城乡居民社保档案的特征及管理优化策略

涂雅涵

（463500 新蔡县城乡居民社会养老保险中心 河南 新蔡）

随着我国医改的不断深入，社保档案已成为城乡居民重要的档案资料，且档案是不可以丢失的。随着我国档案管理工作的提高，城乡居民的社保档案在管理方法和管理形式上也不断进行改进，但仍存在一定的问题。管理部门需要通过标准化的管理，提升内部管理效率，不断地对社保档案管理进行优化，才能充分发挥社保档案的作用。

1 城乡居民社会养老保险档案的特征

社保档案里面详细记载了城乡居民有关办理社保中的文字、声像等资料，包括了城乡居民的个人信息和社保信息等主要内容，是城乡居民养老的证明材料，该档案由国家机关部门记录在案，具有法律效力。社保档案体现了城乡居民办理的全过程，是居民社保的内容全部体现。

1.1 档案管理信息化要求较高

随着互联网和计算机的普及应用，城乡居民的社保档案也提出了信息化管理的要求，档案信息网络建设不断完善，社保档案管理更加的科学、高效，信息化技术的应用，进一步提升了档案管理的水平，提高了档案的管理效率。将档案信息统一录入电脑，方便查询，也加强了档案管理的安全性。

1.2 社保档案保存时间较长

档案一般都有一定的保存期限，就城乡社保而言，因为是有关养老保险档案，按照我国目前人们的退休年纪，社保档案的保存将是一个长期的过程。随着人口的不断增加，城乡居民的社保办理量会持续增加，社保档案也随之增多。每个城乡居民的社保资料都要进行资料采集、建档，都要专门建立每个人的档案，这也使档案管理工作量持续加大。

1.3 社保档案安全要求高

根据国家退休制度，城乡居民在办理退休时需要相关的证明材料才予办理，这其中社保档案最为重要，是直接的证明材料。因此城乡居民的社保档案的安全系数要求非常高，不允许出现丢失的现象，以免影响到居民的养老保险领取。目前社保档案的形式有纸质也有电子版本，由于档案的唯一性和不可替代，社保档案的管理部门要建立安全的保管措施，严加保管，由于档案信息体现着居民的个人信息等，还要严禁泄露、恶意篡改居民信息的情况出现。

2 城乡居民社保档案管理优化措施

2.1 加强档案管理人员培训，提高社保档案管理意识

随着我国的大力投入，社会保险覆盖面也越来越广泛，社保从业的队伍也在不断壮大中，但由于人们对于保险工作的认识不清，还存在一定的问题。对于社保档案的管理存在消极怠工的现象，并没有意识到社保档案的重要性，在工作中对于档案没有认真对待，出现随意放置，杂乱无序，给后面的工作带来了很大的因扰。这些思想和行为已严重阻障了我国的城乡居民档案的管理。

政府部门要组织档案管理人员进行培训，包括档案管理的细则、社保档案的重要性和社会档案的作用。档案管理员要熟悉档案管理的流程，明确自己的职责范畴，社保档案从建立到维护、保存要实行规范化操作。档案管理部门要严抓管理质量，提高部门人员管理意识，提高档案管理员素质，使其重视档案管理工作。社保管理部门要建立专人保管制度，保证管理的安全性和规范性，并且专人进行统计、归档，提高了档案的管理水平和工作效率。

2.2 采取科学地档案管理方法

城乡居民社保档案由于特性导致管理工作的内容多、难度大。对此档案管理部门要顺应时代的发展，采取科学的管理方法，优化现有管理手段，以应对不断增加的管理需要。将新兴技术和新兴的管理方法应用到档案管理中，建设新型的管理模式。可以采取分类的管理办法进行优化。优化管理是将档案进行分类，进行差异性归档，实现管理的科学化。在分类时制定一定的分类标准，如可以按照档案的文号、类型或文件时间，还可以根据养老保险的记录管理部门、时间等来进行分类，这样使档案杂而不乱，实现有序管理。城乡居民社保档案要进行科学编号，编号连续不间断，规范编号步骤，方便查找和归档。在管理中还要注意社保档案的动态性，要根据国家的相关档案管理办法，进行档案管理的合法性管理。在管理过程中对于特别重要的档案资料要进行备份处理，进行双重保障。

当前我们正处在高速发展的信息时代，城乡档案管理可以借助信息化管理手段，加快信息化管理进程，加大信息化投资力度，加强档案管理的相关配置，从而实现档案管理的科技化、智能化、自动化。由于网络化管理也存在一定的不安全性，所以还要加强对电子版档案的安全管理，加强电脑的维护、升级，保证资料的安全、不泄露，以此推动城乡居民社保档案管理工作的健康发展。由于档案管理的长期性要求，同时要采取一定的技术方法保证档案资料的完整性，以免受到外在环境的损伤。

3 结束语

城乡居民社保档案是城乡居民最主要养老保障资料，国家的相关档案管理部门要配置专业化的档案管理人员，同时配置相应的计算机等先进的管理设备，进行档案管理工作的不断优化。档案管理部门要针对目前存在的档案管理中的不足，如加强档案的有序管理、城乡居民查询的便捷性等方面进行管理优化。现阶段对于城乡居民社保档案管理工作提出了更高的要求，只有对档案管理工作不断优化、不断完善，才能真正发挥社保档案的作用，提高社保档案管理中的效率，提高人们的满意度，促进社会的进步和发展。城乡居民社保档案管理质量的高低，不仅反映着我国档案部门的管理水平，也涉及到城乡居民的切身利益。要通过对当前档案管理问题的分析、研究，制定相应的管理优化方案，使档案管理工作更加科学、规范，更好地造福民生。