社保档案的现状及对策研究

李烨

【摘要】社保档案在我国所有档案种类中，属于最为重要的那一类。因此对其进行管理和分类非常重要，我们必须积极落实社保档案的管理任务，优化对其的管理措施。因此本文针对现阶段社保档案管理的现状，对其进行合理分析，并且根据笔者自身的管理经验，针对现状中的不足提出解决措施，希望对行业发展提供一点帮助。

【关键词】社保档案;管理;保障

社保档案是一项有重要的资料，能够有效地对个人、单位的资料进行进行封存，可以一直保存下来已备查验。当前，对于我国的社保工作来说，已经能够得到基本实施，渗透到社会的不同行业和人群。积极做好社保的管理工作及其他附属任务，能够更好地实现社会保障体系的发展与建设，档案的留存对于公众来说非常有必要。因此，应针对档案管理工作方面的问题尽快制定整改办法，使得这项事业能夠更好地进行下去。

一、社保档案管理现状分析

（一）社会保障部门的工作负担较重

服务类的工作群体去新公司报到时只会携带社保卡而将重要的纸质文件留在了上一家企业，这些资料没有跟着人员流动和变迁而跟随变动。而在我国只有到了65岁时，才能够真正让社保生效，即在公民失去劳动能力时。但是社保档案生成到最终领取社保的这段时间周期较长，由于这类服务类的工作人群不具备高文化素质，所以对社保档案的保管缺乏合理的认知，并且未将资料带在身边，就很容易出现遗失的问题，等到65岁需要领取社保资金时候，又拿不出相关的材料，因此给社保部门增添了许多工作任务，让负担进一步加大。不仅如此，因为许多档案的保管期限到了之后需要与被保管人取得联系，但是如果联系不上，管理部门需要对被保管人的利益进行保护，遂无法主动销毁社保档案资料，所以长年累月的资料堆积，让管理部门的工作任务不断加大。

（二）社保档案的完整性很难得到保障

如今，在为服务类的工作人群管理社会保障文件方面存在许多的问题。今天的管理模式并不是特别有效。由于此类人员的高度机动性，工作更替频繁，所以他们在任何工作场所和环境都可能留存社会保障文件的原始数据。根据书面证明材料来说，只有根凭证才高度可靠的。并且由于这类人员的工作灵活性过高，其社会保障文件资料将会分散留存，所以很大情况下容易造成资料的遗失和损坏。不仅如此，不仅仅是社会保障文件资料，包括其他原始文档资料都很容易丢失。所以一旦不能保证社会保障档案资料的完整性，社保档案资料就无法起到应有的作用。

（三）社保档案的安全得不到有效的保障

在中国的社保体系中，需要严格依赖社保档案资料，因为其中记录了重要的工作经历及其他的个人或单位信息，并且这也是参加社保人群后期获得保障的原始证明。因此，档案文件的内容不能随意更改，必须要保证真实有效。但是，由于当前社会保障的网络系统开发不完全，所以存在许多不足之处，并且全国尚未形成一个相对完整的共通数据库，各种软硬件设施都有一些问题。因此，各种类型的社会保障档案文件都容易受到各种问题的干扰。

二、提高我国社保档案管理水平的对策

（一）完善管理标准

尽管中国社保档案管理中已经制定了一些行业管理措施和要求，但这些措施与要求并没有得到完全统一且无法可依。为了能够有效的管理社保档案，我们必须让管理措施和要求进行调整。现阶段，中国就制定了一些社会保障档案管理基本法律法规，我国公民的社会权益已逐步得到保障，许多地方也已经颁布了相关规定。为了能够使档案管理更加规范，能够有法可依，我国需要整合这些不同的规定从而达成一致，并制定出完整的档案管理的相关规章制度，以保证以法律来维护我国的社保档案管理制度。如可将社保档案保管期限划分我永久、定期两种，其中定期保管期限包括10年、30年、50年、100年等，具体保管期限可以依据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。社保档案定期保管期限为最低保管期限。社保机构依法为参保单位、个人提供档案查询服务。社保机构应对已到期社保档案进行鉴定，并提出处理意见，如发现档案保管期限过短要继续保存的，应重新划定保管期限。社保机构对经鉴定可销毁的档案需报同级人力资源社会保障行政部门备案，经批准后销毁。

（二）完善管理体系

在建立了统一的管理标准的基础上，还需要进一步对管理体系进行完善。目前我国的社会保障档案比较分散，需要整合起来进行统一管理，并加强对不同类型保险的管理，从而避免了因工作交叉而造成部门之间的重复性错误，逐渐达到资源上的共享，并使用先进的信息技术在全国范围内进行联网。社保档案管理在社会保障行业中占有重要地位，加强社会保障档案管理，在很大程度上可以推进国家安全政策的完善，推进中国经济的进一步发展。如按照规定凡涉及归档范围的社保档案全部归档，并对重要险种资料加强收集归档。同时夯实档案资源建设基础工作，创建标准化的档案库房、阅览室、管理配套设施。

（三）加强社会各界的档案意识。

由于社保档案的管理未被重视，所以很容易被人们所遗忘。但是，在完善社会保障体系时，社保档案在这其中起到的作用不容小觑。所以要加强档案管理工作，因此首先必须从观念上进行转变。要借助多种宣传工具和新媒体手段进行宣传，促使民众认识到社保档案管理的重要性，让不同群体都认识到管理档案资料的重要性。不仅如此，还要对有关领导开展教育培训，改善其对待档案工作的传统态度，方便档案工作的顺利推进。对于社保管理人员来说，需要加强对于他们的培训，提高档案管理质量，并将档案工作纳入工作计划，才能更好地开展工作。

三、结束语

总的来说，社保档案的管理与中国社会保障体系的全面发展有关，社保档案管理制度的改善可以为让社会进一步发展。鉴于中国社会保障档案管理的局限性以及员工对档案意识的缺乏，我们必须积极开展社会保障管理研究，制定标准，健全管理，提高社会各界的档案意识，只有这样，我们才能让社保管理工作的明天变得更加美好。

参考文献：

[1]吕奎斌.简析我国社保档案管理现状与对策分析[J].明日风尚，2016（12）.

[2]程力.社会保险档案管理存在的问题及对策研究[J].管理观察，2016（2）：65-66.