计算机信息技术在机关档案管理中的应用

2019-11-30王雅喆

电子技术与软件工程 2019年7期

文/王雅喆

当今时代，科学技术已经成为了第一生产力，各种先进的专项科技被逐步渗透于居民日常生活及企业的生产与经营管理工作当中，促进了我国社会综合生产力水平的整体性提高。档案管理是我国事业单位的重要工作部分，该项工作设计的内容比较复杂，传统人工档案管理方式已经无法满足当代机关档案管理需求，因此，相关机关单位应充分认识计算机信息技术在档案管理方面的重要意义，坚持以发展的眼光看待此项工作，积极引进现代化信息技术，提高档案管理工作质量，细化每一个环节，简化工作流程，为机关单位社会职能的有效发挥提供有效保障。

1 机关单位档案管理工作应用计算机信息技术的意义

1.1 能够促进档案资源范围的扩展

受档案信息技术水平的限制，传统档案管理方式只能在有限范围内进行信息的获取，无法实现信息的及时共享。通过计算机信息技术的应用则可以冲破传统档案管理方式的束缚，不但可以将机关内部现存的档案信息进行快速分类与整理，同时，还能够通过各部门信息的共享实现档案资料的开发，从而有效扩展档案资源的范围，使档案信息更加全面。

1.2 实现档案资源管理工作的系统化

通过计算机信息技术的应用，可以将档案管理工作中的各项细节精准化，并将各环节相互联系成为一个工作体系，同时还能够扩大档案信息的容量保障信息的可靠性，将所有内容都体现在专项信息化系统当中，保证内部档案信息的完整与统一，促进档案管理进入信息化时代。

1.3 促进管理人员科学规划水平的提高

在机关单位档案管理工作中应用计算机信息技术能够确保机关内部相关工作人员落实严格的精细化管理工作，不断提高自身计算机技术应用能力，采用先进的技术手段将各类档案资源进行快速、准确的处理与整合，并将其加以保存，为后续档案的查阅提供方便。

2 计算机信息技术应用中面临的主要问题

2.1 档案资源真实性存在风险

自进行档案整理的过程中，档案中所保存的信息资源容易被删除，并且不会留下相关痕迹，原本的资源就会失去根据。在这种情况下，这部分资源就无法通过签发标准，一旦这样就会对这部分材料的真实性留下疑问。

2.2 档案资源保密性存在风险

在当今科技时代背景下，通过网络终端设备能够获取各种网络平台中的文件信息，更甚者多个网络终端能够接收到同一终端的文件信息，在这种情况下对于部分需进行保密的重要信息资源就会存在较大的风险，这也是技术部门重点攻克的问题。

2.3 档案资源保留性存在风险

随着计算机信息技术的普及，目前我国各地区企事业单位已经基本实现了信息化建设的普及，完成了无纸化办公的转变，而这种无纸化办公的进行需要对网络力量加以有效应用。这种信息化办公方式具有操作快捷、轻松的特点，只要通过计算机键盘的敲击操作就能获取目标资源，可这种办公方式也有一定弊端，一旦计算机系统的网络突然中断，那么就容易出现黑客及病毒的攻击问题，致使整个办公系统编程瘫痪状态，任何操作都无法进行，且会导致档案资源的丢失等。

3 如何完善档案管理中计算机信息技术的应用

3.1 转变档案管理工作观念

长期以来，我国各企事业单位收到传统档案管理工作思维的影响，不愿接受新的管理方式，无法落实新技术的引进，影响工作效率。因此，机关单位首先应冲破传统束缚，转变自身档案管理工作的基本观念，深刻认识档案管理信息化的重要意义，形成信息化建设良好氛围，坚持与时俱进，积极引进新技术与新设备，加强信息化档案管理工作科学规划，逐步提高信息化水平。

3.2 加强技术处理

档案管理人员在落实资源管理工作过程中需要对大量信息资源进行细致的分析、整合、归档与存储等，一定要确保各项资源的及时接收以及合理、规范处理，只有加强技术处理，才能够进一步提高档案资源的保护水平，同时，利用相应的科技手段进行目标信息的重组，充分发挥计算机信息技术的应用效果，对文件进行及时归档。

3.3 提高档案保存安全系数

正如我们上文所说，档案信息资源的保密性在当前计算机信息技术处理过程中存在一定风险，为了能够提高档案信息的安全性，在对档案资源信息进行记录的过程中应在密封的介质保护环境下进行，通过这种方式防止进行信息记录的时候受到外界磁场的影响而产生安全风险。同时，针对在短时间内获取的档案资源信息在存储操作时应设置信息验证，防止档案信息被人私自修改。

3.4 加强专项法规建设

在信息资源生成文本档案时，要在完成信息的归档之后才能够进行存储。为了防止档案信息丢失而对相关工作造成影响，可利用各个环节对电子档案预先进行保存，一旦信息丢失可以及时找回。各不同地区以及不同阶段，机关单位档案管理工作需标准也需要进行相应的调整，需要不断对管理措施加以调整和完善，并保证管理措施的全面落实。为了能够更加有效地确保资源的原始性与真实性，还应就档案管理工作制定专项制度体系与法律法规，提高管理制度的权威性，并对相关人员的行为加以约束，确保资源的真实性与保留性，防止恶意盗取机关内部档案信息行为的产生。