人事档案管理探析

赵梓宏

四川省渠县人事考试及人才交流中心 四川达州 635200

改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。本人结合近年来档案管理的工作实践，就人事档案的管理工作谈几点体会。

1 当前人事档案管理中存在的不足

1.1 人事档案材料不全

如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少；表彰和处分材料散失较多，一些本该有的履历表、年度考核表、学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢；有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

1.2 人事档案内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容填写前后不一，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写，而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

1.3 人事档案管理信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作，相对较为耗费人力、物力，而且手工操作的档案材料也不易于检索利用，易被人为破坏，在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。

2 强化档案管理意识

人事档案管理工作具有一定的服务性质，基于此，在日常工作过程中，需要确保相关工作人员具有更高的服务理念。作为档案管理工作人员，需要对自身工作态度进行有效保障，确保在进行日常管理工作时能够及时整理和有效收集相关档案资料。同时，档案管理人员在进行人事鉴别表收集过程中，必须基于具体事实展开工作，确保档案资料具有更高的真实性。在时代不断发展的过程中，信息化是现在档案管理工作发展的必然方向，因此相关工作人员在进行具体工作过程中必须逐步实施信息化发展。在此过程中，管理人员需要对现代信息化技术手段进行有效应用，确保档案资源具有更高的运营效率，同时也在一定程度内保证人事档案的保密性和安全性。

3 健全管理制度

在进行档案管理工作的过程中，受到工作性质的影响，在进行具体工作过程中，必须进行其规章制度的合理完善，给相关工作的有序开展奠定坚实的基础，确保有序可循，促使人事档案管理工作逐步实现标准化、制度化、规范化和科学化。在进行实际工作过程中，企业管理层需要确保自身具有更高的档案管理意识，能够进一步认识到企业发展过程中人事档案管理工作存在的重要价值。进行档案管理的科学化构建，并以此为基础进一步拓展管理内容，基于员工入职顺序排列和整理人事档案，确保人事档案具有更高的条理性，实现工作人员专业技能的有效提升。在此过程中，企业首先需要基于国家制度进行档案管理制度的合理构建，实现档案管理质量的有效提升。其次，管理人员在进行具体工作过程中必须确保严格遵循保密制度，避免泄露相关信息。同时，在轉移人事档案过程中，必须严格基于程序规定进行具体操作，确保人事档案转移的及时性和规范性。

4 对人事档案的管理人员进行专业培训

人事档案的信息管理离不开广大基层管理人员的办公室操作；办公室业务网络；电子数字化；办公室业务。基层管理人员是主要的信息管理物质基础是开发和利用信息资源。因此，在新形势下开展人档案管理信息化建设必须加大对基层档案管理人员的专业培训，建立完整和完善网络信息管理系统改善人事档案信息管理工作的效率，现在的人事档案替代管理之路。

5 积极推进档案信息化建设

通过构建档案管理信息化平台，对电子档案实施高效管理。电子档案具有与生俱来的存储方便、检索速度快的优势，尤其是档案传输和共享功能极大提升了基层事业单位档案管理效率，保障基层单位档案信息管理水平的提高。基层单位应在软件开发档案管理系统平台，完善信息化管理系统的各种功能模块。当前档案信息管理平台包含前端、后台及数据库三个组成部分，其中，前端是管理人员操作界面，这一界面应与基层单位网站设计理念相一致，将各种档案类别及管理功能分门别类的设置在平台前端；后台作为基层单位档案管理信息化平台的数据处理部分，在建设过程中需加强对后台逻辑运算的优化，从而有效提升平台响应速度，提高档案管理人员工作效率。