浅谈产学研合作中知识产权档案管理的必要性

文/遇丽娜，烟台生产力促进中心

世界进入二十一世纪，已是高速的信息时代，随着知识经济和经济全球化的深入发展，将创新成果产业化，并加强知识产权档案管理，对国家经济发展意义重大。知识产权必将成为国家发展的战略性资源和国家竞争力的主要核心，成为建设创新型国家或企业的重要支撑和掌握主动权的关键。

产、学、研合作作为推进科技创新的重要形式，是提高企业自主创新能力，实现科技与经济紧密结合的有效手段，其本质是企业、高等院校、科研机构、政府、中介机构等参与创新的各种组织机构按照市场条件下的契约机制形成的紧密联系、互相合作与协调关系。

广大中小企业以利用专利信息，加强专利维权保护为目的而开发建设的综合性公益服务平台。知识产权服务涵盖了知识产权信息检索、专利技术分析、知识产权布局研究知识产权风险预警、知识产权战略制定与管理咨询、知识产权数据加工、专题数据库等信息服务。由此可见，知识产权档案管理至关重要，有效整合世界科技创新资源，提高知识产权在创作、运用、保护和管理的各个环节具体活动真实记录，建立集约化、网络化、便捷化、规范化、信息化的知识产权档案，服务体系为广大中小企业提供优质高效的服务。

1 健立健全知识产权档案管理制度是加快产学研合作创新平台和载体建设的需求

强化公共技术平台建设。建设一批能够突破关键性技术、带动产业升级的公共技术平台，解决好企业创新能力不足的问题；完善公共技术平台运行机制。健全完善科技资源开放共享的运行机制，加强市场、专利、信息、融资等服务平台建设，提高科技资源的使用效率；加快科研院所和高等学校科研体制改革和机制创新。建立健全知识产权档案管理制度，首先要纳入统一管理，设立专业管理体系，建议把知识产权档案作为单位体系规定下来，如原有的科技档案、会计档案等专业档案并列为一系知识产权档案。健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、保密等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员岗位责任。而不是在现有的类目中整理档案。原因如下：

随着知识经济高速发展，提倡产学研合作，企业通过跟高校的合作研发，技术创新，成果转化进入市场，占有市场。知识产权法律制度本质就是保护技术创新，通过知识产权保护、科技、人才、信息优势才得以实现和发挥。因企业或高校在产学研合作中，对知识产权保护意识缺乏，制度不健全等诸多原因，导致科技成果知识产权流失造成重大的损失。目前，各个领域对知识产权保护意识加强，认可并接纳了知识产权是保证市场竞争力的决定因素之一，深刻认识到建立知识产权档案非常之必要。

2 企业在保护知识产权方面缺乏经验，必需加强知识产权形成和专利的保护服务过程中文件资料的收集与管理

在产、学、研合作中各方面知识产权冲突是影响合作长久开展的重要因素，利益是科研单位谋求产学研合作的出发点，知识是科研单位在产学研合作中的主要投入，知识产权必然成为科研单位与企业合作时谋求控制的战略重点。

企业反映在与高校、科研院所的合作过程中，前期投入了大量的资金，研发了一代产品，但是如果没有资金继续投入或增加合作对象，前期合作研发的成果有可能被其他单位所利用，从而使企业得不偿失。所以如何对合作研发成果暨知识产权进行法律归属的界定与保护，企业需要有专门档案管理部门备案，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。目前国内专利维权保护和信息利用还属于起步阶段，专利维权主要限于行政部门及司法系统的保护，社会公益机构提供的援助也仅仅限于咨询和部分智力援助。

知识产权涉及的层面广，涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面，类型多样化、权利获得及有效时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应当遵循知识产权活动有效的规律性和特点，融入到知识产权创作活动中去，针对知识产权档案的直接证据资料与证据链完整性、真实性的特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理和归类，包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护、和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。

2.1 知识产权申请审批和登记过程中产生的文件资料，包括代理委托书、交纳缴费凭证、公告文本、授权证书等文件资料。

2.2 知识产权创造活动中产生的文件资料，包括获得知识产权前的发明创新方案、技术构思、策划、研究课题立项、实验数据等文件资料。

2.3 知识产权转化过程中产生的文件资料，包括创新成果转化、各种合同协议等文件资料。

2.4 知识产权保护维权事务中产生的文件资料，包括围绕知识产权发生的纠纷、申诉、鉴定等文件资料。

3 加强知识产权档案管理中专利信息利用服务体系建设

3.1 专利信息利用服务体系

3.1.1 建设中外专利数据库。引进国家知识产权局系统内部权威的专利数据库，建设涵盖世界主要专利制度国家的全部专利数据，开发p2p数据库自动更新软件，使用户即时、快速的获得专利信息。

3.1.2 建立专利数据网络检索系统。建设互联网版检索系统，设置网络端口，设计网络检索页面，开发表格检索、逻辑检索，IPC分类检索等多种检索方式，针对每种检索开发辅助检索，使用户能更加快捷的查询到所需要的信息，掌握海内外技术及市场动向。

3.1.3 建立专利信息分析系统。基于竞争战略分析和专利信息分析的理论及模型，开发区域分析、IPC分析、中国专项分析、美国引证分析等多种分析功能模块，研究将分析结果直接形成各种直观、形象的数据图表，对专利信息进行采集、加工、管理、检索和分析，把专利文献升值为专利情报。

3.1.4 构建信息利用网络。在重点中小企业，建设专利信息利用分平台或工作站点，开通网络检索、分析权限，共享平台数据资源，直接将服务延伸至终端，搭建信息共享网络。

3.2 专利保护服务体系

3.2.1 提供专利审议服务。服务于政府，探索构建重大经济（科技）活动专利审查信息服务平台。利用专利信息服务平台，检索、分析我市重点行业、领域中专利情况及今后发展趋势，形成分析报告、行业评估报告。评价、推介有评估能力、实力强的中介机构，为政府部门制定知识产权政策提供专利信息决策依据。

3.2.2 提供专利预警服务。服务于自主创新强劲的中小型企业，进行专利信息行业预警及产业分析。建设专利专题数据库，针对行业、地域、前景、竞争对手等进行定向分析，并提供行业发展动向分析报告及预警报告，为中小企业的有效投资和发展战略的制定提供依据。

3.2.3 提供智力援助服务。服务于公众，利用现有1100个维权援助专家库专家及16家维权援助协作单位的人才资源，根据不同援助对象，有效组合形成复合型团队，凭借强大权威专利数据库资源，协助应对各类专利事物，提供专利申请、无效、维权等方面的法律咨询服务。

配合国家知识产权信息公共服务平台的建设，指导和鼓励建设符合自身需要的知识产权档案信息资源库，促进知识产权信息资源的保存、整合与共享。切实将知识产权档案工作融入到知识产权创造、运用、保护、管理和档案管理工作中，加强对知识产权档案的收集和统一管理是十分重要和必要的。