美国档案数字化公私合作模式研究及启示——以NHPRC与ProQuest公司合作为例

罗亚利/浙江大学、浙江台州学院

寻求与私人机构合作，成为经费紧张又亟需对库存进行数字化处理的公共档案馆的首要选择。在我国，档案数字化公私合作主要形式是数字化外包；在美国，数字化合作并不仅局限于外包。2003年，美国档案工作者协会（SAA）主旨报告提出，档案馆可以将档案看作是文化资产，寻求与私人机构合作，出版有价值、可公开的历史资料，增加经济收入[1]。2015年，美国国会档案信息资源管理委员会重申这一理念：档案馆通过数字化公私合作得到外界资金资助，寻求自身的可持续发展[2]。在这一理念的指导下，美国档案数字化公私合作实践逐渐形成其特有模式，比较典型是美国公共档案馆与ProQuest公司（下简称ProQuest）的合作。ProQuest成立于1938年，主要为美国的大学、政府机构提供增值信息服务。2016年，美国国家历史出版和档案委员会（National Historical Publications and Records Commission，下简称NHPRC）与ProQuest开展Grant Program合作项目，商定出版或出售可公开的数字化档案资料[3]，该项目涉及美国20个州的公共档案馆。本文将以此项目为例，分析美国数字化公私合作模式及其对我国的借鉴意义。

1 美国NHPRC与ProQuest合作

1.1 合作关系的形成

第一，合作动机。私人机构通过分析市场需求，为学者提供有研究意义的档案资源，为民众提供有参考价值的档案史料，从而获得经济利益，公共档案馆是其实现商业目标的重要来源。在Grant Program项目中，ProQuest寻求合作的动机便是如此。而公共档案馆寻求合作，目的是寻求资金和技术支持。美国公共档案馆可以凭借ProQuest的技术实现馆藏档案数字化、开发数字档案管理系统，从而提高档案数据访问率、发挥档案价值，最终促进自身可持续发展。

第二，前期商议。动机差异阻碍合作关系的顺利达成，因此需要双方进行高效的沟通与交流。商议是双方合作形成的最重要环节，其核心内容有：关于数字化对象，公共档案馆主张全部档案库存数字化，而ProQuest重在考量档案材料商业价值；关于档案信息安全，双方能达成一致，认为需要设置档案信息安全禁锢期，并规定在安全禁锢期内，某些特定档案信息因涉及个人隐私或其他重要原因，其保管需要执行严格的保密程序，待禁锢期结束后出版数字化材料；关于技术事宜，ProQuest为公共档案馆提供资金和技术支持，并要求其保密相关信息技术参数；双方还确定了收益分红比例。

第三，签订合同。Grant Program项目涉及的各州公共档案馆和ProQuest之间的合同以文字形式明确双方协商结果，该合同经过法律机构公证，并指定第三方机构进行评估。合同包含档案整理与数字化加工的常规条款，如数字化的对象、双方的责任与义务、数字化成果提交方式、验收流程、时间要求、费用支付以及保密注意事项等；针对双方的长期合作事宜列出重要条款，包括规定数字档案信息传输、存储的载体与格式；设置档案信息元数据及档案管理系统的各级权限，做好技术参数保密工作，确保档案信息安全；商定档案信息安全禁锢期结束后，公共档案馆出让数字化档案版权，ProQuest复制、陈列及传播数字化档案，并且确定双方收益比例；规定双方以服务公众为共同目标，避免档案资料彻底商业化[4]。

1.2 合作关系的运行

第一，科学管理和维护合作关系。合同签署后，本着均能获益的原则，合作双方根据合同规定对具体工作流程进行标准化。ProQuest安排工作流程并进行数字化扫描，保证文件不损坏、不篡改、不遗失，确保档案的完整性和真实性；负责创建元数据并持续投入资金、更新设备与技术，确保后续的元数据标引和数字化数据的长期保存。合作项目中的各州公共档案馆工作人员掌控数字化的具体工作流程、确定数字化档案实体对象并检查数字化成果的质量，确保其符合合同规定的格式标准。

