综合体系管理平台的创新设计

文/张荔

1 综合体系管理平台国内外研究现状

1.1 多管理体系整合国外一些标准化组织

例如BSI、SGS等，在企业的管理体系整合方面有不少深入的实践，包括制定了相关的整合管理体系标准。而国内一些体系建设开展较为深入地企业，如中石油、中石化等也进行了一定程度的管理体系整合的研究。

1.2 管理体系文件管控信息化

目前有些企业以OA系统作为基础，实现了管理体系文件的简单信息化，但是从体系文件全生命周期管理角度而言还存在很多的缺陷，其中包括：未实现对所有管理体系文件，包括制度和标准的一体化管理；只能采取单一的体系文件导航方式；不能实现与各管理体系标准的动态对标；对体系文件的应用情况缺少监控；对体系文件制修订的进度和质量缺少监控；文件信息安全管理缺少必要的手段等。

经过对国外体系管理软件的分析发现，针对体系文件的编写和审批流转及管理有系统性开发，但对多体系的整合及应用情况的研究未见报道。

综合来看，目前国内外尚没有应用信息技术同时实现多管理系统文件整合，同时也没有对文件制修订绩效的研究、在线查询阅读以及综合统计分析等文件系统全整合、全生命周期管理研究应用的报道。研究探索以信息技术支撑的企业综合管理体系建设的模式，不仅对于企业自身规范管理，提高效率，增进效益，具有很大的现实意义，同时也能填补国内大型企业在相关管理领域的研究空白。

2 现代企业综合体系管理平台的总体思路

2.1 综合体系管理平台建设的总体目标

以项目建设安全、质量、进度以及费用管理为核心，将制度建设、管理体系建设和标准化建设工作进行顶层设计、统一规划、统一实施，建立一个涵盖煤制油项目各业务领域的科学、规范、统一、务实、高效的综合管理体系，并形成有效的持续改进机制，推动管理创新和提升。

2.2 综合体系管理平台的管理内容

许多大型企业的管理层人员普遍心里都会有一个问题：“国际大企业是怎样建立综合体系管理平台的？我们把它搬到我们公司中来能不能行？”。这个问题反映出了一个企业管理层人员的一种常见心态。以为国际大企业管理体制可以原封不动地简单照搬到自己企业来，也希望是能够获得一把万能钥匙，直接使用。答案当然是否定的。任何一个企业都有自身独特的特点，各自的现状、目标、管理结构和行为习惯都并不相同。因此，每个企业都必须结合自身特点，对一般原则和公认的最佳做法可以借鉴大型企业标准，对自有的，特有的作出相应调整，建设符合自身特定需要的综合体系管理平台要求。

3 综合体系管理平台的创新

3.1 管理创新

综合体系管理平台体系建设期以信息技术为依托、以业务流程为构架，以质量管理体系方法为手段，以企业标准化建设为基础搭建多管理体系整合平台。多维度导航、管理对标、结构化分析等技术的应用，极大程度的提高了体系文件的易用性，促进了管理体系要求的落地。工作标准与管理标准、技术标准以及绩效管理平台的有效衔接，促进了管理要求在岗位的有效落实。搭建承包商体系文件及标准查询平台，有效提高了承包商管理水平。

3.2 技术创新

（1）文件权限能控制到文件，控制被授权的时效，可以限制承包商阅读文件的范围，可以限制承包商阅读的时间。文件被限制权限后不显示文件条目信息，有效保证公司的文件安全。权限控制到字段，分部门来维护对应的属性，如内控部维护内控流程的属性、人力资源部维护职责属性、安健环维护标准属性等文件和记录分别授权。

（2）文件的自定义多维导航，面向各种管理体系及各种管理要求可以自定义导航如按部门业务流程导航等。

（3）记录表单的自定义多维导航，自动建立所有文件的所有记录表单的分类索引，使记录表单能脱离文件按照一个体系进行查看和维护和使用。

（4）导航的a+b，自动生成分类A+分类B的交叉索引，比如业务流程分类和部门分类，这个分类相加可以生成部门业务流程分类，避免了手工制作部门业务流程分类的误差。

（5）自定义报表，可以自由的定制文件属性的报表并导出EXCEL。

（6）自定义字段及字段的属性，可以任意添加、修改、删除字段，修改自动的各种属性。

（7）一条记录可以有多个电子文档，比如《制度管理办法》这条文件记录，可以挂接多个文档，如《制度管理办法》《制度管理办法流程》《制度管理办法风险预控表》。

（8）支持多种电子文档：PDF、PNG、TIFF、JIF、JPEG、off ice文件等等。

（9）定义显示模式：可以隐藏某些属性来定义多种显示模式。

（10）定义条目之间的关联关系，保证文件的网状分布。

（11）分权限维护分类，不同的组织单月维护各自的分类。

（12）分权限维护消息，不同的组织单元维护各自的消息。

（13）共享分类，制定某些分类的共享。

（14）可以配置浏览是否显示相关文件、记录表单、制修订意见。

（15）支持工作标准的批量导入，导入的工作标准能自动关联管理标准、技术标准。

（16）技术标准审批针对性回复，在工作流审批意见中，在所有意见中，可以有针对性的回复某个人的某条意见。

（17）自定义维护功能，可以调整录入信息的顺序，可以进行连续录入，文件在流程中审批结束后，自动提醒管理员，进行平台部署。

（18）自动显示文件的相关文件是否配置完成，帮助管理员自动记忆。

综合体系管理平台以业务流程为基础，梳理、优化、整合各种管理体系。实施综合体系管理平台信息化，实现标准框架系统设计、制定、查阅、应用、分析及标准间的互联互通，显著优化管理、提高效率，降低成本，依靠管理提升效益、实现管理创新，从项目建设到生产运行全面打造管理示范工程，具有很深远的现实意义和推广意义。