县级机构改革中档案全宗号编制之我见

文·陈正凯 蒋秀兰

县级机构改革中，档案的管理与处置是国有资产管理与处置工作的重要组成部分。目前，县级机构改革已经基本完成，多数单位出现了组建、撤销、合并、更名、调整等情况，档案的处置工作正在有序推进。作为馆藏档案的最基本管理单位——全宗，则面临着保留、终止还是重新给定的问题，全宗号也就面临着沿用、封存还是重新编排的实际问题。针对不同实际情况，就档案全宗号的编排，谈一点粗浅看法，欢迎大家斧正。

一、明确全宗及全宗号的概念和作用

（一）全宗的概念及作用

全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它的基本涵义有三点，即档案全宗是一个有机整体，是在一定的历史活动中形成的，是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是县档案馆档案的第一层分类及管理单位。一个全宗内的档案作为一个有机整体，是在社会活动中自然形成的，真实地反映了该机关、团体、企事业单位和人物在各个时期的各种活动，及其整个历史过程的全貌，彼此间存在着不可分割的联系，按全宗整理档案，符合档案的形成规律和特点，便于维护全宗单位档案的齐全性和完整性，确保档案的安全和规范管理，方便档案查阅利用。比如，中共鱼台县委员会全宗，是县委领导以及县委办公室各科室历年来在工作、社会活动中所直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像、实物、电子档案等，彼此之间都存在着不可分割的联系，同属于一个全宗。

（二）全宗号的概念及作用

全宗号是唯一的档案管理机构代码，是县档案馆给已进馆或准备进馆立档单位分配的代号。立档单位应具备三个条件，即独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员并有一定的人事任免权。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备上述条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗。当一个立档单位向县档案馆移交档案后或准备移交档案时，县档案馆根据相关规则给予该单位唯一的一个标识代码，档案专业术语叫做全宗号。此后该单位不论哪一种类别的档案都是这一全宗号。以中共鱼台县委员会全宗为例，鱼台县档案馆给予其全宗号为A001，以后凡是中共鱼台县委员会及其下属机构形成的所有门类档案，其全宗号都用A001标识。没有移交过档案或不准备移交档案的单位没有全宗号。如鱼台县人民武装部，因工作需要、性质特殊，其档案没有向鱼台县档案馆移交，故鱼台县档案馆就不需给予它全宗号。全宗号一般用代字（拉丁字母或汉字等）标识门类，用阿拉伯数字标识门类中全宗顺序。再如，中共鱼台县委员会全宗号为A001，其中A代表建国后档案（建国前档案门类用B标识，因为鱼台县建县时间较晚，后又与江苏丰县、山东金乡县分分合合，所以目前县档案馆馆藏中没有建国前档案材料），001代表全宗顺序号为第1号。全宗号的作用主要是县档案馆用于区分各立档单位，也便于日常管理、检索查询。

二、全宗号编制应遵循的基本原则

（一）唯一性原则

全宗号作为全宗之间相互区别的数字代号，必须具有唯一性。不管是馆（室）内的唯一性，还是行业的唯一性，它是规范管理档案全宗的基本要求。一个县档案馆给一个立档单位的全宗号指代单一。不同全宗应赋予不同代码，一个代码只表示一个全宗。

（二）合理性原则

全宗号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应，同时还必须符合国家有关法律法规的相关规定。

（三）稳定性原则，也叫持续性原则

全宗号是用来区别不同档案全宗的唯一代号，为了确保所管全宗的规范有序，必须保证所给定的档案全宗代号稳定、持续，全宗号一经确定，一般不应随意改变，否则会造成馆藏不同全宗档案杂乱无章、无法查询等。

（四）扩充性原则

全宗号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充全宗的需要。如鱼台县目前已经进馆或准备进馆全宗约200个，很长时间内不会超过三位数，故全宗顺序号设为三位数，以保证满足将来增容需要。

（五）简单性原则

全宗号力求简单明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。

三、机构改革中档案全宗号如何编排

由于县级机构改革中机关事业单位或重新组建、或撤销建制、或优化职能、或调整体制、或合并机构等不同情况的存在，改革前县档案馆已经给定各单位的全宗号，就面临着或继续使用，或封口管理，或重新给定的问题。

（一）新组建机构自成立之日起形成的档案，由各部门单位新设档案全宗，县档案馆新给定全宗号。如鱼台县退役军人事务局、鱼台县医疗保障局，由县档案馆分别给定新全宗号为A151、A152。

（二）不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门单位，自变动之日起，其档案全宗终止，该档案全宗号实行封口管理，档案整体移交新组建机构代管。如鱼台县林业局撤销纳入新组建的鱼台县自然资源和规划局，原鱼台县林业局全宗终止，县档案馆给定的原全宗号A030号封存，档案整体移交鱼台县自然资源和规划局代管，条件成熟后，其长久保存价值的档案移交县档案馆保存。

（三）保留原机构名称、优化职能或部分职责发生变化的，沿用原全宗，其全宗号不变。如鱼台县发展和改革局、鱼台县水利局、鱼台县教育和体育局、鱼台县工业和信息化局、鱼台县住房和城乡建设局、鱼台县交通运输局、鱼台县供销合作社联合社等单位，虽然这些单位职能有所优化，部分职责发生改变，因为其名称没有改变，所以其全宗号继续沿用。

（四）更名、调整领导管理体制的机构，继续沿用原档案全宗，其全宗号不变。如鱼台县政务服务中心更名为鱼台县行政审批服务局、鱼台县委党史研究室更名为鱼台县委党史研究中心、鱼台县档案局更名为鱼台县档案馆、鱼台县房地产管理局更名为鱼台县住房保障服务中心、鱼台县农业局更名为鱼台县农业农村局等单位，更名后这些单位基本职能没有发生根本改变，只是单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等，其档案均不构成新全宗，故其全宗号仍然可继续沿用。但应在全宗卷介绍里予以说明。

（五）两个或两个以上机构合并成一个新机构的，合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗，合并前各单位的档案各自为一个全宗。原则上原机构全宗终止，全宗号封口管理。如果撤销合并是以某个原有单位为主体（核心），其他单位相关职能并入这个主体（核心）单位的，为便于档案的管理，照顾到单位档案人员工作的延续性和档案管理软件注册的连贯性，合并后其形成的档案归该主体（核心）单位的全宗管理，不另立新全宗，该主体机构全宗号保留，作为新机构的全宗号。其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗，其全宗号封口管理。如鱼台县自然资源和规划局，是由原鱼台县国土局、鱼台县规划局、鱼台县林业局整合而成，以原鱼台县国土局为主体，建议保留原国土局全宗，沿用原国土局全宗号A033，同步封存鱼台县规划局全宗号A140、鱼台县林业局全宗号A030。再如鱼台县市场监督管理局，是由原鱼台县工商局、鱼台县质量监督局、鱼台县食品药品监督局整合而成，建议保留原鱼台县工商局的全宗，沿用原鱼台县工商局全宗号A044，同步封存原鱼台县质量监督局全宗号A024、原鱼台县食品药品监督局的全宗号A017。

（六）新成立的派出机构，不是立档单位，故其形成的档案材料不构成独立全宗，档案馆也不给予其全宗号。如鱼台县监察委员会派出的各个监察室。