如何提升建设工程档案的完整性与规范性

马登景 张淑萍

金川集团工程建设有限公司 甘肃金昌 737100

1 建设工程档案管理的含义

建设工程档案指的是建设过程中形成的一种原始的、图物相符的具有保存价值的真实记录以及实际反映，还能够对建设物、构筑物以及地下管线敷设等建设活动进行有效的记载，主要包含有建设项目管理过程中所形成的各种档案文件。建设工程档案管理作为该工程项目管理工作中的重要环节，其管理水平的高低还会直接影响到该建设工程的施工质量。因此说各建设企业还需要做好建设工程档案的管理工作，来对该建设工程的顺利施工提供一定的指导价值，对于该施工企业经济效益的提升也有着良好的促进作用。

与此同时，建设工程档案是对建设工程项目技术文件的汇总，是真实反映建设全过程的唯一依据性技术成果，不仅在城乡规划建设中起着重要的依据和凭证作用，还对建设工程后续的管理、维修以及建设工程技术交流、科学研究等方面起着重要作用。

2 建设工程档案管理中存在的问题

2.1 缺乏档案管理标准的制度体系

项目工程档案管理中，存在档案管理缺乏标准制度体系的问题。档案管理的相关制度规范，缺乏可操作性，档案管理的程序不合理，缺乏标准化的管理体系，档案管理人员进行业务指导的时候缺乏制度标准，现有的制度也无法对档案管理的实际工作进行有效的指导，因此，导致档案管理缺乏完整的程序和标准。档案管理人员缺乏对项目工程具体的了解，对项目工程整体认识不足，无法系统地有效地对项目档案管理进行业务指导，缺乏档案管理标准的制度体系。

2.2 归档资料缺乏完整性与准确性

项目工程档案管理中，存在归档资料缺乏完整性与准确性的问题。施工单位缺乏档案管理的意识，将工程项目资料的归档工作归结为档案管理人员工作，工程项目资料搜集整理与归档工作滞后、与工程建设进度不同步，档案管理工作缺乏完整性，责任划分不清晰，文件保存不及时，档案内容不准确。

2.3 档案管理现代化技术手段不足

目前，项目工程档案管理的技术手段落后，缺乏现代管理措施与手段，直接阻碍了项目工程档案的信息化发展。在项目工程的管理当中，缺乏对档案的信息化软件引进和升级，档案管理人员专业化水平不足，因此，导致项目工程档案管理现代化技术手段不足，档案管理与实际的信息化需求不符，管理的技术手段较为落后。

3 提升建设工程档案的完整性与规范性的途径

3.1 构建高效的档案管理责任制度，将档案统筹与监督工作落到实处

对于建设单位，要重视构建专业的档案责任制，将统筹、监督等工作落到实处。建设工程档案产生于工程建设全过程，是建设工程项目不可缺少的组成部分，也是衡量工程质量的重要依据。

3.2 将档案管理工作落实到招标与合同阶段，从源头进行管理与控制

为了实现对建设工程档案的全面落实，要保证档案工作从源头开始，积极编制完整与准确的档案，将其有效体现在施工合同中，保证施工责任明确。对于档案而言，施工企业承担档案管理职责。因此，要将档案管理工作切实落实到建设工程的源头。也就是说，要在项目招标与合同签订阶段就要进行针对性建设，制定专门条款，对档案质量、数量以及相关归档责任进行明确。

3.3 充分发挥建设监理职责优势，实现对档案资源的及时完善，保证资料与工程实际具有一致性

立足建设工程，监理机构以及监理工程师承担对工程设计、施工以及竣工的全过程、全方位监督，这就使得其对各种工程文件形成过程了如指掌。因此，可以委托其进行工程文件的审核，以便及时发现档案管理中的问题，进行及时修改与补充，保证时间的及时性，强化档案质量与工程实际相契合，为工程档案完整性与规范性提供保障。

3.4 提升建设工程档案验收标准与要求，强化多方协调审查，实现对档案权威性与完整性的肯定

在工程建设竣工之前，档案验收工作需要在档案管理机构以及工程建设主体的协调下共同完成，考察工程档案的完整性、系统性与齐全性。另外，对档案真实性进行分析，明确其与工程建设实际情况的契合性。一旦发现问题，要提出针对性意见，督促进行整改。对于工程质量监督机构而言，要实现对各方主体质量行为的监督，掌握工程项目建设实际，实现对质量的合理认定，增强档案质量评定的权威性与公正性。

3.5 严把项目合同签订关

首先，重点工程档案部门要积极主动地参与到合同签订中，利用合同的形式，进一步明确建设单位和相关工作人员在档案资料工作和编制竣工图的工作中需要履行的义务和责任，规定好重点工程建设项目档案归纳移交的范围和内容。在具体的合同签订中，档案部门还需全面考虑建设单位人员素质等。与此同时，还要将档案质量的高低作为衡量建设单位管理水平的关键内容。另外，要将重点工程建设项目相关资料和图纸的积累、归纳整理以及保存作为合同当中一项重要内容，并在合同中明确规定竣工文件归档时间份数、质量、违约等要求。唯有这样，才能更好地让各参建方引起重视。

总之，立足新的发展时期，建设工程发展迅速，建设工程档案对于整个行业的发展具有重大指导性作用。因此，要重视建设工程档案管理工作的开展，将完整性与规范性作为基本要求，正视管理中存在的不足与问题，明确标准，在充分认识到建设工程档案管理的系统性与复杂性的基础上，强化配合协调，达到目标管理的目的，将档案管控措施贯穿到工程建设全过程，有力维护建设工程档案的完整性，提升准确性，保证规范性，从根本上为工程建设档案价值的发挥奠定坚实基础。