探讨文书档案管理的办公自动化应用

摘要：现如今，我国是大数据快速发展的新时期，人们对于信息化建设、办公自动化的需求日益增长，为了提高文书档案管理水平，人们纷纷通过构建文书档案管理的办公自动化来实现对文书档案管理工作开发展。文章着重分析和探讨文书档案管理办公自动化存在的问题，并针对现状提出改善文书档案管理办公自动化的建议与策略。

关键词：文书档案管理;办公自动化;应用

一、引言

现代信息技术的不断发展与推广，促使着自动化办公也得到了极大的发展空间。而以往的文书档案管理工作已经无法适应当下时代背景，所以必须要做出改变和创新。在办公自动化背景下，传统的文书档案管理受到了巨大的冲击，文书档案管理办公自动化在带来发展机遇的同时也面临着巨大的考验。因此，文章在办公自动化背景下对文书档案管理工作的相关思考，有着十分重要的意义。

二、文书档案管理的办公自动化存在的问题

（一）管理形式化现状很严重

事业单位在进行档案的管理时形式化现象仍然存在，因此使得文书档案管理必须要有一个明确的制度来规范其一系列的操作。但是，因为部分单位在进行文书档案管理时，并没有将办公自动化系统融入其中，再加上文书档案制度化管理存在不明确的问题，均导致文书档案管理出现了很多问题。再加上工作人员过多依赖于办公自动化系统，因此导致办公自动化背景下文书档案管理的质量无法达到预期要求。与此同时，工作人员工作不认真，只是一味地完成上级管理人员所分配的内容，忽略了对档案管理的重视，造成档案管理的意识不强，这样就出现了档案管理的形式化。

（二）管理人员问题

在目前的发展过程中，文书档案管理人员通常会出现身兼数职的情况，他们无法专注地对文书档案管理工作进行合理安排与调度，因为经常会被行政后勤等烦琐的工作占据时间。这不仅不能构建出完整的文书档案管理体系，还造成了我国专业文书档案管理人员极其匮乏的现状。不得不说，这与其频繁的工作岗位调动与不明确的工作职能有很大关系。

（三）档案管理与文书工作衔接环节中存在很大风險

由于档案管理与文书工作处于一个系统中，所以二者在实际工作中是一种既存在联系又相互制衡的状态，这就需要档案管理与文书工作可以通过相互配合，促使办公效率得到提升。但事实上，管理人员缺乏对文书档案的重视，并没有档案管理意识，这就影响其在文书工作中不认真不仔细，实际操作过程中很容易出现公文格式、内容和处理方法缺乏规范性，与办公自动化需求非常不符。

三、办公自动化的应用对文书档案管理的影响

（一）有助于提高文书档案管理工作效率

在目前的互联网和大数据背景下，各项信息和数据呈现爆炸式地增长。传统的文书档案管理工作都由人工进行数据整理、归纳、分析的流程，这种工作流程适应传统的发展模式和经营活动。但在目前信息技术高速发展的年代，各个行业的交易模式、经营范围、产业结构都在发生巨大的变化。面对这些改变，传统文书档案管理工作暴露出工作效率低、流程繁复且易受到人为因素影响的弊端，这些弊端很容易影响文书档案信息的真实性和可靠性。在这种情况下，增强对文书档案管理的信息化建设就有助于提高文书档案管理工作的速度和质量。引入人工智能和办公自动化应用软件进行海量数据的整理和归类工作，工作人员则负责更为高级的文档管理工作，对各项经营和发展信息进行深层次的分析和检查，从而显著提高文书档案管理工作的有效性。

（二）重视文书档案挖掘，强化文书档案服务

从功能角度来看，大数据具有支持数据分析的重要作用，若忽视分析，只进行前期的检索统计，那么数据的价值就没办法真正体现出来，文书档案就无法体现出其数字化成果。因此，文书档案管理要把数据挖掘作为核心，通过对原始资料的整理，深度挖掘数据的价值，将数据进行整合分析，发现数据中隐藏的真正知识，要明确数据与信息之间的内在联系，防止出现信息孤岛现象，提高信息传递的效率和文书档案的利用率。信息挖掘能够准确获取用户所需的信息，正确判断用户的真正需求，从而制订具有针对性的服务方案，将服务的个性化与针对性体现出来。

（三）提高档案数据安全性

安全问题是办公自动化系统稳定运行的基础保障，所以需要不断完善。档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此，在档案管理中，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失，建立健全档案管理制度和档案相关制度，严格执行确认使用者身份才能进入档案库房。当档案人员的变动时，为避免档案信息意外流出，就必须对人员变动做有效管理。为提高数据安全，在技术层面上要采取不断优化系统的隔离法。对于路由器的使用，可以先屏蔽系统全部IP地址，而后再逐步放行到网络中进行操作。档案信息以电子邮件方式发出前，应用杀毒软件进行杀毒;以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全。此外，还可以使用防火墙，通过防火墙阻止非法访问，防止系统受到病毒的侵害。

四、结语

综上所述，在办公自动化背景下，越来越多的单位开始将文书档案管理的办公自动化与单位内部的工作进行有效结合，通过多种举措充分发挥文书档案的管理作用，有效提高文书档案管理的质量及水平，降低成本支出，提高文书档案管理的效益，更好地为单位的经营、发展、科研、干部的任用等提供服务。

参考文献：

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[2]董志恒.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].办公室业务，2017（13）：157.

[3]侯娟.办公自动化环境下文书档案管理的新特点和建议[J].兰台内外，2015（5）：32.

作者简介： 姜萍，烟台肺科医院。