规范档案征集工作的实践要务——以苏州中国丝绸档案馆为例

周玲凤/苏州市工商档案管理中心

档案征集工作是档案资源建设的重要组成部分，是不断丰富馆藏的重要手段。近年来，苏州中国丝绸档案馆（简称“中丝馆”）通过复制、捐赠等方式征得了各类丝绸档案近2万件，馆藏资源也得到了不断的丰富。为了更加规范有序地开展档案征集工作，笔者就近年来中丝馆的实践，对如何规范化管理丝绸档案征集工作进行了一点研究和探索。

1 开展丝绸档案征集工作的意义

一是征集丝绸档案是中丝馆职能的需要。中丝馆是集保护、利用、研究、展示、教育、宣传、旅游、休闲等功能于一体的具有行业特色的国家级档案馆。征集丝绸档案是发展丝绸档案馆的重要手段之一。丝绸档案馆接收并收集丝绸方面的实物档案、图书和古代文献史料等，予以妥善保存和管理，其目的在于防止丝绸方面重要记录的散失和损坏，并向丝绸界研究者广泛地提供开发利用，以便有效地传承和保护丝绸档案，促进我国丝绸文化的繁荣发展。

二是征集丝绸档案是一项抢救丝绸文化遗产的艰巨性工作。丝绸档案反映了我国各个历史时期丝绸发展过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由于自然和历史的原因，大量的丝绸档案分散于各地的档案馆、博物馆或散存在民间，甚至流失，数量之大、地域之广，实属中丝馆的一项长期而艰巨的工作任务。

2 丝绸档案征集工作中存在的问题

中丝馆丝绸档案征集工作于2013年7月启动，面向全国，截至2018年年底，已经向28个省（自治区、直辖市）进行了集中征集，各类丝绸档案的征集极大地丰富了馆藏档案资源，取得了一定成效，但是也出现了一些问题。

第一，有关部门重视程度、宣传力度不够。当前丝绸档案征集工作主要是靠中丝馆“单打独斗”，有关部门没有将丝绸档案的征集工作纳入相应的年度考核中，往往停留在文件和会议精神中，没有落实丝绸档案征集的任务，工作有些流于形式。相关职能部门对丝绸档案征集方面的宣传甚少，部分省市的丝绸协会及丝绸方面的非遗传承人在中丝馆的宣传下逐步收集、保存丝绸档案，但整体缺乏主动性、积极性，丝绸档案的征集工作还没有形成常态化。

第二，征集档案的价值和奖励额度难以确定。丝绸档案的捐赠、征购和复制往往都需要支付一定的费用，在实际工作中多数是凭借征集人员的个人经验，与被征集者商谈出一定的额度后，按照相关工作程序上报、讨论、审核。其结果就是标准不一、随意性大，对以后的征集工作带来许多不利影响。丝绸档案的征集相对其他档案的征集，更是需要具备丝绸方面专业知识。为了鼓励捐赠，会给予捐赠者一定的奖励，然而常常因奖励的额度无法估量而犯难。另外，丝绸档案中不乏非常珍贵的作品，如著名缂丝大师王金山的作品，由于大师年纪比较大，无论是从缂丝本身是非物质文化遗产的角度，还是从大师本人是非物质文化遗产传承人的角度来说，都是丝绸档案馆一笔不可多得的财富。尽管如此，由于作品的价值问题，档案征集人员最终未能与对方达成征集意向。

第三，征集档案的现实需求和长远需要之间的关系难以把握。中丝馆征集工作一般每年都有比较明确的计划、目标。在实际工作过程中，经常遇到一些珍贵档案，它们虽然不是本次征集的主要对象，且不在当年计划征集资金安排之内，但却是以后馆藏资源建设所需，如不能及时征集，极有可能会灭失或流落到其他地方。另外，一些年事已高的丝绸专家，本身即是“活档案”，由于没有及时采集影像资料，再拜访之时只能徒留遗憾。当然受征集计划和经费的限制，我们有时也只能同那些珍贵的丝绸档案失之交臂，确实令人惋惜。

第四，档案的征集人员综合素质不均衡。中丝馆的征集人员作为征集工作的主体力量，其个人的知识水平、业务技能和沟通能力，在很大程度上决定了征集工作能否顺利开展。征集人员水平高低不一，征集工作效率也有所不同。丝绸档案的征集主要面向与丝绸相关的企业、专家、传承人，因此，征集人员除了要有专业的档案知识外，还必须具备专业的丝绸知识，了解相关丝绸历史，才能有针对性地征集有代表性的各类丝绸档案。

