财务共享模式下内部控制问题探析

程红

（北京城建集团有限责任公司工程总承包部，北京 100000）

一、财务共享和内部控制基本概述

（一）财务共享概念和发展现状

财务共享服务是依托信息技术对财务信息进行处理，从而达到提高信息传递效率、优化组织结构、规范业务流程的目的，并以市场为导向向内外部客户提供更优质的服务。作为一种管理模式，其具有综合性和全面性的特点，且实施目的多元化，能够为企业创造更高的经济价值[1]。

财务共享模式是在20世纪80年代由福特公司提出的概念，而我国具体的引入时间是在19世纪末，一些跨国企业为了降低生产经营成本而引入了国外先进的财务管理理念。财务共享模式的出现让我国企业的管理模式能够跟得上企业的发展速度，对我国的经济发展具有重大意义[2]。但同时财务共享模式的应用还需要在借鉴其他国家成功经验的基础上结合我国本土的经济市场发展特点，与企业的内部控制制度更好地融合，最终才能最大限度地促进我国企业与国际市场接轨，为企业的创新和发展迎来新局面。

（二）财务共享的局限性和风险

财务共享模式并不是尽善尽美的，在实际操作中也存在着一些弊端，主要表现在以下几个方面：

1、初期内部合作效率低下

财务共享机构在最初建立时需要承担向集团内子公司提供服务，但子公司的业务处理从自主处理模式变成了由财务共享机构负责，在一定程度上可能延迟公司的业务完成时间，并造成一些内部矛盾，从而影响了合作效率。

2、依赖业务流程程度较强

财务共享模式以业务流程为核心内容，依靠公司已经制定好的业务流程进行运作，其本身并没有判断业务流程是否科学的功能。一旦业务实施过程中某一环节出现了问题，将影响到整个机构的运行[3]。

3、基层员工技术含量低

由于财务共享中心只是按照公司安排的业务流程进行机械化的执行，因此其工作技术含量比较低，所需要配备的人力资源也不需要具备较高的工作能力。导致一些公司在配备人力资源的时候让一些工作能力强的员工无法在这一岗位上发挥其工作能力，不但造成了人力资源的浪费，还挫伤了员工的工作积极性，给企业发展造成一定的负面影响。

（三）财务共享对内部控制的影响和要求

内部控制是企业为了提高经济效益，达成既定的管理目标，从合理配置资源入手，对企业内部的业务程序和组织机构不断进行优化、调整的一个过程，对企业防范未知风险、提高企业运营效率有着至关重要的作用。而财务共享模式的应用在会计处理和风险管理上与内部控制有一些不同，主要影响体现在以下几个方面：

1、财务共享重构了业务审核方式

财务共享模式下，财务共享中心的工作人员只需要对业务流程所产生的数据信息进行处理，而对这些数据的来源以及所经历的经济活动并不了解。传统的内部控制下，业务审核方式是在财务人员对该项业务的信息数据进行调查和了解后才进行数据处理。

2、财务共享对控制质量的要求更高

内部控制模式下，财务信息经过每一层级的传递和审批已经在这一过程中筛选出错误的部分；而财务共享模式是将企业内所有财务数据集中到一起进行处理，很难避免在批量处理业务数据过程中的人为失误，给企业带来一定的经济风险。

3、财务共享模式下，内部控制更需要注重信息的安全管理

财务共享中心的运行主要依托信息技术，通过对信息的集成处理，可以减少企业对人力和财力资源的浪费。但同时，在当前信息网络环境安全性不高的背景下企业建立、推行财务共享中心，一旦发现财务信息泄露或不法分子侵入系统篡改数据、盗取信息等，都会给企业的财务数据带来安全隐患[4]。

财务信息共享模式与内部控制制度在某些方面还存在着操作差异性，企业财务信息共享模式也并不是十全十美的。因此，企业需要尽快找到财务信息共享模式与内部控制制度融合的新思路，提高财务信息共享模式在企业中的应用水平。

二、财务共享模式构建的风险

（一）构建过程中的风险

1、业务范围确定风险

由于国内的企业最初引入财务共享模式根本目的是为了加强集团企业的控制监管力度，规范企业会计核算，因而财务共享中心最初的工作职能就是对一些收付款、财务报销等简单数据进行处理。但随着企业涉及业务范围越来越广泛，如何划分财务部门与财务共享中心的职能范围成为企业必须规避的风险。

2、组织架构变革风险

国内一些集团性的企业本身的组织结构都比较复杂，在建构财务共享中心的时候要注意区分这一机构组织隶属于集团企业之下还是独立于集团企业的组织。此外，对于财务共享中心内人员的管理还需要注意岗位的划分和绩效考核等。

