我国人事档案管理的问题与对策

2019-12-20袁美希淄博市张店区人才服务中心

新商务周刊 2019年15期

文/袁美希，淄博市张店区人才服务中心

1 引言

人事档案是事业单位聘用选拨人才的重要依据，其是日常管理的重要工作，但是一些单位依然利用传统的方式开展管理，导致档案存在应用面窄、利用率低等问题。新时期下，随着我国科学技术的蓬勃发展，人事档案管理的理念和模式也出现了巨大的转变，事业单位需要迎合时代发展趋势，在管理中积极引入现代信息技术，构建人事档案管理平台，切实发挥人事档案的价值和作用，为事业单位的健康以及稳定发展提供帮助。

2 事业单位人事档案信息化管理存在的问题

2.1 缺乏完善的信息化管理制度

纵观目前为止各事业单位在人事档案信息化管理中存在的诸多问题，最为显著的就是缺乏完善的信息化管理制度，该制度的缺乏造成了很严重的后果，那就是一切工作都无法按照程序规范进行。没有明确的制度去规定各项工作内容及具体要求，在落实时没有依据可遵循，这必然会在很大程度上导致工作混乱，影响工作质量和工作效率，对其发展造成严重阻碍。各个事业单位都会考虑到自身的利益，并且把它放在了最为重要的位置，这无疑阻碍了信息共享，尽管一些事业单位已经制定了相应的信息化管理制度，但是并不完善，而且随着要求的变化也是要不断进行调整的，尤其是涉及到自身利益方面，更加应当重视一些，因此，还要从根本上解决所存在的这一系列问题。

2.2 管理与利用方式落后

随着经济的发展，科学技术的不断进步，互联网也应用到各个行业，档案管理工作也应注重计算机技术的使用，但是在实际工作中档案管理工作依然使用传统的管理方法，注重纸质档案，而不关心电子档案，计算机技术没有应用到该行业，造成技术的浪费，不能发挥其功效，而且导致现代技术的发展成为干部档案管理工作的制约。传统模式下档案管理工作的进行需要大量的人力，这造成资源的浪费，而且管理者的素质还会对档案的管理与利用产生直接的影响

2.3 技术设备以及档案管理人员的能力不足

科技不断进步信息化程度越来越高，在事业单位的人事档案管理方面信息化的前沿性很高，在生活速度快的城市应用的技术设备都是最新的，最高的科技成果，同时对档案管理人员的要求也是非常苛刻的，现如今的人员大多数还不具有能够全面操作的能力。相反，在中低速的城市是技术设备落后，档案管理人员虽然能力也不足但是可以操作当前的设备。技术设备在管理档案中起着至关重要的作用，有些档案在新旧设备中是不能转化的，这直接导致城市与城市档案管理有冲突和矛盾。

3 加强事业单位人事档案信息化管理的措施

3.1 完善技术设备并提高档案管理人员的能力

完善相关技术设备并且提高档案管理人员的工作能力是加强事业单位人事档案信息化管理的两个主要措施，根据不同地区不同事业单位进行适当调整。在发达地区，一般技术设备上不会存在较大的问题，所以需要做的就是培养人才，引进人才，提高档案管理人员的综合水平。而在不太发达的地区，在技术设备上存在落后现象，所以需要引进先进的技术设备，这需要得到国家有关部门的支持。同时也要重视人才引进及培养。

3.2 创新干部人事档案管理的方式方法

社会的进步，时代的发展，科学技术的进步，干部人事档案工作要顺应时代的发展需要，不断采用先进的科学技术，建立干部人事档案信息平台，有利于提高档案管理、利用的效率，并且能够准确及时地了解其动态。另外，提高管理人员的综合素质。建立奖惩机制，同时对档案工作者进行定期的教育培训，从而提高其综合素质。

3.3 制定完善的信息化管理制度

缺乏完善的信息化管理制度是目前事业单位人事档案管理工作存在的一个较为显著的问题，其产生的不利影响不言而喻，所以必须要制定完善的信息化管理制度，对各种工作行为进行规范，这样能够在一定程度上减少工作失误的出现，而且一旦出现问题也能够及时查证，并且有据可循。事业单位人事档案信息化管理制度不是一成不变的，不同地区有其不同的特点，不同领域的事业单位在人事档案管理工作上也有些许的差别，而且也是要随着社会的发展不断进行调整的，所以说这是一项长远的工作，存在于发展的各个时期，因此必须要重视信息化管理标准的不断完善。

3.4 树立正确的人事档案管理观

档案的价值根基是真实性，使命在于被利用。人事档案是社会重要的人才信息库，是蕴含丰富资料的人才宝藏，档案管理的目标不仅仅是保存档案，更是保管好档案。“保”即保密性、机密性，要有标准、有目标地将档案管理资料的机密程度科学分级。“管”即管理，必须对档案进行正确的资料征集、分类、研编、归档、传递，并结合档案的机密性实行共享和利用。“好”是对人事档案管理的质量要求，要求我们树立“社会需要的不仅仅是一份档案，而是档案里面的内容”这样一种档案观。在符合法律的前提下，本着合情、合理、便利的原则，为企业和社会提供档案服务，对工作人员的思想观念进行端正和改革，是进行人事档案管理改革和创新的先导。

3.5 规定人事档案管理部门

因为人事档案在管理中有不统一的现象，所以不同人的档案可能保存在不同的部门，导致档案管理混乱。为了减少不同档案管理单位相互推卸责任，因此在人事档案管理制度中应规定人事档案要统一存放的单位，比如将人事档案统一存放于母公司的人力资源部门，或将地区分块，在每一个分块内的企事业单位的人事档案集中存放在一个专业的人事档案机构，这样集中化的管理可以实现人事档案管理的有效性，避免因为人事档案被多部门管理造成的管理混乱。