推动公安档案管理工作创新的实践策略探究

文/梁光俏，中山市公安局

1 公安档案管理工作中存在的问题

1.1 队伍保障机制欠缺

档案民警有别于警（探）长、法制和科管员等，岗位缺乏吸引力，缺少激励机制，警力的不足造成了档案民警的配制偏少。近年来，由于提拔、调任等因素，专业人员及档案人才离任较多。上半年符合省厅抽考条件的档案民警仅12人；个别单位只有管理民警，没有实际操作民警，具体工作均由辅助人员开展，并且档案人员队伍老化问题严重，缺乏档案专业管理人才。由于档案工作见效慢，成效不明显，部分领导缺乏档案意识，对档案管理工作重要性的认识不够，档案管理工作存在上级部门检查时应付一下，以及“三年不归，一归三年”的现象。

1.2 忽视学习培训，管理能力欠缺

受警力、精力的限制，目前公安机关基层档案工作基本由内勤民警兼管。由于内勤人员承担的工作任务不仅重而且杂，往往忽视对档案知识的学习，对档案整理、管理等业务知识一知半解，因此整理出来的档案很难保证科学性、规范性。与此同时，由于档案工作不断推陈出新，而基层档案管理人员业务水平还停留在过去，不能及时学习新的档案业务知识与电脑业务技能，致使档案管理人员思想观念跟不上形势发展的需要，缺乏积极进取、开拓创新精神，造成一些基层公安机关档案人员不能适应档案工作现代化管理的需要。加之基层公安机关长期不重视档案干部的培养和使用，一些单位档案干部（内勤）更换和调动频繁，档案干部队伍缺乏稳定性，导致了档案管理人员能力欠缺，与实际工作需要相“脱节”的现象。

1.3 公安领导对档案管理工作重视度不够，档案管理人员的业务素质偏低

目前，档案管理人员的管理意识淡薄，不积极、不善于对档案进行充分利用是公安各个部门普遍出现的问题，其主要原因在于个别领导对档案管理工作重视程度不够，以为档案管理部门就是养老的职位，档案管理员是“仓库管理员”，即使档案管理人员的工作再努力，也不能和业务人员相比，而这都会在一定程度上打击档案管理工作人员的积极性，使其出现消极情绪，对档案管理工作的进行也非常不利。

2 有效提升公安档案管理工作的措施分析

2.1 强化公安档案管理队伍的建设

强化公安机关档案管理队伍的建设是做好档案管理工作的重要前提。首先，公安领导层要具备较高的综合素质，公安领导要从思想方面重视公安档案管理工作，要具备归档意识，意识到公安档案工作在公安机关中的重要作用。其次，还需要增加经费投入，改建档案室的基础设施建设，改善档案部门的物质条件和保管环境，配置网络、计算机等现代化设施，大力鼓舞档案管理人员主动、积极地参与业务培训，调动他们的工作积极性。此外，档案管理人员还需要提升自身的综合素质，爱岗敬业，转变传统的观念，重视更新知识，以适应现代信息化时代需求。

2.2 创新档案管理的模式

档案管理的模式要与时代发展相适应。虽然我国公安机关在长期的档案管理实践中已经形成了一套完整的管理的模式，随着信息技术在社会生产当中的普遍应用，以往的管理模式在档案信息的收集整理和保存利用方面存在明显的不足，远远不能满足信息化和数字化的管理需求。因此，档案管理当中要积极的运用数字化技术进行管理，这是档案管理发展的必然趋势。档案管理人员要不断强化信息化技术的应用能力，与时俱进的创新管理模式，以此来促进公安档案在公安工作充分发挥其作用。比如：将原有的实体形式的文件、档案等进行数字化，通过现代化信息技术手段进行有序地组织和精加工，对档案材料进行处理，使档案信息资源转化成有关联的、整体的、有效的的知识，从而促进知识创新，实现档案管理模式的现代化。

2.3 制定行之有效的监督措施

在档案利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

2.4 规范绩效考核，推进档案工作标准化

要完善各项档案管理制度，从制度上对档案工作进行保障。建立档案工作质态检查制度，进一步落实工作责任，实行责任倒查，做到谁指导、谁负责，谁接收、谁负责，联系民警负全责，分管领导负总责，将档案质态与部门、个人工作绩效挂钩；将档案安全列入考核，对档案室发生火灾、渗水等事故造成档案严重损毁的，档案遗失、泄密造成严重后果的，没有开展年度归档工作的，档案保管存在重大安全隐患没有得到整改的，视为档案工作不合格，对检查中发现的严重违反档案法律法规的行为，要依法追究相关人员的责任。借鉴档案业务考核竞赛的相关做法，每年组织开展一次档案工作质态检查，评估年度工作，通报检查情况，推动和促进档案工作各项目标任务落实到位。积极争取将档案工作纳入全局工作绩效考评，提高制度规范的执行力。

3 结语

综上所述，在当前大数据时代下，信息技术发展日新月异，公安机关档案管理也应顺应这一发展趋势，不断完善和创新管理机制，使档案管理工作实现网络化信息化，通过有效的措施促进公安档案管理理念的创新，注重在管理当中引进新技术与新科技，不断优化和创新公安机关的档案管理，保证档案在会发展提供当中发挥最大的价值，推动公安机关档案管理工作的健康有效的发展。