浅析企业文书档案鉴定工作

2019-12-19邢娟

商品与质量 2019年43期

邢娟

四川省阆中蚕种场四川阆中 6 37 400

在社会发展以及科技发展过程中，对于文书档案管理工作的要求越来越严格。文书档案管理工作直接关系到档案信息的利用价值，为了做好文书档案管理工作，就要综合实际状况探究现阶段文书档案管理存在的问题，完善管理对策与手段。为了提升文书档案管理质量，需要不断地完善档案管理工作内容，综合实际状况制定科学完善的管理模式，进一步加强文书档案工作的监督管理。通过合理改进，解决各种问题与不足，进而提升文书档案管理工作整体的质量与效果。

1 开展文书档案鉴定工作的必要性

文书档案鉴定是文书档案管理工作的重要环节之一，它对于提高馆藏档案的质量、优化馆藏结构、缓解库房及人员紧张状况、充分发挥文书档案查考、利用效益都有着积极的作用。同时，开展文书档案鉴定工作可以推动档案信息化建设，对日后档案管理现代化具有深远意义[1]。鉴定工作的必要性主要表现在“目前迫切需要”和“未来发展需要”两个方面。

随着企业的飞速发展，文书档案数量急剧增长，档案库房容量与档案数量增长存在矛盾，如何优化馆藏档案同时又丰富馆藏，用较少的投入取得更大的效益，是摆在档案工作者面前的难题。只有科学地开展档案鉴定工作，去粗取精，保存真正有价值的档案，剔除失去保存价值的档案，才能有效缓解档案数量激增与库容有限的矛盾，从而减少库房的无效占用，节约库房空间。

笔者所在企业一直提倡提升劳动效率、人员优化的要求，这是企业顺应时代进步的选择。充分利用现代管理技术手段是开展档案管理工作的趋势，包括库房管理工作。利用计算机技术，采用档案库房动态存储方式进行管理，将档案人员从库房人工操作中解脱出来，向智能化操作转变，是今后库房管理的发展趋势。而此项管理模式改变的基础也是档案鉴定工作。只有在优化馆藏、档案资源数字化的基础上，才能真正做到优化库房管理，实现管理智能化[2]。

2 企业文书档案鉴定工作管理措施

2.1 全面分析

依据相关行业规范，结合企业文书档案实际，全面分析每一份文书档案（文件）各方面的价值，以判定其是保存或销毁。一是档案本身。分析应从文件来源、记载内容、形成时间、文本特点及载体形式等，以判断其现实价值。二是档案关联性。即被鉴定档案与其他领域相关的档案间的联系，整体评价其是否具有保存价值。三是坚持全生命周期理论，分析归档文件当前的查考价值，也要兼顾归档的单位、企业、社会潜在利用价值。

2.2 重历史

鉴定企业文书档案应尊重“企业文书档案是企业发展历史的原始记录”这一特点，用历史的眼光认识文书档案、评价文书档案价值、判定文书档案存或毁。即将企业文书档案放在其形成的历史大背景中，分析其内容及形式，以及企业文书档案间的关系，结合眼下和未来利用综合评价，作出是否保存的意见。不能以现在的标准去评价已经保存下来的文书档案。

2.3 不唯职能

事物是运动、发展变化的，企业文书档案是从文件转化而来的，文件是其前身，档案则是其归宿。作为企业文书档案的鉴定工作，要严格遵守“反映企业主要职能活动和基本历史面貌”的文件材料，都应纳入企业文书档案保管范畴，不能机械地唯职能，应考虑企业生产、发展实际，根据现实及历史需要科学划定企业文书档案永久、30年、10年等不同保管期限。

2.4 以服务利用工作促进管理鉴定工作，解决人才不到位问题

通过建立方便查阅人员的档案利用服务体系，在服务机制、手段、方式上创新，充分利用现代化信息技术手段，提高档案网络便捷服务和信息共享水平等途径，提高档案服务利用工作效率与质量。通过采集大量服务利用数据，对数据进行科学分析，可以清楚掌握到哪类档案利用率较高，哪类档案基本无人问津。这些数据信息对日后开展档案管理鉴定工作有重要参考价值[3]。通过加强服务利用工作来倒逼文书档案管理鉴定工作，促进档案人员管理鉴定能力的提升，实现档案管理工作各环节的相互良性促进，提高档案业务整体水平的提升。

档案管理部门要大力开展文书档案鉴定人员的培训工作，通过多种形式和途径，提高鉴定人员业务能力，培养出一批专业理论素质高、知识面较宽、档案工作经验丰富的文书档案鉴定人员；并在此基础上建立一支由领导、档案工作者、专业技术人员组成的专门的文书档案鉴定小组，为文书档案管理鉴定工作做好组织上的准备。

2.5 优化系统为开展管理鉴定工作提供支撑，解决实际操作有难度的问题

认真研习国家最新规范，如有要求、分类、保管期限等内容变化时应及时修订企业内文书档案管理规范，并做好文书档案管理操作系统内相应模块的调整。完善文书档案管理操作系统中涉及保管期满计算的相关信息，开发设计合理的文书档案期满案卷信息采集及提醒功能。通过实践积累经验，逐步完善文书档案管理鉴定理论体系和操作指南。

2.6 把握收集方法

在多年的企业文书档案收集工作中，摸索出一套行之有效的收集方法：三纳入。把企业文书档案收集纳入到部门、企业各级领导议事日程，纳入到部门或企业管理人员的职责范围，纳入到企业年度计划和长远发展规划之中。四同步：在部署、检查、总结、验收企业各项工作中，同时部署、检查、总结、验收企业档案收集管理工作。三环节。重点把握三个重要环节，对企业基建工程、技术研发创新、科研成果等鉴定、验收时要有档案人员参与；对属于收集范围的文件材料提前做好审核、把关，签署意见。对文件资料提供不完整、不准确的项目，坚决不予验收、上报，文件资料也不予收集。