智慧医院时代医院人事档案管理的探讨

张 鑫，高 凯

(1.延安大学附属医院社会事业拓展部；2.延安大学附属医院心脑血管病区行政综合办，陕西 延安 716000)

人事档案管理工作不仅为医院了解职工提供参考，更为职称评审、岗位聘任、人才梯队建设等方面提供了重要参考依据[1]。随着智慧医院时代的来临，人事档案管理工作作为医院管理工作中的重要环节，必须与时俱进，从传统管理模式向创新型管理模式转变。如何在智慧医院时代，利用先进技术手段创新人事档案管理，成为医院管理者需要面对的一项重大课题。

1 智慧医院时代人事档案管理面临的挑战

传统的人事档案管理工作在各种信息的采集、分类、归档和保存方面一般以经验管理为主，管理人员通过长年累月的工作经验总结出一套适合本单位的管理办法。随着国家智慧医院项目的推进和发展，传统人力资源档案管理已不能适应智慧医院在智慧决策应用方面的需求，因此人事档案管理工作必须与时俱进，建立人事档案智慧管理平台，通过先进的软件系统将原有固态的信息数据变为动态的数据信息，使档案管理信息化与医院整体智慧建设相衔接。下面从以下几个方面，具体分析人事档案管理面临的挑战。

1.1 人事档案采集面临的挑战

人事档案信息的采集大致分为入职、在职、离职和退休四个阶段，在这期间产生了大量的信息。传统的采集、收集信息的过程中会保留一些陈旧的纸质文档材料，已无法适应智慧医院时代数据信息化的要求[3]。智慧医院时代的人事档案管理在采集过程中被收集人线上申报信息，后台将信息以数据的形式进行录入存储，并通过技术手段完善信息的准确性，使人事信息完整、全面、及时、客观的为管理者提供所需的各类依据。

1.2 人事档案分类面临的挑战

传统的信息分类以条目化分类为主，管理人员根据自身的经验分类各种人事信息，分类方法及各类表格都需修改和完善，以适应信息数据管理的要求。在智慧医院时代，结合“云计算”、大数据等技术手段，将人事档案信息进行智能化分类，通过建立精密完善的数字化人事档案管理数据库，定制标准的信息模块，依靠软件提取数据格式，进行智能分类，实现智慧决策，这样才能最大程度体现人事信息的利用优势、高效优势和分析优势。

1.3 人事档案管理面临的挑战

传统医院人事档案管理以“集中统一、归口管理”为原则，人事档案集中存放在人力资源管理部门的资料室，借阅和收发都靠管理人员手动完成，这种方式已不能适应智慧医院时代的发展，影响了人事档案本应发挥的作用。在智慧医院时代，医院人事档案将以云平台、数据库等形式存储，并对存储的进行二次转换，使文字以数据的形式体现在整个智慧医院平台中[3]，借阅和收发依靠管理人员线上操作来完成，节约大量的人力成本，提高人事档案管理的时效性。

1.4 人事档案管理人员素质面临的挑战

传统医院的人事档案管理都以经验管理为主，很多档案管理人员都是传承旧的工作经验，依靠经验在改进档案管理方法。这些人员如果不经过专业的培训和相关计算机技术的学习已无法适应智慧医院时代的发展。智慧医院时代的医院人事档案管理面对的是先进的管理平台和大量的数字化信息，管理人员的素质也要得到相应的提升，需要对管理人员进行必要的培训和招聘相关专业的人员进行专业管理，建立一支拥有专业技能的档案管理团队[4]，以适应智慧医院时代人事档案管理的需求。

2 智慧医院时代医院人事档案管理的有效途径

智慧医院时代的到来，是传统管理迈向现代化管理的一种标志，不仅是医院管理层面的提升，也对传统管理提出了新的要求。智慧医院时代的人事档案管理，需要制定标准化的管理目录，建立智能化的档案数据库，组建专业的管理团队。通过技术手段将人事档案信息转变为大数据信息，将传统的线下存储转变为云端存储，将线下操作转变为线上操作，为医院整体信息化建设和未来互联网医院的发展提供基础。

