分析住宅专项维修资金档案的管理及开发利用

2019-12-20龚慧珍张家界市城建档案馆

新商务周刊 2019年15期

文/龚慧珍，张家界市城建档案馆

近年来，此项工作的不断深入，住宅专项维修资金档案管理以及开发成为了住宅维修资金管理部门需要解决的重要问题。若想发挥档案资源在民生服务中的作用，必须要解决当前实际存在的问题，比如信息资料不规范以及利用率不高等问题，进而提高档案资源的利用率。

1 住宅专项维修资金档案的特点

此类档案除了具有法律性和动态性特点外，还具有成套性特点。具体体现如下：1）法律性。因为住宅维修资金的交存和使用以及监督管理活动，是其自身法律性决定。档案管理是否到位，直接影响着住宅所有权人的合法权益。2）动态性。因为资金从交存到使用、续交等全过程，都会生成相应的档案材料，因此其档案管理具有动态性。3）成套性。资金缴存和使用等各个环节产生的各类文件材料，其记载并且反映了资金的活动，构成了一个有机整体。

2 住宅专项维修资金档案管理和开发利用的重要性

从档案管理和开发利用的角度来说，其具有重要性，具体体现如下：1）为研究物业维修资金政策和处理有关问题的依据。在实际工作中，管理工作人员利用档案信息，能够全面掌握以及调控资金使用，做好资源整合，合理调配使用范围和地域，积极引导工作执行人员完善管理模式，形成完善的资金管理方法。2）是维护相关主体权益的有效凭证。一般来说，相关管理部门开展相应的业务时会产生很多档案信息资料，形成完整的维修资金档案，准确记载并且反映业务开展的实际情况和管理内容。目前，业主方和物业方、管理部门的矛盾不断增加，健全档案管理，能够为维护各方利益提供有效凭证。

3 住宅专项维修资金档案的管理和开发利用策略

3.1 加强科技管理

管理以及开发利用档案，必须要着力解决科技性不强的问题。在具体实践中，严格按照相关规定，构建适合住宅专项维修资金档案管理工作要求和需求的信息化系统，通过文字和图表以及声像等形式保存具有利用价值的信息，高质量完成资金收集和整理以及归档等相关工作。构建管理系统时，要做好质量的把控，具体如下：1）采取结构化组件方式，构建完善的业务流程图。2）对于网络系统和数据库系统等，要设置相应的权限，运用高强度的加密算法，强化对系统安全的保护，避免出现误修改以及泄密等问题。3）尝试运用多层结构设计方式，优化数字档案管理系统。后台设计时，使用Oracle，即大型分布式数据库，进而满足业主的基本需求。4）应用纠错系统，做好数据完整性的查看，提高档案资源利用率。在实际工作中，对于资金档案信息的存储，使用各类电子设备，比如扫描仪等，保存具有价值的信息，全部录入到信息系统中，增加档案管理信息化系统的功能，比如调阅等，并且以房屋坐落和产籍号等为信息检索点设计系统查询功能，提高优质的档案服务。

3.2 加强标准化管理

从维修资金档案管理实践来说，为构建完善的管理形式，实行统一化、科学化以及规范化管理方式，必须要完善管理标准体系，明确档案资源管理原则和基本要求等，提高档案信息的收集和档案分类等工作效率。以某地区为例，在住宅专项维修资金档案管理工作中，为提高管理水平和档案资源利用率，组建了工作小组，对保管的资金档案进行了调查和分析，明确档案资源的使用情况。为保证调查工作的有效落实，制定了相应的量化工作指标，并且构建了管理标准体系。在实际工作中，先后接待业主超过150人次，提供档案信息复制件270余件。除此之外，档案查全率达到100%，获得了不错的档案管理效果。

3.3 加强法制管理

从档案资源管理实际来说，必须要加强法制管理，并且从档案管理实际出发，制定相应的管理法规以及文件，将此项管理工作融入到领导议事议程中，优化管理工作流程，保证档案管理以及开发利用的效果。对于制定的各类管理法规以及文件，必须要明确档案管理各方额职责和工作内容。除此之外，要明确档案管理工作原则以及方法，比如档案信息收集和整理等。档案资源的有效利用，必须要注重档案生成和管理各个环节的质量把控，严格按照住宅专项维修资金档案管理工作要求执行，精准记录，合理开发利用档案资源，为相关工作的开展提供保障。

3.4 做好动态化管理

从住宅专项维修资金档案的管理实际来说，若想保证档案资源合理利用，必须要注重动态化管理。在具体实践中积极引入信息化技术，搭建信息化工作平台，实现档案数据信息生成现场和管理后台的有效连接，及时收集和整理档案信息，实时更新档案资料，为相关工作的开展提供支持。需要注意的时，要做好档案数据信息质量的严格把关，保证住宅专项维修资金档案的利用价值，发挥其作用。除此之外，要不断反思和总结工作的不足，积极创新档案管理方式方法，最大程度上保障住宅专项维修资金档案资源的合理利用，推动住宅维修工作的全面开展，实现工程建设的效益目标。