档案信息化基本理论与实践问题的再认识

黄建峰/福建省档案馆

2000年，时任福建省长的习近平同志亲自部署“数字福建”战略计划，推动全省信息化建设。原福建省档案局（馆）紧紧抓住这一契机，组织开展“福建省分布式档案基础数据库”建设，推动档案数据库作为全省五个基础数据库之一，纳入“数字福建”建设计划，及时总结数据库建设实践经验和探索档案信息化的基本规律，形成《分布式档案基础数据库建设理论与实践》一书，系统地提出档案信息化的基本理论以及指导思想、基本原则、发展目标、主要任务等，并且将这些理论用于指导全省档案信息化工作。然而二十年来，信息技术的发展日新月异，国家信息化的政策与环境也发生了巨大变化，特别是档案信息化建设在困难和发展的交织中不断推进，也产生了不少新情况与新问题，需要在理论和实践层面不断地归纳、总结、反思与调整。

1 档案信息的基本概念

1.1 信息

人们对于信息的概念有多种表述，且对信息的认识也不断地深入，因此还没有一个普遍公认的信息定义。笔者作为档案工作者，从对档案的认识和推动档案工作实践的角度，趋向于认可美国信息管理专家霍顿所作的定义：“信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据。处理可以是自动化的或手工的。由数据转化为信息是由信息处理者完成的。”信息与数据存在着密不可分的关系，数据是信息在计算机应用环境下的表现形式，信息通过各类数据形式实现在计算机环境下的各种处理，并且作为可处理的数据在人类生活、生产中得到普遍应用。这个“信息”定义有利于我们推动各种载体类型的档案作为信息转换为各类标准规范的数据，实现计算机环境下档案“收、管、存、用”等基本应用，为档案与档案数字化、信息化提供理论支撑。

1.2 档案信息

档案具有信息属性，但“档案”不等于“档案信息”，在信息化条件下档案信息的概念需要进一步厘清。“档案信息”是一个“专有名词”，也就是说，不是所有的档案都是档案信息，只有数据形式的档案才能被称为档案信息。档案信息具有其独特的信息特点，主要表现在：第一，原始性，即档案信息是原生信息，这些信息经过加工处理，可以成为其他派生信息的基础和源泉。第二，可靠性，即档案信息是信息中最具有可靠性的信息，这是档案信息有别于其他信息的独一无二的“信用证”，是档案信息在信息社会中的应用基础。第三，社会性，即档案信息来源具有社会广泛性，内容丰富，能满足社会各阶层、各领域的各种信息服务要求，这是档案信息进行社会传播和满足社会需求的重要条件。第四，商品性，由于档案信息是经过加工、处理等创造性劳动而形成的，可以作为劳动产品进行交换，因而具有商品的属性。这是档案信息市场化和满足市场信息需求的重要前提，也是档案信息资源在市场经济条件下为社会经济和社会发展服务的重要条件。第五，系统性，即档案经过加工处理成为档案信息，形成具有一定内在数据联系的档案数据集合体系统，即档案信息资源。在这个系统中，各类档案数据相互联系、相互作用，能够实现科学、有效的管理和利用，因此档案成为档案信息（资源）的过程是档案信息的系统化过程。

1.3 档案信息资源

根据档案信息界定方式，笔者认为，档案信息资源是经过加工、处理的档案数据集合体。这种定义方式使得档案信息资源专指计算机环境下可以处理的档案数据和档案数据集合体，而不是指通常意义上的非数据化的实体档案，这有利于在档案信息化的理论研究与工作实践中，进一步明确档案信息资源与档案资源的区别，明确档案信息化的对象与范围，明确档案信息化的目标与任务。按照档案信息的系统性特点，档案信息资源应当是组织有序、相互关联的档案数据集合体，这为档案数据库和档案信息资源体系的建设提供了理论依据。同时，由于档案信息具有本源性、可靠性、社会性、商品性的特点，拥有社会最大数据集合体的档案信息资源必然成为国民经济与社会发展的基础性战略信息资源，将在社会经济和社会发展中起着不可替代的基础性作用。

