浅议新形势下干部档案规范化管理

陈娟

随着党的建设人事制度改革的深入推进， 干部人事档案管理越来越严格，党的十八大以来，中央领导多次就干部档案工作作出重要指示。干部人事档案工作开始面临许多新形势、新任务、新要求，有许多新情况、新矛盾和许多长期存在的重点难点问题亟需解决。新时期如何实现干部档案管理的科学化、制度化、规范化，从严管理干部档案，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，是当下我们关注的重点课题。

一、当前干部档案人事管理中存在的主要问题

（一）政治站位还不够高，思想认识还不够深。有的管档单位的党委（党组）责任意识、担当精神不强，对干部档案工作的重要意义认识不深、重视不够。有的管档单位分管领导很少听取干部档案工作的情况汇报。有的领导甚至连最基本的三龄二历一身份的认定政策都不懂。很多单位没有按照相关规定配备相应数量的专职管档人员，干部档案管理人员身兼数职的现象较为普遍，档案管理队伍极不稳定，这在一定程度上影响了干部档案管理工作的水平。

（二）干部档案管理审核制度落实不力。一是体现在干部档案日常管理不规范。有些单位管理制度形同虚设，分管干部档案的领导和管档人员都能够轻易接触到本人的档案。还有些单位干部档案转递手续极其不严格，档案转递通知单如同废纸堆在一边，转出档案的回执不及时催要，借出的档案材料不及时催要，转入档案没有进行登记，没有管理花名册等。在收集散材料方面完全是旧式的“坐、等、靠”的状态，没有散材料移交记录，没有履行必要的手续。有些管档单位甚至允许干部家属来查干部本人的档案。以上这些都是日常管理制度落实不到位的典型问题。二是体现在干部档案各项审核制度执行不到位。2015年全国干部人事档案专项审核工作全面开展，要求严格落实干部档案“凡提必审，凡转必审、凡进必审”的制度。有的单位专项审核没有完全完成，有的还没有建立起完善的任前审核制度，存在干部档案专项审核、任前审核走过场走形式的问题。有的单位虽然进行了审核，但是没有有效地将审核结果运用到干部使用管理和选拔任用工作中来，审而不用。有的干部档案出生日期有涂改，却没有启动调查程序。有的单位调查取证过程是直接就推给干部本人，而不是由单位组织人事部门负责。有些单位调查报告写的文不对题，证明材料来源存疑，在这种情况下就轻易给干部认定为较小的出生日期。还有的单位直接用专项审核来代替任前审核。

（三）干部档案中关键性材料缺失、材料制作不规范。有些干部受处分了档案中没有相关材料，有些干部提拔了很久在个人档案中却查不到干部任免审批和考察材料，有考察材料的存在前后内容自相矛盾的问题。还有一些干部的任免表时间节点衔接不起来，没有任免理由。还有的干部档案中年度考核登记表要么没有领导签字，要么没有单位盖章，或者没有考核结果。有些干部去世以后需要查阅档案办理财产公证，在档案中却查找不到退休审批表、退休待遇审批表或工资待遇材料。这些把关不严格、不及时归入干部档案的材料，随着时间的流逝，机构变革，干部调动等造成材料无法补充完善。档案材料的归档不及时、把关不严格使得当下干部档案工作开展非常被动，在一定程度上影响了组织公信力。

（四）整理规格、审核标准不统一，造成整档工序繁杂，成本高。一是部队人事档案与地方行政的装订整理标准不统一。部队档案转到地方后，需要重新进行裱糊、分类、打孔装订，这一系列程序下来浪费较多的人力物力。二是军转干部档案普遍缺少入党政审、入党申请、转正申请，或在职学历缺少入学登记表等情况，需要去干部原所在部队进行入党程序和资格的重新核定，补充相关证明材料。三是部队对出生日期和学历的认定和地方不统一，干部转业到地方后，有一部分人的档案信息需要按照地方标准重新调查核实予以认定，留下了信访隐患。

（五）档案管理信息化程度较低。现干部人事档案还处于单一的纸质管理状态，干部档案基础材料没有实现数字化，干部档案管理不能很好地为干部工作服务，也造成了干部档案的损耗和管档人员工作的不便。即使有些地区实现了干部信息库管理，还存在信息不完备、软件区域间不兼容，无法实现资源共享等问题。

二、提高干部人事档案规范化管理的几点建议

做好新时代干部档案工作，要深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，贯彻落实新时代党的组织路线，在持续推动干部档案科学化、制度化、规范化上下功夫，要关心关爱干部人事档案工作者，激励和引导他们政治坚定，坚持原则，忠于职守，甘于奉献，严守纪律，为新时代干部人事档案工作做出新的更大贡献。

