研究事业单位办公系统与智能档案管理

文/苏岚，常德屈原公园管理处

1 引言

在事业单位管理工作中，档案可以对工作与活动的轨迹进行准确记录，把事业单位的发展充分展现出来，并且也是事业单位进行工作决策的重要依据。档案管理工作的质量和水平对事业单位的整体管理质量和效率有着直接的影响，并且还会对事业单位长期稳定发展有着直接的影响。因此，在新时代背景下，事业单位需要加强档案管理工作，通过多种形式的手段，对办公系统和智能档案管理进行充分运用，进而有效提升档案管理效率和办公质量，使管理变得更加科学化。

2 事业单位办公系统与智能档案管理运行现状

首先，信息化管理贯彻落实不彻底，档案信息存在错误。事业单位和企业不同，规模相对较大，需要处理的档案信息量较多，并且处理工作的难度也非常大。部分单位的办公系统和智能档案管理的应用还正处于探索的阶段，以至于部分智能档案管理工作贯彻落实不够彻底。在这样的情况下，各种类型的信息无法及时反馈回来，这严重影响到事业单位的资源配置。其次，智能档案管理无法实现统筹管理和一体化管理。目前各个事业单位在进行智能档案管理时，由于没有科学的智能管理积水，以至于还无法实现集中、统筹的一体化管理，以至于在管理时和采集信息时还存在一定的问题。

3 事业单位办公系统与智能档案管理的策略

3.1 提升相关工作人员的专业技术水平

在事业单位办公系统中和智能档案管理中，涉及到不同程度的信息技术，若相关工作人员无法熟练操作信息技术，在实际工作中就会存在较大的阻力。因此，事业单位相关工作人员需要具备较强的专业技能，需要积极主动的对智能档案管理知识进行学习和掌握。因此，需要对档案管理人员进行定期培训，使其可以熟练的掌握档案管理技术，对先进的档案管理技术进行应用，来进行档案管理工作。并且，还需要档案管理工作人员具备较高的职业道德水平和责任感，对先进的技术和档案管理理念进行主动学习。此外，事业单位可以对先进的智能档案管理技术和设施进行引进，做好硬件设施基础工作。在该过程中，需要注意的是，需要结合事业单位的工作形式和特点以及实际工作需求，对智能档案管理设备进行合理科学的选择，进而使事业单位的智能档案管理工作需求得到满足，提升事业单位档案管理的数字化和智能化。

3.2 对事业单位网络进行优化

针对当下档案管理发展情况来看，事业单位智能档案管理在未来将会成为主要的工作模式。通过信息技术，利用电子文件的形式，针对档案管理内容，进行收发文件和存取档案等等。这样就可以结合工作的需求，来实现实时查询和管理，也不会由于环境恶劣等原因，致使档案被损坏。根据目前电子文档发展的情况，已经慢慢的代替原有纸质版文件档案管理工作，在各个单位对文件进行处理时，通过电子文件已经变成了主要工作形式。在事业单位档案管理工作中，涉及到大量的档案，利用传统人工的管理模式，已经无法满足现代事业单位档案管理工作需求。传统人工管理模式的工作量较大，并且还由于人为因素致使档案内容出现错误、档案保管存在问题等。此外，事业单位需要优化建设局域网，使内部保证各个工作环境都可以实现信息共享，以便于相关工作人员可以通过局域网对相关科室、人员的档案信息进行获取。并及时修正和更新档案管理信息，进而有效提升档案管理的精准化、智能化、规范化。

3.3 对档案管理制度和模式进行创新

在档案管理工作中，需要严格对相关制度和法律法规进行遵守，并结合档案管理工作，不断完善内部管理制度，进而使档案管理工作可以顺利的进行下去。事业单位需要结合档案管理工作的需求，不断优化内部档案管理制度和模式。并且，需要结合当地事业单位的特点，对档案管理手段进行合理制定。在信息时代背景下，把信息技术作为基础实施工作，进而有效改善和改进档案管理措施。并且，事业单位需要对先进的信息技术设备进行积极主动的引进，进而不断完善档案管理模式，最终有效促进智能档案管理水平的提升，促进事业单位智能化档案管理发展打下良好基础。

3.4 注重对事业单位智能化档案管理工作的支持

档案管理工作是事业单位日常工作中重要的组成部分，事业单位相关部门需要结合我国档案管理相关法律法规与规章制度，进而有效提升档案管理工作水平和质量。事业单位可以从以下两个方面入手，第一，需要多给予智能档案管理工作支持，提供给智能档案可靠的物质条件。事业单位可以结合自身的实际情况，对智能档案管理设备进行采购，对局域网进行完善，进而使智能档案管理工作可以顺利的进行。第二，需要多给予人才储备和人才培训工作支持。事业单位可以定期组织相关培训和教育，进而使相关工作人员可以具备强烈的智能档案管理意识，对智能档案管理技能进行主动学习，进而有效提升智能档案管理的精准性和科学性和规范性。

4 结束语

总而言之，在新时代背景下，事业单位加强对办公系统的运用和加强对档案的智能管理是非常重要的，不仅可以有效提升办公质量和档案管理质量，还可以促进事业单位长期稳定发展。因此，事业单位需要结合自身的工作特点和办公需求，积极主动的探索办公系统与智能档案管理，并利用多种形式的手段，提升办公系统与只能档案管理工作的质量，进而使档案管理的各项工作可以顺利进行，最终实现促进办公质量和管理效率提升的目的。