基层公安机关数字档案室建设思考

2019-12-22王嘉雯中山市公安局南区分局

新商务周刊 2019年4期

文/王嘉雯，中山市公安局南区分局

在快速发展的信息时代新形势下，公安档案信息资源的开发和利用迎来了更多的渠道和空间，新形势同样也对公安档案资源的开发与利用提出了更高的要求。近些年来，各个地区的公安机关在党和政府的指引下，均对公安档案信息资源的开发建设投了了大量的成本，虽略有成效，但远不及预期的效果，尚未符合新形势下的新要求。本文综合分析公安档案信息开发和利用的制约因素和现存问题，并在此基础上提出加强公安档案建设的有效措施。

1 公安数字档案室建设的重要意义

公安档案是公安机关在长期的工作实践中积累的宝贵财富，是公安工作不可或缺的重要信息资源。现代警务需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分发挥公安档案信息资源在主导决策、制导打击、指导防范、服务民生中的重要作用，依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立公安数字档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从档案库房中“走”出来，由“静”到“动”，由“点”到“面”，打破时空界限，提供便捷、快速的网上实时全息查档服务，是公安档案部门主动适应现代警务需求，实现档案工作价值的的必然选择。信息技术、网络技术在公安工作中的广泛应用，既改变了传统的服务方式，为档案工作提供了新的发展机遇和空间，也使传统的实体档案管理面临着严峻挑战。网上办公、网上办案、网上办证的推行，大量业务系统的建成应用，由此产生的网络信息、电子文件，成为新的形态的档案信息资源。同时随着办理低保、社保、土地征用赔偿、换发二代证等工作的开展，户籍档案利用也到了一个高峰期。据不完全统计，2008年以来，全市公安派出所就查阅户籍档案24000余份，提供户籍档案依据14600余份，使党和政府的惠民政策得到了落实。建立数字档案室，在实现档案的数字化管理的同时，通过网络实现电子文件的收集、管理、利用，是档案室功能在信息时代的延伸，适应了信息社会的发展需要。

2 公安数字档案室建设的建议

2.1 加强思想认识，培育档案意识

基层公安数字档案室建设，首先应从加强档案管理人员思想认识、培育其档案意识开始做起。首先，要从领导层面对于基层数字档案室建设予以足够的重视，这也是基层档案工作有效开展的前提条件。对于基层派出所的领导，要正确认识档案的价值、作用，以及进行数字档案室建设的重要性，建立专门机构以支持数字档案室的建设，派出所领导对该组织机构负责，并且提高数字档案室的优先级，将其列为档案工作中需要紧急解决的问题。同时，为了提高基层民警的档案意识，还应大力宣传档案知识，定期组织观看档案相关的记录片等，让所有基层民警对于档案都有基本的认识。此外，要积极组织基层民警和干部阅读、学习《档案法》，通过多种形式、多种渠道和多个层次来普及《档案法》的相关知识。通过领导的重视以及基层民警对《档案法》的学习，基层公安机关在整体上都会培育起档案意识，能够在思想上对于数字档案室的建设予以足够重视。此外，对于民众也要积极进行档案知识的普及和宣传工作，可联合当地宣传部门共同开展相关活动，以辖区为单位，碎片化进行宣传普及。

2.2 加强档案管理人员队伍建设

2.2.1 优化档案人员配备组织选拔掌握档案专业知识、业务经验丰富、综合能力强的民警专职从事档案管理工作，还可以适当拓宽人才引进渠道，通过外部招聘等形式吸纳高素质档案专业人才。

2.2.2 加强档案人员素质培养公安机关可以通过邀请业界专家开展档案培训班，组织人员到先进单位学习调研，开展档案业务练兵比武等多种形式，促进档案人员的能力提升。

2.2.3 从优待警稳定队伍档案库房工作环境特殊，组织上要关怀档案人员的身心健康，落实档案人员特岗津贴发放制度。同时，积极开展优秀档案员典型宣传工作，侧重考虑默默无闻扎根岗位、对公安档案工作做出突出贡献的骨干人员，并在职级待遇上予以倾斜。

2.3 制定规范，落实长效管理

建立健全“谁主管、谁负责”的公安数字档案市局、分局、派出所三级管理责任制，明确各部门在公安数字档案室建设中的职责任务，分工合作，共同推进。建立健全电子文件归档管理、档案数据著录规范和质量标准、数字档案管理工作责任制、数字档案安全管理制度等工作制度，保证现行电子文件归档和数字档案室工作的常态化、规范化运行。分局应设立专职的档案员，派出所也应有专人兼管档案。

2.4 加强平台构建，促进信息共享

基层公安办公如今逐渐趋于自动化和网络化，通过网上办理的业务、案件以及工作中产生的各种各样的信息和文件都是数字档案室内容的主要来源之一，因此首先要把数字档案室的建设与市政其他平台建设共同推进进行，各系统和平台之间要相互融合，让系统能够自动对现有的文件文档进行归档整理，这样数字档案室建设完成后才能无缝与其他平台对接，大大增加工作效率。其次，公安机关也要考虑加大对基层公安档案管理部门的资金投入，以给数字档案室建设提供硬件设施的支持。要立足长远，在基础公安机关办公楼的选址、建设和改造时就要考虑到数字档案室需要的条件，优先规划好数字档案室所需的面积、结构等等，配置好相应的设备，以防止后续改造时遇到困难，也能在一定程度上节省资金。