2.1 加强观念转变和人事档案管理基础建设

智慧医院时代，医院人事档案管理工作必须要有智慧管理理念，只有更新理念才能实现人事档案的最优化。医院人事档案的信息庞大，如：在传统档案中的基本信息以外，还有科研成果、科研课题、发表论文信息、个人专业及亚专业发展需求、人才培养规划需求、外出研修培训等其他信息，这些信息的获取需要通过互联网数据平台、医院网络信息系统、各科室及部门子系统等多种渠道，医院可以根据自身人事管理平台信息采集的需求，对收集的数据进行模块归类，组建大数据人事档案，实现量化的大数据，为医院发展中人力资源的合理配置提供素材。另外需要加强信息化设施基础建设，包括智慧医院时代人事档案信息化管理软件建设、智慧医院人事档案管理人才培养和网络化工作环境建设[2]。在当下智慧医疗体系发展的过程中，首先需要建设医院内部人事档案管理的信息化的建设，才是提高医院整体智慧网络建设的关键。

2.2 健全和完善智慧化档案管理系统框架构建

构建智慧化档案管理框架，通过先进的网络技术和大数据平台为人事档案创新管理提供支持，建设智慧化的人事档案管理系统是智慧医院中智慧决策的支撑。智慧化人事档案管理系统构建，是利用网络及信息技术进行管理，其规划如下：首先，智慧医院时代背景下的创新管理，是将原有的人事档案更新换代，利用信息技术、电子扫描技术等先进技术，将所有纸质人事档案更新至智慧医院管理系统，实现人事档案的无纸化管理操作。其次，依靠智慧医院管理系统可以实现数据信息的网络化、流通化。智慧医院管理系统中的智慧化档案管理将传统人工收发功能移植于智慧管理系统，利用先进的检索工具实现线上信息检索与调用，提高人事档案管理工作的工作效率。

2.3 组建专业的智慧医院人事档案管理团队

建立专职管理团队，负责信息采集、统计、各类系统使用与管理；由人事档案管理专家和业务科室人员组建专业团队，提出定制化的医院人事档案管理系统，实现人事档案的大数据开发与应用；组织医院各部门负责人、资深人力资源管理人员，对医院人事档案数据信息进行预测、分析与评估，将原有信息进行量化，完善绩效考核与评估体系，制定相应的激励措施、人岗匹配的需求趋势、可控时效的开放管理模式和持续不断的人才队伍储备计划，并为院方决策提供科学、客观的参考依据。通过信息资源整合、逐步建立协调、规范、科学的管理模式，逐步实现以人为本现代化管理。

2.4 加强信息安全保密工作

借助先进的网络技术，为信息系统保驾护航。数据信息的收集与传输、采集与归档，人事档案资源共享与开放式管理，大数据信息系统使用过程中，会涉及海量的数据、多个渠道、多个相关部门协调、多种技术支持的客观事实，势必要求管理人员在管理平台的各个环节和使用的过程中加强安保意识。[5]要充分利用智慧医院时代的特点，利用云计算与储存等相关技术，保持数据信息的私密性、完整性和持久可用性，确保人事档案管理系统的安全。最重要的是掌控管理的人员一定要有较强的职业操守，避免因人为原因造成的数据泄露，真正意义上利用好智慧医院时代带来的便利。

3 结语

国家对智慧医院建设以及人事档案信息化建设提出了明确的要求。人事档案管理发展的方向，要从过去的被动服务转向现在的主动服务。人事档案管理要顺应现在社会日新月异的快速发展，还要根据本单位的客观实际，规划新时期人事档案管理建设的整体思路，清醒的认识到智慧医院时代所带来的改变，智慧化档案管理在人事档案管理中的应用将是智慧医院时代发展的必然趋势，要不断完善智慧化人事档案管理中出现的问题，使人事档案管理与智慧医院建设相融合，为智慧决策提供依据和参考。