浅析高职院校党政秘书应用文书写作能力提升路径

陈龙福

摘 要：当下高职院校党政秘书队伍专业背景呈多样化，年龄结构趋年轻化，文书拟写等业务能力提升培训普遍不到位。为探索如何提升高职院校党政秘书应用文书写作能力，重点解析了常见应用文书拟写典型问题，并有针对性地提出了提升路径和措施。

关键词：应用文书;党政公文;党政秘书;写作能力

习近平总书记在同中央办公厅干部职工代表座谈时指出，文稿、信息、督查，是办公厅的三大核心业务，三者被比喻为“一把利剑、两个拳头”，并提出了做好办公厅工作的“五个坚持”，即坚持绝对忠诚的政治品格，坚持高度自觉的大局意识，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，坚持廉洁自律的道德操守。这是习近平总书记对中办干部职工提出的要求，也是对全国高职院校党政办公室工作人员的要求。目前我国高职院校的党政秘书普遍不是秘书专业出身，由校内专技岗位转岗，被动选择办公室工作的情况较为常见。在高职院校校、院两级党政秘书队伍中，普遍存在着接受业务培训少、不重视学习与提高，对文书写作缺乏系统化、专门化深入研究的問题。文书写作是党政秘书的重要职责，需要不断学习，加强对本校和上级部门政策文件精神和校史校情的把握，深刻领会领导意图和要求，多写多练，提高应用文书写作能力。

一、高职院校党政秘书常用应用文书类型

《秘书国家职业资格培训教程》定义应用文书为各级机关、企事业单位、社会团体和个人为办理事务而形成和使用的、具有特定效用和惯用格式的文体的总称。应用文书可分为党政公文、事务文书、商务文书等。其中，党政公文在工作中应用广泛，被称为“通用公文”。高职院校党政秘书在日常工作中常用的文书主要是事务文书和党政公文两类。

常见的事务文书大致有计划类、汇总类、记录类、礼仪类、告白类、规章类、书证类、会议类等。如工作计划、工作总结、述职报告、调查报告、备忘录、简报、邀请信、请柬、欢迎词、章程、介绍信、开幕词、闭幕词、会议议程、会议记录等。

2012年7月1日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中定义党政公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。《条例》规定公文种类有决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。

党政秘书日常离不开文书工作，这就要求党政秘书需熟练掌握事务文书和党政公文的格式要求和制发程序。其中文书的拟写是基础，草拟公文要完整准确体现发文机关意图，做到内容简洁，主题突出，结构严谨，表述准确，文字精练，文种正确，格式规范，避免出现常见错误。

二、应用文书写作中常见问题分析

高职院校校、院两级党政秘书在文书拟写过程中常出现格式、文法等方面的问题，这些问题给不少党政秘书造成困惑和烦恼。文章经过调研，概括分析了如下四种常见的文书拟写问题。

（一）发文字号

发文字号属于公文眉首部分一个重要的格式要素，是公文的“身份标识”，相当于一个人的身份证。根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）（以下简称《格式》）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号三部分组成。发文字号在拟制过程中常出现的问题有：

（1）“发文机关代字”不规范。“发文机关代字”通常由发文机关规范化简称加“发”、“呈”、“函”等组成，一般由单位秘书部门统一固定，遵照使用。发文机关简称后的“发”、“呈”、“函”，被国内秘书学专家称为发文字号第四要素，使用时容易混淆。“发”、“呈”、“函”一般体现公文的行文方向，分别是下行文、上行文和平行文。2012 年7月中办、国办联合印发的《条例》以及《格式》规定除了信函式公文在机关代字后标注“函”以外，其余发文一般都用“发”作为发文类型代字。同时，秘书学家叶黔达先生在《最新公文写作与处理———规范观念技巧》一文中主张机关代字后一般都可不加第四要素，以免引起使用混乱。

（2）“年份”不规范。例如：×发（19年）6 号，在此发文字号中存在三个问题，一是年份应标全称，即2019;二是年份后画蛇添足多了个“年”字;三是年份括入的符号使用不当，这里用的是圆括号，应该使用六角号，即“〔〕”。年份括入的符号使用错误是常见的问题，圆括号“（）”、中括号“[]”都是常见不规范的用法。正确的“年份”标为“〔2019〕”即可。

（3）“发文顺序号”不规范。例如：×发〔2019〕第06 号，存在两个问题，一是顺序号前多了一个“第”字;二是顺序号标的是虚位。正确的“发文顺序号”标为“6号”即可。

故以上发文字号标为“×发〔2019〕6 号”才是规范的。

（二）标题

《条例》明确规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种三个部分组成。公文标题在特殊情况下可省略发文机关名称或事由，但文种不能省略。

党政公文标题在拟制过程中常出现的问题有：

（1）虚词使用不规范

在公文标题中常用的虚词有介词“关于”和助词“的”。介词“关于”是用来表示对象的，在公文标题中起到引出“事由”的作用。例如：《开展校园安全隐患大排查大整治工作通知》，这份公文的标题就存在两个问题，一是“事由”前缺少虚词“关于”，使标题形式上有残缺感，读来突然，拗口，别扭;二是文种“通知”前缺少虚词“的”。公文标题省略发文机关名称，由事由和文种两部分组成是合规的，但不可省略引出“事由”的虚词“关于”，这也是常见的问题。

故，以上公文标题拟成《关于开展校园安全隐患大排查大整治工作的通知》为宜。

（2）标点符号使用不规范

一般来说，公文标题使用标点符号有三种情况。一是书刊名称、法规和规章，可使用书名号，如《习近平谈治国理政》、《家庭经济困难学生认定与管理办法》;二是有特定意义的缩略语、专用语，可使用引号，如“不忘初心，牢记使命”、“一带一路”;三是须加注释或补充词语，可以使用圆括号，如《无锡商业职业技术学院学生赴国（境）外学习交流管理办法（试行）》。