基于财务视角的高校合同管理问题及对策初探

(浙江大学计划财务处 浙江 杭州 310000)

一、引言

契约精神是市场经济的重要基础，而合同就是契约精神的外在体现。在社会主义市场经济中，包括高校在内的经济实体之间的绝大多数经济活动都需要依靠合同这一形式来保障和实现，合同管理就成为高校经济活动管理的重要组成部分，涉及高校日常管理的多项业务。高校在经济活动中通过签订合同，规范合同双方的权利和义务，有助于防范法律风险，维护自身合法权益；同时也有助于管控财务风险，降低交易成本，便于合理进行税务筹划，提高资金使用效率。

二、高校财务视角的合同管理的现状及问题

1.合同管理的流程设计和岗位管理情况不合理，合同管理机制有待完善。目前，很多高校在合同管理实践中，普遍存在着流程设置不合理的问题，比如合同流程中未设置必要的牵制、审批环节，审批授权管理缺乏细节性规定，未设置授权合同金额限制，甚至可能还存在着一人审批所有金额合同的不规范现象，未能建立从合同审核到执行监督的全过程内部控制；另外在合同管理操作中可能只局限于合同的登记备案，对于合同的细节、条款不是很在意，以至于对合同的签订、履行过程都无法做到事前、事中及事后监管，监督机制缺失，可能会使合同履行风险增加，引起潜在的诉讼与纠纷，使学校利益受损。

2.相关职能部门的合同管理人员的合同管理综合素质需要进一步加强。高校的业务类型纷繁庞杂，涉及面广，合同类型众多，这就造成了高校合同管理涉及诸如工程建设管理、人事及职称社保档案管理、生源招生管理、科研项目管理、国际合作交流、资产管理、政府集中采购等众多方面，因此需要相关职能部门对本部门合同管理人员进行针对性的系统培训，提高应对相关合同风险的能力。

3.合同管理中信息传递不及时，可能存在信息孤岛现象，信息化水平有待提高。目前很多高校合同政出多头，未建立统一归口部门，比如资产管理部门负责设备采购合同、基建部门负责工程合同、科技管理部门负责科研类合同，各管理部门职责分工边界不明晰，可能会造成管理的边际盲区，影响实际合同管理的成效。另外，相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理，而信息化水平不足，很容易出现审批环节繁多、致使合同审批效率低的问题；大部分高校合同管理的信息化水平仅停留在合同线上申请、线上审批方面，从而可能缺少合同执行、结算、变更、备案、终止以及归档等流程环节的信息化，重要经济业务信息系统未能实现一体化，缺乏彼此系统之间的链接，造成信息孤岛现象。此外信息传递不及时会使各管理部门之间沟通协调不通畅，不利于从宏观上把控合同的潜在风险。

高校合同审核一般流程：

三、改进的对策及建议

为加强高校与财务相关的合同管理工作，防范相关风险，可以从以下几个方面着手：

1.不断完善合同管理制度，优化合同管理流程，建立健全合同管理体系。高校应明确各类合同签订的业务和事项范围，凡是应签订合同的业务和事项均应签订书面合同，严禁将需进行招标程序或需更高级别领导批准的重大合同拆分，实行分级授权的合同管理制度，明确上级部门单位、高校的决策机构、财务部门、合同归口部门以及监管部门在合同管理方面的职能、权限，并建立严格的执行体制和核查机制；同时高校相关部门还应定期梳理合同管理的各个环节流程，查找、界定关键风险点，确保合同管理全流程有效执行和监控。

2.在相关部门配置既懂财务又懂法务的专业人员，专门负责合同的审查及风险防控，在合同准备阶段就严格把控财务风险，比如严格审查合约方的背景，加强其资信情况和执行能力调查，严格审查合同条款等。高校的业务类型纷繁庞杂，相应的合同类型也涉及诸如工程建设管理、政府集中采购、财经法规等多方面知识，因此需要对相关合同管理人员进行针对性的系统培训，打造一支政治觉悟高、业务能力强、纪律观念重的合同管理队伍。需要特别指出的是，财务管理部门要依据合同条款确定本次支付金额，严格把控合同款的支付进度，坚持以合法的审批程序为基础，特别注意有关审批、备案等手续是否齐备。

3.各职能部门要加强合作，努力消除信息孤岛，构建无缝对接的信息化合同管理体系。信息化时代，信息化手段成为提高合同管理效率和效果的重要依托，创建合同管理信息化系统，全流程监控合同的订立、审批、归档、履行等环节，这有利于全过程、宏观化把控合同管理环节的财务风险，从而有利于促进合同的规范管理，满足合同业务跨部门、多层级、全流程、精细化的协同管理，也有利于防范合同全流程的财务风险。高校应加强合同管理信息化建设，建立多头联动、模块衔接、信息流程化控制的合同管理体系，实现高校合同管理的一体化程度、信息化水平。

四、结语

合同管理是高校财务管理与监督职能的重要抓手，关系到高校以及教职工的切身利益。因此高校应该不断完善合同管理制度，优化合同管理流程，建立健全合同管理体系，在相关部门配置既懂财务又懂法务的专业人员，专门负责合同的审查及风险防控，各职能部门要加强合作，努力消除信息孤岛，构建无缝对接的信息化合同管理体系，而其中财务部门应当要积极主动参与高校合同管理工作，将合同管理纳入日常财务监督工作中，通过积极参与合同管理发挥财务管理与监督的职能，坚决维护高校自身的合法权益。