3、流程再造风险

企业在构建财务共享中心时需要将子公司原本的业务处理流程与标准化处理流程进行改造和融合，在纳入财务共享中心后要建立统一的核算模式进行核算。而管理层在重新规划流程并利用当下的信息技术进行流程设计、改造和重建时势必有一定的风险。

（二）运营过程中的风险

1、业财分离风险

财务共享中心的职能是对企业内经济活动所产生的数据进行分析，并为企业的决策和投资提供准确的数据信息支持。但实际上，财务共享中心的人员是从企业内部抽取出来的，与企业业务施行和操作情况并没有实践经验，使他们在处理票据和信息时无法判定票据或信息的真实性，继而也不能察觉数据信息的差异和错误，无法真实反映企业的经营状况[5]。

企业传统的财务管理模式下，企业的财务会计人员都身处业务发生地，熟悉外部市场环境，也了解业务的资金消耗状况，因此能够更准确地进行财务数据审核。而财务共享中心是将这些财务会计人员从原来的岗位上调集到一个地方，财务会计人员在长期脱离实际工作、专注于简单的财务核算工作后可能影响到财会人员本身的工作水平，对企业内资金的使用规划以及企业未来的发展方向等毫不知情，导致业财分离的风险。

2、信息传递风险

财务共享中心内的财会人员脱离了原本的工作状态，在进行数据处理时，要想保证工作的效率和质量，必须与企业的业务部门相互联结。但据调查显示，国内大部分财务共享机制与企业业务部门之间缺乏沟通环境和平台，导致企业内部信息沟通渠道阻塞，影响了企业整体的工作效率。此外，当业务部门的人员与财务共享中心的人员对某一业务处理产生不同意见时也会增加二者之间的矛盾，使部门与部门之间难以相互配合，不利于企业内部控制制度的建构。

3、系统适应性风险

财务共享中心在初期建立时，整体的信息传递效率比较低，财务整合能力不足，使财务共享中心的发展受到局限。一般情况下，成熟的财务共享中心包括会计核算系统、资金管理系统、费用控制系统、税务管理系统、数据维护系统等[6]，财务共享中心在接到费用报销的任务后要通过各系统之间的对接才能同步传递信息，显然，当前很多企业的财务共享中心还不能及时有效的完成业务对接。此外，财务共享中心的界面操作复杂、会计核算方式难以统一等问题也会影响财务共享中心的工作效率。

三、财务共享模式下内部控制问题分析

（一）内部环境存在的问题

1、业财分离问题

传统企业的财务核算中，财务管理人员有直接参与到企业业务和经济活动中的经验，因此在进行财务数据处理时可以结合业务执行的实际情况准确判断数据来源的准确性和数据的真实性。而建立财务共享中心后，财会人员虽然具备专业的财务管理知识，但简单的数据录入工作以及封闭阻塞的信息沟通环境使他们与其他部门和实际业务接触的机会比较少。财会人员对相关业务不了解，也不清楚企业的重点业务，难以对数据进行真实规范的录入。对于一些涉及业务范围较广泛的企业来说，一些牵涉资金数额比较大的项目和业务需要财务会计人员更加谨慎的处理，但财务会计人员远离一线工作，仅根据合同确认收入，一旦发生判断失误的情况很可能影响公司整体的利润。以供货类合同为例，这类业务比较复杂，而财务共享中心的人员只是在业务发生期间向财务人员提交验收报告。而在实际操作中，交易双方可能调整合同细则，在这种情形下就会出现收入确认时间与实际不符的问题。

2、人员管理问题

财务共享中心的工作内容比较简单，就是依据企业制定的业务流程进行数据录入和核算，企业派遣一些能力过高的职员，可能导致职员在这种无压力的工作环境下能力退化，无法发挥其真正的价值。另一方面，职员长期从事这样机械化的工作也会产生懈怠情绪，影响工作效率和工作质量。

（二）控制活动存在的问题

企业随着发展会不断扩大业务范围，为了保证财务共享中心的工作能够紧跟企业的发展，必须对财务共享中心的系统进行及时升级和开发。而管理者在经营过程中往往忽视了这一点，使一些业务层次更加复杂的项目在处理过程中效率低下，内部控制流程中无效环节过多，浪费了审核和审批的时间，导致企业整体的控制活动比较松弛。

（三）信息与沟通存在的问题

信息沟通过程中主要存在两方面的问题，首先是信息传递不完整的问题，企业业务范围的拓宽随之带来的是合同、票据、凭证的多种多样，无论是在管理方面还是在信息传递方面都增加了财务相关部门的工作难度。对财务共享中心来说，他们的信息沟通只是单方面地将所接收到的财务信息传递到共享平台，但无从掌握财务资料是否完整。在企业进行后期审核的时候发现这一问题，财务人员再找业务相关负责人进行询问和索要凭证会极大地降低财务管理的工作效率。同时，财务信息传递不完整很可能使接收这些信息的部门人员利用信息进行决策或业务处理时造成一定的判断失误，给企业带来风险。另一方面就是信息传递滞后的问题，企业业务辐射面广，财务共享中心的沟通对象也随之增加，远程沟通受到系统的限制，可能出现信息缺失或传递滞后的现象，影响了信息的时效性和准确性。

