如何优化事业单位档案管理工作

2019-12-19刘平

商品与质量 2019年43期

关键词：时期素质事业单位

刘平

单县行政审批服务局山东单县 27 4300

档案记录着整个单位的发展历程，能够为单位的决策提供必要的资料，以确保决策的科学性和合理性，起到促进单位发展的作用。随着时代的发展，事业单位的档案管理工作也面临着挑战，要发挥好档案管理的作用，必须要对其进行优化。

1 事业单位档案管理优化的必要性

1.1 实现档案资源的合理配置

加强事业单位档案管理的优化有利于实现档案资源的合理配置。事业单位在发展中，通过加强对网络技术的运用可以促进档案管理的网络化发展和数字化发展，可以对当前的档案资料进行合理化配置，提高对资源的利用效率。在优化档案管理工作时，可以构建电子化档案，以有效提高档案提取和查阅的效率，并且可以实现资源之间的共享[1]。

1.2 满足时代发展的需要

随着信息技术的发展，传统的档案管理介质和路径都发生了转变，传统的人工管理方式也无法满足当前发展的需求。所以，优化档案管理工作是满足当前时代发展的需要，也是提高档案管理效率的需要。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄

档案管理工作是一项默默无闻的工作，所以许多单位都缺乏档案管理意识，也缺乏对档案管理工作的重视，导致该项工作质量低下。档案管理不仅仅是信息的收集和保存，更重要的是可以为单位人才开发提供必要的资料，但许多单位都没有认识到这一点[2]。

2.2 档案管理制度不完善

事业单位在新时期下突出的最明显的问题就是档案管理工作上的问题，多数事业单位都由于缺乏健全的档案管理制度，出现这一情况的主要原因就是事业单位的主要领导人和负责人，缺乏对档案管理工作的认识，在新时期下只是过度重视管理形式的创新，而忽视了内容和制度的创新和完善，这就导致档案管理工作的效率比较低，难以满足新时期下事业单位的发展需求。

2.3 管理方法和设备落后，缺少创新

新时期下，很多新型的管理方法和手段也在我国诸多的工作领域中得到了推广和普及，其实也有很多新型的档案管理方法和手段诞生，比如信息技术就是一大重要手段和方法，但是在档案的实际管理工作中，并没有积极的应用这些新的手段和方法，而是一直拘泥守旧，使用落后的管理方法和管理设备，这些都是影响档案管理效果的重要因素[3]。

2.4 档案管理人员的专业能力和素质不足

多数的事业单位在档案管理工作人才的招聘以及选拔的工作中，由于其要求不够严格、招收档案专业人员少、兼职情况多等原因，对档案岗位人员自身的专业能力和素质缺乏明确的规定，导致上岗人员的工作能力和素养不足，而阻碍了档案管理工作的有效开展。加之缺乏定期的培训工作，这些工作人员的业务能力和综合素质得不到提升，此外，由于该岗位薪资和待遇相对较低、职务职级晋升困难，也难以吸引高素质的专业人才。

2.5 档案信息资源的利用率比较低

档案信息资源的有效利用，实际上对事业范围的决策工作以及其自身的发展有很重要的作用和意义，但是很显然事业单位仅仅一味的重视档案的管理工作，而缺少对档案信息的利用，导致档案信息的利用效率低，也在一定程度上限制和影响了档案管理工作的创新和优化。

3 事业单位档案管理工作的创新及优化策略

3.1 加强对档案管理的重视

新时代背景下，事业单位要加强对档案管理的重视，正确认识其重要性。特别是随着时代的发展，档案管理工作面对的挑战越来越多，如果继续停留在原地，不仅无法提高档案管理质量，还会影响到事业单位的发展。因此，事业单位必须加强对档案管理工作的重视，做好档案管理的宣传工作，强化单位员工对档案管理工作的认识，提高档案管理意识，从而更好地推动单位的发展[4]。

3.2 转变档案管理观念，建立完善的档案管理制度

在新时期下要想保证事业单位能够得到稳定长远的发展，就需要做好档案管理工作，事业单位的领导者就应该及时的更新档案管理理念，正确的认识到事业单位未来的发展与档案管理工作之间的关系，从而结合事业单位的实际工作需求以及新时期下档案管理工作的发展需求，建立科学有效的档案管理制度，并在实际的工作中有效的贯彻和落实这项新制度，以便能够有效的提高档案管理工作的水平和效率，促进事业单位的发展。

3.3 积极引进新设备和新方法

对新时期下事业单位档案管理工作的创新和优化应该改变以往落后的管理方法，将新时期下新的管理方法和管理设备积极的引进来，这就需要更多资金的投入，以便能够有充足的资金引进新方法和新设备。比如说信息技术的引进，可以实现电子档案的建立，而且还能丰富档案的资源，可以实现档案资源的丰富，档案的使用方式也能得到创新，可以有效的提高档案的利用率以及档案管理工作的效率[5]。

3.4 加强对档案工作人员的培训，提高档案管理人员的综合素质

在新时期下，要重点的去培养和提升档案工作人员的专业能力和综合素质，积极开展员工的培训工作，完善人才的招聘机制，积极引导员工参与培训工作，提高员工的专业能力和综合素质，使其掌握新时期下新方法的应用能力和实践能力，积极学习和掌握先进信息技术和数字技术等内容，有效利用新方法和新设备进行档案管理；同时，也要对这些工作人员进行业绩考核，制定合理的奖罚制度，来充分的提升档案管理人员的工作热情和积极性，保证人才得到合理的分配和利用，从而有效地提高档案管理的工作效率。