试论信息技术在事业单位档案管理中的应用

何玲

阆中市军队离休退休干部休养所 四川阆中 6 37 400

1 新形势下事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏完善的档案管理制度

目前，我国多数事业单位正在实行的档案管理制度都是事业单位在成立初期构建的，是结合事业单位当时的实际情况构建的，其对档案管理工作的开展具有一定规范的作用。但是，随着社会经济的飞速发展，事业单位也在蓬勃发展，在发展的过程中，事业单位的工作内容发生了天翻地覆的变化。显然起初构建的档案管理制度很难满足现阶段事业单位的需求[1]。完善的档案管理制度的缺失，使得事业单位档案管理工作出现了混乱的现象。

1.2 档案管理工作信息化水平较低

现阶段，我国部分事业单位依然存在信息化水平较低的问题。虽然，事业单位对信息化建设都非常的重视，并不断的扩大信息化技术的应用范围。但是，信息化技术与档案管理工作的融合依然较为有限。从实际情况来看，部分事业单位信息化档案管理设施与设备不够完善，设备配置很难满足当前信息化档案管理工作的需求。这些问题的存在都严重影响着事业单位档案管理工作信息化水平的提高。

1.3 档案管理安全风险较大

众所周知，以计算机为载体的大数据技术在事业单位档案管理工作中有许多便利之处，但是如果计算机网络安全防护系统一旦出现问题，将会造成档案资料泄露、计算机瘫痪等严重后果。当前我们处于网络时代，各类信息都会通过互联网进行传播、公示，一些不法分子就会抓住漏洞制造各种病毒，使其入侵事业单位的网络系统谋取非法利益，严重阻碍单位内部档案信息管理工作的正常开展，使数据信息出现安全隐患。再加上计算机网络病毒具有繁殖性、传染性和破坏性，一旦感染病毒将无法保障档案信息的私密性。

2 信息技术事业单位档案管理应用

2.1 建设档案信息数据库促进资源共享

计算机网络的开放性有利于各用户之间实现用户共享的目的，所以信息技术在事业单位档案管理工作中需要建设档案信息数据库，归集全部的人员档案信息。如果某一部门由于工作需要想要查看某一职工档案时，只要由主管提出申请，经过上级审批之后就可以直接进入数据库搜索。如果出现人员调动的情况，也可以通过档案信息数据库实现共享[2]。另外，负责档案管理工作的领导层要为部门内的员工设置一个相对应的账号和密码，精简工作环节，实现公司信息化资源利用的最大化，有效减少事业单位人力、物力、财力的重复浪费。

2.2 注重提高档案管理工作的信息化水平

随着信息化技术的不断发展与进步，以往事业单位所采用的陈旧、落后的手工形式的档案管理工作模式中存在的诸多弊端逐渐暴露出来。手工形式的档案管理，大大增加了工作人员的工作量，档案管理的效率和准确性很难得到保障。因此，事业单位应该与时俱进，注重提高档案管理工作的信息化水平，将信息化技术与档案管理工作进行有机融合，以此减少档案管理工作人员的工作量，提高档案管理的效率。一方面，事业单位应该加强对先进信息技术和设备的引进，并随着信息技术的不断发展，对其进行及时的更新换代，以此确保这些设施设备可以满足事业单位信息化档案管理工作的需求。另一方面，事业单位应该加强对档案管理工作人员的培训，以此促使其可以灵活的运用信息化技术完成档案管理工作，从而最大限度的发挥信息化技术的应用价值。

2.3 加强档案开发信息化人才建设

将信息技术应用在事业单位档案管理工作中，必须要加强档案开发信息化人才培养工作，任何一项关于信息化开发的工作方式都需要专业化人才作为强大的后盾，所以相关工作人员应当加强学习努力、增强自身的综合能力，部门领导要根据自身单位的科室情况和对人员的了解合理分配工作任务。此外，领导者还要将眼光放长远，每年定期招聘一批新职工，选拔成绩好、业绩佳的优秀青年，为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体活力，单位每年应该对在岗职工进行培训教育，包括对内教育和对外教育，对内教育即自己单位内部开展的教育活动，主要是指资深员工对新员工或者业务不熟练的员工进行培训；对外教育，主要是事业单位邀请行业专家对档案管理部门的所有员工进行教育。

2.4 注重加强对档案管理制度的完善

事业单位在发展的过程中，应该根据自身的实际情况，对档案管理制度进行不断的完善。因为随着事业单位的不断发展，不管是档案资料的数量还是类型都会随之不断的增加。若想确保档案管理工作的精准性和科学性，最大限度的发挥档案资料的价值，就必须对档案管理制度不断的调整和完善，以此对档案管理工作做出严格的规范[3]。在完善档案管理制度的过程中，还应该对档案管理工作考核制度进行不断的完善，并严格按照考核制度的标准，对档案管理工作进行定期的考核，以此及时发现档案管理工作中存在的问题，避免引发档案管理风险，从而提高档案管理工作的质量。

3 结语

信息技术现如今已成为促进经济活动的进行，服务于社会生活的基本重要技能。该技术主要通过以微小的范畴内为称的微电子技术以及较强编程能力为主的软件技术来表现其应用作用，适用范围广泛，针对于事业单位档案管理来说，信息技术的应用是单位必须掌握的技术，深入学习信息技术，顺应技术革新的变化，对于信息技术在事业单位中的应用来说具有良好的推动作用，使得档案管理更加高效化与系统化。