多样化，网络资源如何丰富，若读者不懂得怎么去获取和利用，也是毫无意义的。因此提高读者获取信息的能力对读者进行相关的培训是十分必要的[6]。还可以把文献检索课作为学生的选修课，利用电子阅览室读者入库数量较少的时段或者周六、周日，授课老师系统指导学生在机器上实际操作，并让学生实例检索几篇文献巩固授课效果。最后以考评分，来督促学生重视文献资源检索实践课，培养学生的科研检索能力。

(二)管理人员管理存在问题的解决方法

1.让馆里高学历、高技能的人员参与管理电子阅览室

电子阅览室管理人员的配备应当是计算机、网络、情报与外语的复合型人才。电子阅览室的功能发挥依靠的是电脑，懂得一定的计算机知识是开展工作的基础。互联网技术是外来的技术，95%的信息是通过英语传送的，掌握这些技术需要有较好的英语基础，不懂英语就不能很好的开展工作[7]。高校图书馆电子阅览室面对的用户基本上是在校的大学生和教职工，他们习惯于把库室管理人员视为计算机老师。他们在利用电子阅览室的过程中，无论遇到什么问题都会向管理人员请教。比如：他们在机上写论文时对论文的格式编辑、页眉页脚的设置、表格的编辑、一些特殊符号或数学公式的编辑等；一些编程软件的操作；在做计算机等级考试时遇到的疑难问题；怎样下载及检索文章等等都会向管理人员请教。如果管理人员文化素质不高，读者一问三不知，是无法辅导学生解答这些问题的。在服务于论文写作期间需要查资料的读者时，工作人员首先要了解本馆购买的各种电子资源，熟悉掌握各种电子文献的检索入口和检索原理，并摸清里面的应用技巧。比如我们检索论文常用的“中国之网”也就是“CNKI中国知识资源总库”，打开页面后里面提供了三种查询方式，要针对具体情况知道从哪进、什么时间进速度更快些；进去后如何在线阅览、如何下载，下载后如何查看、编辑等等。

2.培养员工的主动意识

要提高工作人员的认知水平，让他们认识到电子阅览室是“数字图书馆”的基础和雏形，是未来高校图书馆发展的基本趋势，要让工作人员认识到他们不是“看门员”而是读者服务的领航者。始终遵循“读者第一，服务至上”的宗旨，主动了解读者的需求，并以“主动服务”赢得读者赞许和爱戴[8]。如果工作人员没有强烈的事业心，对本职工作缺乏高度的责任感和饱满的工作热情，就不能有效地为读者服务。

3.通过培训，提高工作人员的业务水平和能力

若想胜任电子阅览室的工作，跟上不断发展的网络步伐，就要重视工作人员的继续教育。学习新知识，开阔新视野，不断提高在网络环境下获取、处理、分析信息的能力[9]。除了让工作人员参加一些馆外的专业培训以外，还可以让工作人员利用图书馆自身的资源优势，结合自己的岗位工作主动学习，并将所学知识和技能运用到实际工作中。在服务过程中时时体现“专业人做专业事”的强大优势，这也是增强电子阅览室魅力的重要途径。

4.举办专业竞赛等，促使管理人员互相学习、互相交流

馆内专业竞赛是由馆内专业素质高、表达能力强、有一定学识水平的老师，将库室日常工作中经常会遇到的问题汇编出题，集中工作人员在规定的时间内解答后再让出题老师评分、讲解。比如关于电子阅览室方面的问题：网络链接不上的原因都有哪些？显示器不亮了应该从哪方面找原因？下载的文章打不开了会是什么因素造成的等等。讲题最能贴近馆员的实际工作，督促工作人员不断学习，找出不足，学习效果也最为直接、具体[10]。