2 档案信息化的内涵、意义与作用

2.1 主要内涵

按照信息化理论的一般规律和要求，结合档案资源和档案工作的特点，笔者认为，档案信息化是国民经济和社会信息化的一个组成部分，是一个档案领域必须长期推动和发展的过程。具体是指在档案领域应用先进的信息技术手段，将档案资源和档案各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输，实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用，推动档案管理现代化，实现档案信息资源的社会共享。可从以下几个方面正确理解档案信息化内涵：

第一，档案信息化的核心内容是档案信息资源建设。因此档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，只有通过信息技术手段将档案资源转化为数据规范、配置合理、可共享的档案信息资源，才能实现档案资源在计算机环境下的数字化、网络化应用，才能真正实现信息化条件下档案资源的有效开发与利用。第二，档案信息化的基础手段是信息技术的应用。档案信息化离不开信息技术在档案领域的应用，是先进、成熟的信息技术的应用，是信息技术与档案业务的创新融合。档案信息化不仅将不断推动先进信息技术在档案工作各环节的融合应用，而且将改变档案工作与管理模式，提高档案工作效率，提升档案管理现代化水平。第三，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化的根本目标。推动实现档案信息资源社会共享，是解决新时代我国档案工作存在的人民群众对档案信息需求不断增长与档案信息资源不够丰富的主要矛盾、满足人民群众日益增长的档案信息需求最有效的方式。档案信息化就是要最大限度地实现档案信息资源共享，实现档案信息的社会价值和经济价值。

2.2 意义与作用

一方面，档案信息化是信息时代档案管理现代化的核心内容，信息化水平决定和体现了现代化水平。国家档案局在2019年工作报告中将“到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”作为一个阶段性目标。同时，先进信息技术应用已经融入档案工作的各个环节、各个方面，它将引领档案工作的转型升级、提质增效，从而进一步深化档案工作的改革和发展。所以，档案信息化应当摆在档案事业优先发展的战略高度。另一方面，档案信息化将为国民经济与社会信息化提供强有力的服务支撑。档案信息资源作为国民经济与社会发展的基础性战略信息资源，决定了档案信息化对于推动国民经济和社会信息化的基础性、服务性作用和地位，在推进信息化过程中我们应当增强这种认同感、自信感。数字档案、电子档案是各行各业信息化不断产生的各类电子文件、大数据的“归宿”，当前越来越多的地方政府、政务中心要求当地档案部门对电子文件（电子证照）、电子档案的规范管理提供政策支持和监督指导，我们应当积极作为、明确职责、提供服务。各地大数据云平台中心建设如火如荼，档案部门在支持各地大数据中心、云平台建设的同时，应当更加明确国家档案馆与各地大数据云平台之间的职责分工与管理权限，对于大数据中心、云平台建设过程中出现的类似要求档案部门集中移交档案机房、档案数据的现象，我们应当从国家档案馆职责、大数据与电子档案关系以及档案安全保管要求等角度，表明立场、履行职责与明确分工，确保各地永久、长期保存的档案数字化成果、电子档案在各级国家档案馆的集中安全保管。同时要积极推动出台政策，加强对各地大数据中心、云平台中档案数据的监管，确保具有永久长期保存价值的数据及时归档并定期向当地国家档案馆移交；各地档案部门要充分利用档案信息化的成果，发挥档案信息资源优势，提供档案信息资源的社会共享，特别是涉及社会民生档案信息资源的共享。

3 关于档案信息化发展战略

档案信息化是档案事业发展的一个重要战略，需要通过顶层设计，制定长期发展的战略规划，明确指导思想、发展目标、基本原则和具体的建设任务与措施方法，以指导档案信息化科学、协调、可持续发展。