第二，共同构建数字档案系统。ProQuest拥有技术与资金，明了市场需求，有能力开发并维护数字化档案的访问门户网站和建立商业订购模式，能为研究人员和公众提供快捷的档案数据访问。NHPRC官网公布的2017年Grant Program项目所涉档案馆网站访问量的报告显示，双方合作促进了访问数量激增[5]。不过NHPRC认为ProQuest缺乏档案专业知识，难免会出现为了经济利益而一味追求档案馆门户网站访问率的情况，因此提出了数字档案访问系统的设计要求：ProQuest应严格遵守档案来源原则，即尊重全宗完整性、尊重全宗内的原始整理体系，在系统设计中重点保留档案来源创建者的信息；公共档案馆负责鉴定需上传至档案系统的数据，确定档案信息的密级及安全禁锢期[6]。

2 美国档案数字化公私合作对我国的启示

2.1 拓展合作内容，促进信息共享

目前，我国公共档案馆与各种信息技术公司的数字化合作内容主要是实体档案的数字化扫描。然而，档案基础元数据库的建立与长期管理、数字档案系统的构建与更新，往往需要另行采购、“另起炉灶”。如此一来，不仅会使得档案数字化成果与数字档案管理系统之间产生匹配与兼容方面的问题，而且一系列重复的申请、审批流程降低了档案数字化管理的整体效率。如前所述，美国NHPRC与ProQuest的合作内容包括档案数字化扫描、元数据构建、数字档案访问系统构建。我国可以借鉴这一做法，与掌握丰厚财力、人力、物力资源的私人机构保持长期合作关系，拓展数字化合作内容。比如由信息技术公司对档案目录信息、专题信息及实体档案进行数字化，提供数据长期保存的技术支持；开发、维护和更新数字档案管理系统；为公共档案馆工作人员提供培训，使他们熟练使用数字档案管理系统。如此，便可解决档案数字化成果与数字档案管理系统之间匹配与兼容问题，在保证数字化成果真实性与可靠性的同时，确保用户能够高效访问档案数据，推动档案信息共享。

2.2 遵守来源原则，保障信息安全

美国NHPRC档案工作者认为保存档案创建者的起源信息数据是档案数字化工作的基本原则，双方应合作构建数字档案访问系统，公共档案馆参与系统的设计，以保证遵守档案来源原则。我国在处理档案数字化合作中的信息安全问题时，可借鉴这一做法，采取相关措施，在确保用户获得档案信息的同时保护档案来源者的隐私。比如由公共档案馆工作人员主持数字化档案鉴定工作，运用科学的档案鉴定知识，结合档案元数据理论，遵守来源原则，明确档案来源出处；对于涉及个人隐私的材料，进行前端控制，预先设置档案信息安全禁锢期；确定档案密级，对档案信息进行分级分类管理；结合档案各元素的性质与时代发展对档案需求的实际情况，严谨规定各类档案的解密时间；设置数字档案管理系统访问权限；等等。

2.3 健全法律法规，确保有章可循

目前我国档案管理服务外包法规标准并未具体涉及数字化后续长期管理与利益分配的问题，法律法规建设总体上滞后于当前档案数字化合作的实践需求[7]。随着我国档案数字化公私合作内容的拓展，建议公共档案馆借鉴美国NHPRC与ProQuest合作的经验，制定可操作的统一标准规范，针对可靠第三方的选择、标准格式合同的制定以及合作关系的管理和维护等诸多具体事项建立健全相关法规政策，通过立法加强过程控制。

2.4 开拓附加项目，增强自身活力

我国公共档案馆可借鉴美国的做法，在确保档案信息安全的前提下，依据信息共享理念和相关法律法规，开拓附加项目，实现档案资源的“增值”。具体途径包括但不限于：利用馆藏加强编研工作，编辑出版具有较高研究价值的书籍；制作珍贵档案仿真件。需要注意加强业务风险评估，建立档案信息资产管理问责机制；进行业务可持续性评估，关注潜在合作对象、预测信息技术和相关法律法规的发展趋势。