可视化技术在高校档案管理系统的应用

2019-12-01谷惠敏

电子技术与软件工程 2019年4期

文/谷惠敏

传统档案管理在现有大数据冲击之下，面临深刻变革，新技术引进就成为进行高校档案工作的主要着力点，可视化技术作为一种选项，由于其独有的立体化信息呈现的特点，日益受到高校档案管理者与使用者的青睐，故而对可视化技术在高校档案管理系统中的应用进行分析。

1 当前的可视化技术与高校双轨制档案管理系统

1.1 何为可视化技术

所谓可视化指的是在人脑面临大数据境况时将数据从一维向二维三维转化，经单纯的纸面数据立体化，尤其是一部分复杂数据将其统一于一个人脑产生意识体当中。将此类比于技术就是进行个体信息整体整理，将个人存在于信息社会的大数据与个人相结合形成数字化的个人存在。此类型数据处理方式由美国最初开始使用，刚开始针对科学实验中大数据的处理，之后由科学实验逐步向深层次社会信息过渡，在社会信息处理中也崭露头角，随着信息全球流动其基本存在也由美国向世界传播，渐进式的影响世界信息处理与发展方向。对于我国而言处在新科技革命与社会转型时期，信息量大，信息分类杂乱也开始利用此类技术进行必要的信息处理提升信息处理效力，完善信息处理方式。在可视化技术应用中主要分为两部分，首先是建模，将单个数据体几何化，其次是渲染即通过数据网络将建模进行数据性填充，实现数据整合。

1.2 可视化技术在相关领域的应用

可视化技术在信息处理相关领域已经有了一定应用。首先，需要关注的是科学研究领域。此领域信息专业化程度高，同时信息数量庞杂，传统的信息处理方式下，多依靠人力进行技术统计或者以人力为中心进行技术统计，但是跨学科研究的兴起与大数据的兴盛让传统信息处理方式捉襟见肘，由此可视化技术在学术研究领域逐渐得到扩展。其次，可视化技术在社会领域也有广泛应用，主要涉及领域：数据挖掘可视化、网络数据可视化、社交可视化、交通可视化、文本可视化、生物医药可视化等等。在这些领域之内可视化技术将传统单个数据整体化、立体化，数据处理更有效率。

1.3 高校纸质档案与电子档案双轨制管理的利与弊

现有高校档案主要采取双轨制的处理方案，即为作为高校储存档案分两部分，一部分为实体档案，主要是纸质档案形式而存在；另一部分则是电子档案，主要以电子信息方式，储存于数据库中。双轨制的档案管理各有利弊。先就利而言，双轨制档案管理下，档案信息双重复制，彼此之间有效协调与制约，有效避免档案丢失以及信息错漏。单轨制档案管理于上世纪九十年代形成特有档案权利寻租，在近几年来集中爆发的档案问题很大一部分就是属于档案单轨制年代下，档案管理手段粗略缺乏系统性管理与方案双重印证，有一部分人员利用漏洞进行档案非法改动。此部分在教育系统尤为普遍，问题的集中爆发也成为时代症结。由此在进入信息时代后进行双轨制改革将纸质档案与电子档案融为一体，互相验证。提升档案准确率，保护档案完整性，传统单轨制的档案保存方式在多次传递后可能出现档案丢失，对档案所有人造成严重影响，但是双轨制档案可以有效适应社会交往复杂化而且在此基础上还可以实现档案准确化。双轨制档案管理方式也存在一定不足即档案管理仍旧是以点为主，并未形成有效的档案面，对于档案系统而言仅有传达作用，对于传达过程中信息准确化保证则不负有责任。综上所述，需要可视化技术对现有的双轨制档案管理进行改造，化点为面，以一维为三维，形成整体化的档案管理模式。

2 可视化技术实现形式

2.1 技术融入现存档案管理形式

在进行可视化技术档案管理方式操作时，在最初情况之下，就现有双轨制系统而言，将可视化技术融入到信息接收、处理、储存、应用过程中。通过过程实现技术手段的应用，在不同过程中都存在技术因子的具体渗透，在技术因子渗透过程中，收集获取、分析处理、传递服务三者内部融合可视化技术。技术手段成为系统运行必要条件，在系统中发挥技术的作用。