3 解决丝绸档案征集问题的对策

3.1 执行征集计划，确保征集工作有序开展。根据年度征集计划，合理预算征集经费，递交由中丝馆领导、相关专家及政府相关的纪检员组成的审核小组进行认证、审核，明确当年征集方向、任务和征集经费的安排，确保了丝绸档案征集工作的有效展开。政府部门也加大了力度，中丝馆2015-2018年获1500万元征集资金支持，按照征集计划的推进，中丝馆将在2019年全面完成全国范围内的丝绸档案征集工作。

3.2 借助全国各方丝绸专家力量，共建丝绸档案馆。自2013年起，中丝馆设立丝绸档案馆专家库，聘请丝绸方面的专家，聘请征集顾问，引入第三方丝绸专业力量共同参与中丝馆整个实体设计、丝绸专业方面的技术指导和重大事项的决策讨论。现专家库已拥有包括国内丝绸研究的学者、生产织造的专家、非遗传承大师和档案管理专业人员等各类专家、学者30多位，所聘“征集顾问”全由了解当地丝绸历史的丝绸协会秘书长担任，他们为中丝馆的征集工作发挥着相当重要的作用。

3.3 施行征集管理办法，规范档案征集接收。丝绸档案除文书档案外，很多是有别于其他档案的实物档案，如苏绣、缂丝、龙袍等，这类丝绸档案实属不可多得的丝绸精品，必须通过购买形式征集。鉴于此，2017年中丝馆专门发文《档案史料、实物征集管理办法（试行稿）》，办法对征购丝绸档案作出了明确的规定。对于珍贵档案必须召开专家鉴定、评估会，对其价值、真伪进行鉴定评估，对丝绸档案进行专业的、相对公正的鉴定、评估。中丝馆聘请专门的法律顾问负责审核达成征购的相关合同、协议条款，从而有效地防止了因合同约定不严谨所产生的法律纠纷。另外，该办法附件中也明确规定了捐赠档案奖励的评分细则，根据具体的年代和品相等都作出了一一的规定。

3.4 建立馆企合作基地，传承丝绸制品工艺。丝绸档案馆与丝绸企业进行密切合作，制订“合作基地管理办法”，截至2018年底，已建立了18家“传统丝绸样本传承和恢复基地”。中丝馆与苏州工业园区家明缂丝厂合作，成功复制了明代残片 “米黄色地万字双鸾团龙纹宋锦”；与西藏刺绣唐卡第六代传承人米玛次仁工作室合作，完成刺绣唐卡“松赞干布与文成公主” 和“文成公主”等，多种珍贵丝绸制品工艺得以传承。

3.5 扩大丝绸档案宣传，提升民众丝绸档案意识。中丝馆在丝绸档案宣传上不遗余力，已举办各种主题的丝绸档案展览近20次，“锦瑟万里，虹贯东西——丝绸之路历史档案文献展”“东方韵味，花样年华——馆藏民国旗袍展”等展览都广泛走进了校园、融入了社会。中丝馆在宣传丝绸档案的同时，世界影响力、国际形象不断扩大、提升。2017年10月馆藏“近现代中国苏州丝绸档案”成功入选联合国教科文组织《世界记忆名录》，这是继2016年5月该组档案入选《世界记忆亚太地区名录》之后的又一里程碑事件。2016年至2018年期间，中丝馆赴斯洛伐克、德国、法国、丹麦、芬兰等多国举办丝绸档案巡回展，在国际上营造了浓厚的丝绸档案文化氛围。

3.6 培养高素质人才，加强征集人员队伍建设。近年来，为满足馆藏资源建设步伐加快的现实需求，中丝馆创办了兰台讲堂学习平台，定期邀请国内外丝绸、档案方面的专家进行授课，已成功举办数十次培训。在充分发挥征集人员主观能动性的同时，中丝馆征集队伍不断扩充，有档案馆的工作人员，也有聘请的征集顾问和丝绸专家。依据有关的档案法律法规，结合档案馆征集任务的具体实际进行细化，制订《档案征集管理办法》，明确了征集工作任务、工作流程，以及征集经费使用情况，不断强化政治教育，提高业务素质，逐步建立一支政治过关、技术过硬的征集人员队伍。