（四）风险评估存在的问题

由于财务共享中心对信息化技术的依赖程度比较高，但当前的网络环境管理不到位，员工泄密或数据保存潜在风险等问题时有发生。其次，企业所有信息都归集到财务共享中心内，给财务会计人员的工作加大了难度，也不能保证信息处理的准确性。另一方面，人员风险伴随着信息风险，一些财务会计人员缺乏风险意识，在处理信息的过程中只是将信息数据进行核算。再加上企业希望利用财务共享中心节约人力，而企业实际的财务处理工作并没有变少，使财务会计的工作量增多，人为失误也难免增加，内部控制制度形同虚设。

（五）内部监督存在的问题

内部监督存在的问题主要表现在两方面，即内部审计职能和凭证复核环节的缺失。虽然一些发展比较成熟的企业已经建立了内部审计部门，并与企业的财务共享中心相联结，通过数据信息共享追踪审计执行情况，使企业的财务监督工作有了保障。但审计方式的落后以及仅停留在事后审计，使企业常常出现账实不符的问题。凭证复核环节就是凭证输入时没有专员进行复核，录入出现差错，影响财务报告的准确性。

四、财务共享模式下内部控制体系建构的对策

（一）优化内部控制流程

对于财务共享中心内部控制的建设，其中最重要的环节就是流程再造，即通过梳理业务流程改善企业成本、服务方面的绩效，因此，企业首先要分析业务流程环节，判断业务流程中的结构化与非结构化，对流程出现的频率、操作方式以及是否具有预期性进行评估，以结构化流程作为主要内容设置信息程序自动操作系统；其次，企业要优化业务流程和系统，消除不增值环节，以业务单位现有的流程为基础，对纳入财务共享中心的业务进行归纳梳理和分析总结，并对流程进行模拟测试，保证每个流程具有可操作性，且符合企业的发展；最后，企业要逐步完善业务流程，满足企业的战略目标，依据企业的业务拓展对财务共享中心进行持续完善和优化。

（二）构建完善的财务共享中心系统

系统的优化需要设置固定的系统维护周期和临时系统维护标准，前者是针对季度财务报表的生成进行定期系统更新，后者是在企业发生重大业务或章程变革时进行的临时性维护。此外，企业还要更新系统审核环节，拓宽服务接口，减少企业因监督不力和信息传递不及时出现的经济风险，最终实现部门内畅通的联络机制，加强信息沟通的有效性。

（三）加强对财务人员的绩效考核

针对财务共享中心这一机构的建设，企业在进行人力资源管理时可以从两方面出发，一方面要改善财务共享中心的人才培养机制，关注机构内职员的专业培训、职业生涯规划以及团队建设等，同时，鼓励员工进行知识能力的创新，对员工进行集体培训，建立合理的岗位升降机制，有效形成内部的竞争；另一方面，企业也要完善绩效激励体系，从绩效评估引发员工的责任心和风险意识，利用平衡计分卡作为评价标准。既要关注财务共享中心成本指标，也要关注业务运营效率指标，建立以财务指标、客户指标、内部指标、学习指标为主体的绩效考核评价体系，调动员工的工作积极性，加强财务共享中心人才队伍的建设。

（四）完善内部监督体制

由于财务共享中心的建立加大了企业财分离的风险，因此企业必须针对财务共享中心建立内部审计机构，对机构内潜在的业务风险和人员风险进行评估和分析，保证财务共享中心内的工作标准化、规范化。另外，企业还要借鉴跟踪审计模式，利用财务共享中心信息交互的能力对仓库内的固定资产和资源等进行编码和系统录入，并对固定资产的使用进行实时跟踪，将现场审计和非现场审计的方法相结合，保证企业账实相符。最后，企业还要发挥独立董事会在内控评价中的作用，客观支出企业风险评估中的问题，保证内部监督和外部审计并行，在财务智能化管理的基础上改进内部控制制度中的缺陷，促进企业长效发展。

五、结束语

对财务共享中心的建设和控制是保证财务共享中心能否在企业高效运行的基本保障，因此，企业在建立财务共享中心之初就应该将内部控制系统的建设贯穿于财务共享中心的始终。而财务共享中心的建设对企业的内部控制提出了更高的要求，在这一过程中，为了内部控制与财务共享中心能够更好地适应和融合，企业需要完善内部控制体系，保证企业运行的业财融合，降低企业运行过程中的业务风险和人员风险，找出符合企业自身发展的一套管理模式，提升企业财务管理智能化水平，为企业创造更大的利益价值。