3.1 指导思想

档案事业是国民经济和社会发展的组成部分，档案信息化是国民经济和社会信息化的一项重要内容，因此，档案信息化指导思想必须围绕国民经济和社会信息化的总体战略要求来确立。档案信息化长期指导思想可归结为：按照国民经济和社会信息化建设的总体任务要求，依托国家信息化建设环境，以实现档案信息资源的社会共享为目标，以档案网络建设为基础，通过先进信息技术在档案领域的广泛应用，全面加强档案信息资源建设，建立和完善档案信息资源共享服务机制，建立和健全档案信息化保障体系，推动档案管理现代化，充分开发和利用档案信息资源，发挥档案的社会效益和经济效益，不断满足国家、社会和大众日益增长的信息需求。

3.2 基本原则

档案信息化的基本原则是档案信息化建设的理论基础和实践指南，确定档案信息化的基本原则必须充分分析档案工作的内在关系，系统把握档案信息化的内在本质和发展规律，并在实践中加以反复论证和总结，从而得出原则性要求。从事业关系角度分析，档案馆是档案工作的主体，档案室是档案工作的基础，这是档案工作最基本的内在关系；从档案生成运行角度分析，档案是档案工作的对象，文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，这是档案与文件最本质的内在联系。因此，档案信息化建设必须把握和处理好档案工作和档案这两个内在联系，从系统、科学的理论角度，即一体化理论的角度，确定档案信息化的基本原则。所以，档案信息化建设的两个基本原则可以确定为文档一体化和馆室一体化。

3.2.1 文档一体化

这是立档单位档案信息化必须遵循和坚持的基本原则，它已不是传统意义上的纸质文书与档案管理的一体化，而是指在信息化办公条件下，电子文件与电子档案管理的一体化。就是以系统理论为基础，运用先进信息技术手段，实现机关中电子文件管理和电子档案管理两个信息管理系统的有机联系，实现机关电子文件与电子档案信息资源的交换与共享，提高工作效率，从而创造系统最佳行政信息效益的过程。

3.2.2 馆室一体化

这是馆室之间档案信息化必须遵循和坚持的另一基本原则。坚持馆室一体化的原则，就是要以系统理论为基础，通过统一规范档案数据交流、传递与共享，从而实现馆室之间档案信息资源的共享目标，最大限度地创造档案信息的经济效益和社会效益的过程。以往工作中只注重文档一体化原则而忽视了馆室一体化原则，要坚持馆室一体化原则，才能确保档案信息化建设目标的实现。

3.3 发展目标

档案信息化发展目标为，紧紧抓住信息化建设的重要战略机遇期，围绕建设档案信息资源库这一中心任务，突出把握存量档案数字化和增量档案电子化两个工作重点，共同构建信息化条件下档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，推动实现档案信息资源的社会共享，全面推动档案管理现代化，发挥后发优势，努力实现新时期档案事业的跨跃式创新发展，为新时期全面建成小康社会服务。

档案信息资源体系、档案信息服务体系和档案信息保障体系是档案信息化的主要建设任务，其中档案信息资源体系建设是核心内容，档案信息服务体系建设是实现档案信息资源社会共享这一档案信息化根本目标的重要基础，档案信息保障体系建设是确保顺利推进档案信息化建设的前提和条件。具体建设任务包括：一是以存量档案数字化和增量档案电子化为工作重点，加快推进分布式、规范化、可共享的档案信息资源库建设，构建起“资源丰富、数据规范、配置合理”的档案信息资源体系。二是加大档案网络建设和系统开发应用力度，建立信息共享通道和服务平台，加快档案信息资源开发和档案信息资源网上共享步伐，强化档案信息服务机制建设，创新档案信息服务手段，推进档案服务社会化和档案信息产业化，不断创造档案信息的社会效益和经济效益，建立起高效、优质、快捷的新型档案信息服务体系。三要加大技术创新和制度创新，加强档案信息管理机制转型和档案管理能力水平提升，加快档案信息人才队伍、档案信息管理体系、档案信息安全和档案标准法规建设，建立和完善档案信息保障体系，确保档案信息化快速、有序、健康地发展。在此基础上，逐步建立起具有中国特色的社会主义档案信息资源共享体系，全面实现档案信息资源社会共享的根本目标。