OA报销平台在财务管理中的应用和分析

袁沙沙

关键词：OA报销系统  费用同步  内部控制

以笔者单位为例，OA信息化综合管理平台集企业单位相关公告、工作讨论、新闻、经济快递，以及个人办公、办公处理等，融合公司费用报销、采购计划、销售管理、生产管理、公司各项制度等信息一体化的办公协同系统，员工既可了解公司的相关新闻动态，也可处理涉及的各项工作。

员工通过个人账号即可随时随地的上网发起费用报销流程，以及采购付款的流程，通过特定权限组审批后到达财务进行报销处理，减少纸质化传递流程。

日常费用劳保费、差旅费、通讯费、汽车费、办公费、物料维修费、业务招待费、招聘费、绿化费以及房产税、土地增值税、印花税等计入费用的相关税费的费用。在一个预算期间内，累计支出原则上不得超出预算。

采购付款主要是根据生产车间的材料需求，将原材料采购按计划进行采购付款，原则上采购业务不能影响生产进度，但是采购付款需要结合公司整体资金流转情况进行采购。

一、OA流程前期投入和设计

每个流程，都需根据组织架构审批权限进行设计，比如，探亲费，发起人所属部门不同，审批人员的二级主管、主管副总、一级主管的负责人是不同的，将各个部门都设定好之后，整个探亲费报销将大大的提高工作效率，领导可以随时随地的处理，避免纸质传递、签字所浪费的时间。

二、OA费用报销和预算控制

（1）与个人预算费用报销部分融合。 例采购人员一般有一定金额的备用金进行周转，OA可设置系统控制，将采购信息和备用金剩余金额进行控制，如有剩余备用金可支取，则系统会直接显示可支取金额，如无，则不可支取，无法制单。

（2）预算的执行及反馈。涉及费用的单据在报销同步财务软件时需要填入对应的科目，该科目则是OA报销与预算管理的连接梁，通过系统的统计，费用类科目按月分部门统计出具费用支出明细，与预算进行对比分析，使业务部门及时把控预算管理，更好地执行预算。

（3）预算的考评。年终通过OA出具的各部门费用表及公司层面预算的执行情况， 方便管理部门，对各业务部门预算的完成情况进行绩效考核和奖惩。

三、OA费用报销的内部管控

（1）差旅费出差时间自动计算。 系统可以自动计算出差过程中的早、中、晚的餐費次数;根据人员级别，自动甄别乘坐交通工具的合理性。

（2）报销节点实时查询;报销流程签批便捷、高效，移动办公。

（3）系统会根据填具的项目名称或者部门名称进行费用分摊，不存在财务人员手工记账错误的问题。

（4）在移动端直接审批上传的各类报销数据，对于超标或不合理的数据，系统会直接给出不合格理由，让报销人清晰明了。

（5）与财务软件对接。系统与财务用友NC对接，可直接根据将该同步单据生成凭证，不需财务人员再手工录入，提高工作效率，降低出错概率。

（6）杜绝重复报销。流程结束后，系统会自动结束，杜绝了重复报销的可能性。

四、目前OA报销存在的缺点

（1）系统无法自动核算差旅费出差地住宿标准、交通费标准，还需要人工进行咨询、查看，才可进行住宿费的控制情况。

（2）系统未与金税三期系统对接，无法实现自动查验发票、发票认证等相关工作。

（3）系统目前还未开发其他的相关报表数据，比如报销的时长、填报被驳回的次数统计、部门费用报销中超预算的把控等。

（4）可将各种报销事项的前端文件自动生成报销单据，比如，探亲费申请、出差申请、汽车申请等，这样由专人进行审批，节省后续单据重复复审，也可避免同一事项的重复发起报销。

（5）税务政策变动后，OA无法实现将火车票、飞机票、汽车票可抵扣增值税核算出来，必须手工进行核算。

五、结束语

OA报销系统的应用，有效地促进了业财融合，实现了全流程跟踪和全过程管理：提高了报销的效率，减少重复报销;实现了财务人员由“核算会计”向“管理会计”转型。

参考文献

[1]孙杰.OA系统在校园网络的应用及其重要性[J].数字技术与应用，2017（9）.