现代秘书工作的困境与对策分析

摘 要：秘书是现代化社会急需的软人才之一，随着社会的发展，秘书职业也有了更广阔的平台。秘书人员具备专业化、规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，但随着现代化和新型技术人才的培养，秘书工作面临着一系列的困境，若只按照传统的秘书工作来适应当前社会，不进行职业创新与改革，那么这一职业会逐渐被淘汰。文章以当前秘书工作现状为背景，逐步分析现代秘书工作所面临的困境和对策。

关键词：秘书职业;困境;对策;分析

一、秘书的定义

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会等为主要职能，是领导者和主事者的参谋和助手，兼具辅助管理和综合服务的职能。

二、现代社会对秘书工作的要求

（一）行业市场需求从低级转向高级

在现代社会背景下，秘书市场的需求也随着时代的进步而进行改变，从企业的角度来说，以前企业选择秘书时他们注重的不是能力、学历和职业素养，追求的不是质量而是数量，并且管理不规范，现代企业不仅注重人才的职业素养，更注重的是在经历过重重考核后任然能显现出自己的敬业精神、团队精神、职业素养、协调能力、执行能力等专业技能的职业秘书。随着现代企业对秘书人员选聘方式的改变，考察更为严格，行业竞争更为激烈。表面看好似转变了选聘专业人才的方式方法，但实质是秘书行业市场需求从低级转向高级的体现。

（二）层级从低秘转向高秘

一个合格的秘书人员简单的看是适时主动发挥领导参谋助手的作用，做好日常的本职工作。但随着社会的高度发展，当下行业内弱肉强食的现状促使秘书人员的思想也逐步向更高层次转变，从传统的工作要求转变为现代新型职业标准下的工作状态。秘书人员主动提升、完善并积累经验，增强自己的沟通协调能力，从而使自己快速完成从低级秘书向高级秘书的转化。

（三）秘书人才标准由简单型转向复合型和创新型

社会机制的改变促使秘书工作人员逐步积累更多的社会经验来拓宽自己的视野，理论和实践相结合，满足社会应用型、技能型人才的需求。秘书人员利用现有的知识和物质通过不断地努力更快的适应社会的发展，逐步从简单型转向复合型和创新型。

三、现代秘书工作的困境

随着时代的发展，秘书工作也应与时俱进，秘书工作不再同传统型秘书工作一样，只需要掌握和熟悉自己的本职工作便能做一个优秀的秘书人员，当前的秘书工作如果还是因循守旧，不适应形势的发展而改变，秘书人员不能称其为优秀人才，自身的发展也会受到限制。当下的秘书工作者则需要紧跟时代步伐，利用身边的资源（互联网+、相关部门的资源、报纸、期刊等），熟悉掌握一些重要的大数据，进而拓宽秘书职业道路的发展。现代秘书工作的困境具体表现在：人才培养、专业建设和行业工作的创新。

首先，秘书人员的晋升机制和薪资待遇还没有统一的行业标准。行业内没有统一标准的晋升机制和薪资规定，没有规定阶段性的秘书工作者薪资待遇的定位，其主要原因在于秘书个人的自身素质不同，所以秘书工作距离专业化、标准化发展趋势还存在一定差距。

其次，秘书工作仍处于手动化，部分秘书工作者还没有适应现代化技术的发展，对办公自动化的认识不到位、操作不熟练。如信息的归档和处理部分工作都还处于手动化整理、市场的调研的方式落后，无法得出准确、科学的数据和调研成果。

再次，在社会大环境下，许多企业均需要技能型人才和创新型人才，作为秘书人员应该掌握丰富的知识，现实中存在知识面不够细致，许多内容只是掌握其中的大意，不深究主要的内容和含义，以及它的应用方法和技巧，从而导致秘书工作“华而不实”。创新方面，虽比传统的秘书工作新颖别致，但只是提高了工作效率，部分工作也只是依赖互联网办公，并没有达到纯正的办公自动化。

四、突破现代秘书工作瓶颈的对策分析

首先，秘书人员应该多与现代社会各种行业工作相接触，在拓宽知识面的同时细化知识点，形成自己的知识系统，注重自身综合素养、方法和技巧，讲究“精益求精”而不是“华而不实”。

其次，为自身营造良好的社会环境和交际环境，适时改变自己的观念和意识，同时提升自己的动脑能力。在社会大环境下，细化对自身素质的培养和对秘书工作的认识。笔者认为，秘书工作应该在自身素质和社会环境两者的互动之间运作。不应该只是单方面、单层次的进行理解和运用，两者结合从而培养应用型、技能型人才。尽快适应社会的发展变化，强化竞争意识。

再次，秘书工作的创新方面，笔者认为可以借助在互联网的基础之上，运用互联网技术办公，全面强化办公自动化，但涉及到资料收集梳理时，不应该只是局限于互联网，而更多的应该是结合实际情况，做好社会调查研究，研究后结合互联网技术做一个详细科学准确的文档，将所调查和研究的方案及时作出结论，努力建立一个“综合秘书工作网站”，方便今后对文档的查阅、利用和资源共享。

