内部审核的四个关键问题

贺玮

（山西省晋城市晋城蓝焰煤业股份有限公司凤凰山矿，山西 晋城 048000）

内部审核也称为第一方审核，是组织自己或以组织的名义进行的，管理体系是否满足规定的要求进行验证的活动，可作为组织自我合格声明的基础。某煤业集团某矿自1995年开展质量体系认证以来，一直将内部审核作为管理诊断和业务改进的有效工具，但如同管理体系一样，内部审核需要根据企业管理的发展和变化而调整。就目前的管理而言，内部审核的四个关键问题影响着审核的效率和质量。

一、审核准备如何开展

做好审核准备不仅关系着整个审核工作是否能够迅速和高效地开展，还影响着审核的深度和广度。

首先，要对整个审核的流程和资料有所准备，包括审核计划和审核表。其中审核计划需要以文件的形式下发至被审核单位及审核组成员；审核表由审核员编写，审核组组长审核。其次，要组织审核组成员召开审核准备会，将审核准备工作分解至每位成员。审核员不仅要充分了解审核计划和审核方法，还要对分解后的被审核单位有相应的了解，比如收集被审核单位的绩效考核结果、重点工程进度、方针目标和预算指标的完成情况等，还包括被审核单位管理事项的相关法律法规、规章制度修订情况、相关方要求的改变、以往出现的不符合项等，让审核组成员有准备地编写检查表，避免审核工作“从零开始”。审核准备应本着“为审核的质量和效率服务”原则开展。

二、审核组组长如何发挥作用

审核组组长是整个内部审核中最重要的人员。审核组组长应基本了解企业运行状况，具有一定的企业综合管理经验；应具备参加内部审核或外部审核的经验，熟悉审核的方法和环节。

审核组组长应从审核准备开始、到审核问题验证完毕全程参与审核工作，其职责一般包括召集审核组成员并进行分工；指导审核组成员编写审核表；把握审核节奏并对审核问题进行确认和分类；在审核的各个阶段处理沟通、协调方面的问题；编写并发放内部审核报告；组织审核问题的验证等。

在内部审核开展过程中，审核组组长通过三个方面发挥自身作用。

第一是通过审核准备了解并确定审核重点。在审核准备中结合质量、环境、职业健康安全三方面的改进事项，整理法律法规的更新情况和规章制度的制修订情况，查找以往的不符合项，为审核组成员指出审核重点。

第二是在审核中与各审核组成员及被审核单位沟通，控制审核的节奏。企业内部审核中，审核与被审核双方出现“熟人”的概率很大，这在一定程度上会影响内部审核的质量和效率。审核组组长必须适时阻止审核组成员或被审核单位人员的不适当行为，必要时与被审核单位负责人及时沟通，严肃工作氛围，避免出现拖沓、隐瞒、拉关系等现象的出现。

第三是判断审核出的问题并对其分类。审核组组长应及时了解审核组成员所查出的各个问题并对其进行质量和性质上的判断，对于重点、关键问题，应指导对其进行更深入的调查和分析，并适时调整审核组成员的分工。

在考虑激励政策时，应适当提高审核组组长的待遇。

三、内部审核报告如何编写

一般情况下，审核组组长在收集到所有审核小组提交的问题后开始编写审核报告。在形成内部审核报告的过程中，进行了三个方面的探索。

（一）归纳性探索

内部审核应为企业发展服务，应紧密结合企业各项业务管理和经济行为。在企业长期运作过程中，管理体系容易存在“两张皮”，单位领导班子和员工经常认为业务出了问题只要纠正就可以了，但如果将问题逐一罗列出来，就会发现某些业务长期存在问题，或某类事项上普遍存在问题，并非是做不好，而是从管理层到执行层的意识形态出了问题，或者是管理出现了系统问题。通过内部审核，尝试每次结合审核重点，将这种意识形态上的问题和管理系统问题在审核报告中体现出来，不仅提高审核的质量，还可以达到传递压力、改进管理的作用。

（二）内容上的探索

内部审核中，每次审核的重点不同，在形成内部审核报告时，也要有所区别调整。内部审核报告一般包括审核范围、审核目的、审核依据、审核组成员、综述及问题分类描述等部分，可适当删减或增加。其中，综述可选择性描述管理体系运行情况、管理经验及亮点、普遍性问题等；问题分类描述一般以表格的形式出现，需将问题的具体情况（如何人、何时、何事）逐一描述清楚，并逐一写明对照的制度或法律法规条款，以方便整改和借鉴。审核报告可对存在的某些问题提出整改建议，提出的建议应该是科学可行的。审核建议最后需要被审核单位认可后才可以实施，被审核单位亦可以不采纳审核建议而采用其他纠正措施。

（三）格式上的探索

关于审核报告的格式，应依据“描述清晰，方便整改”的原则，可在常规结构上，尝试采用表格、图文等方式对存在问题进行描述。

四、审核问题如何整改和验证

审核问题的整改是内部审核的落脚点，审核问题验证则是内部审核落到实处的最后一环。

（一）审核问题的整改

被审核单位问题的整改可能存在三类。第一类是可以直接纠正的问题，如某项内部规章制度与上级要求不一致，直接修订内部规章制度就可以了；第二类是需要分析原因并制定纠正措施的，如某项制度的执行出了问题，需要分析原因是“制度制定不合理”，还是“相关人员更换，对制度不了解”，或者是其他原因，然后根据具体原因制定纠正措施，如“修订制度”或“组织相关人员进行培训”等；第三类是需要跨部门解决的问题，需要提交业务分管部门进行协调解决，如所涉及的矿级制度需要被审核部门征询规章制度牵头管理部门再决定修订时间。

（二）审核组现场验证复查

审核组现场验证复查一般安排在内部审核报告下发10—15日左右，一般应在大部分问题整改完成后，也可选择再延迟一段时间，目的在于可以充分查验问题整改措施执行一段时间后的情况。现场验证可采用查阅资料、个别谈话等形式，验证不应只局限于所查问题本身，要通过整改措施的执行观察被审核单位管理运行、规则意识等方面的改进，并依此对整改做出评价。

内部审核作为管理体系运行的有效诊断工具，本着为企业发展服务的原则，在不断的摸索和实践中，如能“不法常可”、与时俱进，才能更好地为企业发挥作用。