2.2 技术作为有机体引导档案管理形式改进

实现的第二层次就是技术有意识的促进系统改进。在技术进入系统之后系统进行必要的组织化构建，类似的组织化构建是系统引导下的形式改进。在使用技术过程中，传统系统无法适应现代技术，如双轨档案管理下，双重档案构建中都是以个体为核心进行扁平化档案信息整理，在纸质档案中表现尤甚。而可视化技术进入系统后，其引导系统从扁平化信息处理向立体化信息处理进步。系统中原本线性的输入输出模式转型立体化输入输出模式。通过输入输出模式的改进实现系统优化与适应可视化技术。在信息搜集中，不仅要搜集个人本身信息还需要将其放入整体信息当中实现信息发展与信息全联系，让个人信息整体进入信息库中。通过信息库进行信息分类与利用。实现信息库下的信息整体建设，一方面减轻信息处理难度，另一方面也为纸质档案被代替做准备。在进行数据库设计中，对字段进行有效选择，选择原则在于采取简单字段处理，以此提升程序编写效率，避免出现错误。

2.3 以技术为支点重塑档案管理形式

在实现可视化技术引导档案管理形式改进后，需要的就是在可视化技术基础上实现档案管理形式的重塑。采用B/S架构系统，首先需要进行系统信息输入构建与内部整理构建，即一方面将信息系统化从建模中进行单位个人信息充实，之后每个人信息再发展中不断进行填充完善。完善后将信息建立小型数据库实现数据库化，而此类型数据库不同于以往学校个体式数据库，应在可视化技术基础上建立三维动态整体数据库，进入档案网络进行有效分类与整理。分类与整理完成后，学校档案系统可链接互联网，就信息安全而言，每个人信息总用共通之处，何况档案信息本身相互管理带有很强的敏感性，牵一发而动全身，反而更容易进行信息安全工作，而且一份档案可以作为有效个人行为与基本作为，由此避免了相互之间调档存在的问题。最后信息输出采取整体性输出而不是采取个别信息输出。

3 基于可视化技术的高校档案管理系统的实现方法

3.1 整体技术实现法

整体技术实现是在系统中提供相配合的技术与可视化技术相互作用实现基本能力的进步与发展。首先是进行现有技术改良。在现有技术中对于信息化技术，如数据录入系统以及现存数据库等可以进行必要的改良。有些学校本身就拥有后台数据库而这些数据库需要进行必要的完善设计，即高校档案管理系统作为综合性系统要有综合性思维，在该系统设计中基础在于B/S架构系统和C/S架构系统。系统设计实现的主要方式则是Delphi和Myeclipse，并且选择SQL Server来实现用户信息的管理和学生学籍相关数据的存储与查阅。在系统中实现个人信息整体化并以此为基础进行数据多样化，进行数据库完整化要求内部包括学生基本信息、工作人员基本信息、班级信息、专业信息、课程信息、成绩信息、学籍档案信息等等。这些信息的存在就是技术输入完善化的表征。以信息为主的技术输入特征可以有效的实现基本存在的有效整合与整理，让档案信息完善化为可视化技术提供基本技术支撑。

3.2 相关技术在高校档案中具体使用

在现有技术当中，要实现可视化高校档案管理系统，正如上文所述需要必要的技术依赖。B/S架构则成为技术支撑的重中之重。在此构架中主要包括管理者和使用者两部分。其二者各自有不同的系统定位，就缴档部门来说其主要负责进行系统信息传输，向系统内传输信息，查阅资料并下载。作为管理者在系统中可以进行信息查询修改管理，尤其是作为管理员可以使用服务器（Microsoft SQL sever）进行管理，完成内部字典设置与系统管理。除此之外，在进行数据库建设中该系统数据库安装于Windows NT平台上服务器（Microsoft SQL sever），C/S架构客户端使用Delphi作为软件开发工具，可以在Windows平台上使用。在数据库中可以进行表备份工作，但是其备份责任在于管理员。

对于系统构架而言，亦可采用JAVE程序进行信息搜集后的具体编程。具体操作上，用编程程序或者Eclipse、MyEclipse等程序进行数据具体定义，通过调用类（这些类实现了Java API）中的方法来访问资源系统，并且将其中存在的档案件进行必要的二进制编译，并将其放置于class档案文件中，通过程序模拟器进行运行、编译、改建档案文件。