五、秘书行业今后的前景

（一）从技能性工作转向智能性工作

信息的全球化使世界紧密的联系在一起，互联网、大数据的应用不断地冲击着我们的头脑，引导我们进行学习和应用。从档案的储存方式来说，之前的档案都是纸质存档。而现在是结合互联网技术来进行电子文书和档案的管理，从信息的传递方式来说，以前的秘书工作在传递信息时，需要长时间传送和回复信息的方式比较单一，当下可以通过电子邮件、传真、微信、QQ的方式来进行文件的收发和处理，不仅缩短了傳递的时间，还提高了工作效率，这是一项职能性工作的改变。

（二）从常规内向思维转化为外向思维

我国加入“WTO”后，加快了一体化进程。国有大企业开始出现跨国贸易。要想适者生存，秘书行业也要进行改革创新，职业秘书不仅关注本地区和本行业的发展，还要关注国内外的经济发展模式。秘书人员需要拓宽自己的思维模式，把握好政策，为领导思忧解难，发挥好参谋助手作用。

（三）从事务性服务向信息化服务转化

传统的秘书工作只是事务性的服务，随着信息技术的发展，使人们改变了信息的存储方式、传递方式等，秘书人员在收集信息时不必事事躬亲，但必须做到：首先，秘书工作者需要不断提高办公自动化的能力，熟练地应用计算机网络信息技术。其次，可以通过网上查阅对信息进行收集、整理、筛选;再次，校核信息真伪，信息的真实度直接影响着领导决策;最后，利用互联网信息化的特点进行信息化服务。

（四）从被动辅佐职能向主动配合职能转化

秘书工作具有辅助性，它服务于上级领导，处于被动模式，每次的工作都是上级领导需要时才进行，而现在教育模式的革新教会了人们如何收集信息，用提前准备和收集资料的方式，主动配合上级领导工作，充分发挥自己的才能。

（五）从随意转向专业，从理性转向科学化

秘书工作也逐步从身边的小事入手，在所处的工作环境中进一步利用专业知识来进行事务性工作，从之前的不规范转向专业化，尽可能与专业接轨，更好的完成秘书工作;从之前的事务性工作来看，因循守旧似的理性思维转向科学化，以依靠科技的进步和思维模式的改变以及拓宽知识面的方法来完成工作。

（六）从辅助转向主导，从被动转向主动

秘书工作是一种辅助性工作，它具有被动型。而随着人们思维模式的改变和方式方法的创新，更多的秘书工作需要紧跟时代，所以在完成秘书工作时需要提前做好大量的信息工作，之后还需要主动向领导请示汇报，而非懈怠被动的完成。以后更多的秘书工作将在这些压力下变得越来越主动。

（七）从手动转向自动化，从经验性转向现代化

文秘专业学生可以从事秘书教育以及企事业单位的文秘、公共关系、商务信息等工作。在校期间，学生接触了系统的理论知识，从事职业秘书后，秘书人员在系统的理论知识的基础上，能尽快的适应办公自动化的模式，实现从依靠经验办事到适应现代化发展的目标。从以上层面来看，文秘行业的就业前景还是可观的。秘书工作需求的调查问卷中提到“从需求上看，被调查的民企100%均需要秘书人才，90%以上的单位选1～2个，近10%的单位选了3～5个。”笔者认为这不仅表明民企需要大量的秘书人才，还能够看出秘书工作的重要性以及需求的空间。“从需求层次上看，80%选择大专及以上毕业生，20%的单位需本科及以上的毕业生。”这表明单位用人一方面看学历层次，更重要的是看重专业人员的办文、办会、办事的实际运用的能力，单位需要的是复合型应用人才。职业秘书正朝着办公自动化和现代化的方向发展，秘书工作的前景是光明的。

秘书工作在当今时代的发展态势下面临着人才培养、专业建设和秘书工作创新的困境，但只要秘书人员加强自身的学习，紧跟时代潮流不断的更新和丰富自己的知识体系，主动适应社会的晋升机制，积累和运用好在校所学的基础知识以及社会实践的经验，不断的将两者结合而有序的运用，便能更好的发挥出枢纽作用、参谋助手作用、形象作用。因此职业秘书的前景是可观的，它同时代发展的脚步同行。

参考文献

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[2] 姬瑞环，卢颖，崔德立.商务文书写作与处理[M].北京：中国人民大学出版社，2012.

[3] 杨振杰.秘书工作要充分发挥参谋助手作用[J].秘书之友，1985（3）.

[4] 昊月婷.關于高职院校秘书工作的思考[J].现代交际，2013.

作者简介：李万军（1978.01- ），男，山东泰安人，青海师范大学，硕士研究生，云南民族大学，副教授，主要研究方向：中国古代史。