（一）抓好思想建设，提高政治展位。档案工作是公道正派选人用人的重要基础，各级党委党组对选人用人负主体责任，各级领导干部要自觉对标中央精神，严把关口，提升干部档案工作的公信力。做好新时代干部人事档案工作，是坚持和落实全面从严治党、从严管理干部要求的重要内容，是坚持新时期好干部标准、建设高素质队伍的客观需要，是防范和化解干部风险，提升选人用人水平的有效举措。干部人事档案作为新时代党的执政资源，各级党委（党组）及其组织人事部门应该牢固树立政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，深入学习贯彻新印发的《干部人事档案工作条例》，提高政治站位，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质、专业化干部队伍中的重要作用，为党和国家输送“忠诚、干净、担当”的人才。

（二）建立健全干部档案管理体制机制，狠抓制度落实。1、规范人事档案管理制度。以中央新印发的《干部人事档案工作条例》为基础，各级组织人事部门要对档案的装订整理、转递、查阅、借阅、利用、安全保密等环节作出更加具体的规定，建立健全干部档案管理登记相关簿册，实行管理责任到人，确保干部档案日常管理严谨规范、档案信息科学安全，增强组织工作的严肃性。2、严格干部档案各项审核制度。组织人事部门要对新进人员、拟提拔重用干部和交流任职干部认真地开展档案审核。要将干部档案任前审核工作提前到干部动议环节，发现档案中存在影响干部使用问题的，要及时终止任用推荐提名，对发现的问题要第一时间进行调查处理。审核中要坚持“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则，对干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历和干部身份等信息的真实性、准确性和规范性进行核准核实。要看是否存在涂改、伪造等弄虚作假问题。要看干部身份、政治面貌和学历学位等重要原始依据材料是否齐全，工作经历是否真实完整。要看在选拔任用、公开选拔和竞争上岗、考试录用、入党、入伍、入学等方面是否符合政策规定和资格条件，是否存在违规之处。要看档案记载内容是否前后吻合、内在关系是否符合逻辑，干部基本信息认定是否准确等。组织人事部门要充分认识干部档案专项审核和任前档案审核制度的必要性和重要性，结合各自实际完善工作措施，并严格贯彻执行。组织人事干部要坚持原则、敢于担当、严格审核，切实履行好工作职责。对在档案上弄虚作假的干部或不严格执行政策规定、把关不严、工作渎职失职的相关工作人员，都要依据有关规定严肃追究，全程倒查，不仅要查处当事人，还要追究相关责任人的责任。3、要统一干部档案整理审核标准，规范管理，提高档案管理效率。加强与部队在干部人事档案规范化管理方面的对接，联合出台相关政策，统一人事档案材料收集范围、装订整理标准、基本信息认定标准等，降低干部从部队转到地方后的装订整理成本，为干部管理工作在衔接方面提供方便，保障干部权益，降低不稳定因素。4、加大散材料的收集审核力度。建立材料移交联络控制网。干部档案材料是干部档案的基本组成部分，干部档案的科学规范管理离不开材料的规范、真实、完整。管档人员要严格把关，不符合规定的材料坚决不能归档，对于审核出来缺少的材料及时催要销账，进一步提高现管档案材料的完整性。要加大新进人员档案审核力度，对增量档案的材料一次性补齐，规范起来，不留历史问题。要将档案材料收集工作纳入到各单位年底考核中去，建立各单位档案利用信用等级，各部门明确联络员，根据材料递交准时度、准确度对各单位进行考核。通過各种宣传或政策制约等方式，增强干部个人及用人单位的档案意识和重视程度。加强反面典型案例的警示作用，从源头上提高人事档案材料的真实性、完善性、规范性，夯实干部档案管理基础。

（三）推进档案管理向信息化方向发展。一是研发全国通用的干部人事档案数字化管理软件，将档案的信息采集、使用，档案的调查、审核等与现有的干部信息管理库进行深度融合。在干部信息系统里设计自定义的录入模块，补充新的信息，像选调生信息、军转干部信息、“三支一扶”人员信息等精准维护到位，便于进行干部信息的统计。实现把档案审核结果全面维护到干部信息系统中去，以提升干部人事档案管理的效率和质量、固化干部档案审核结果;二是建立数字化档案管理利用机制。按干部管理权限保证干部数字化档案的制作、维护与纸制档案同步更新。在使用上可依申请授权其他各级行政机关通过动态密钥查询档案信息。将可公开的信息设定为打水印只读模式，在确保档案安全的前提下，实现档案资源的异地共享。

（作者单位：山东省青岛市崂山区委组织部）