试论审计档案信息化的安全与维护

阿尤石西

四川省凉山州美姑县审计局 四川凉山州 616450

随着时代的不断发展，各行各业的工作模式都因为计算机技术的应用而发生了巨大的改变。而对于审计档案工作来说，不论是从管理模式，还是档案的形态上来说，都产生了本质上的改变。信息化管理模式的应用为档案管理者带来方便的同时，却又不得不面临一个棘手的问题，应如何维护数字档案信息安全。

1 审计档案信息化的维护

首先，从审计档案数据的储存模式上来说，由传统的纸张存储，变为如今的信息化存储。因此，在开展档案信息化维护的过程中，首先要保证所存储的数据是安全稳定，准确的。在能保证数据存储的同时，也应当能保证数据能够长时间的进行保存。目前寿命最长的数据存储载体为光盘，但是其最长的寿命也不过20-30年。因此，档案管理人员应当在数据维护的过程中定期对数据的存储情况进行检测，同时每一份文件都要设置备份，以便信息丢失时能够及时的将信息回复。对于特别珍贵的资料，则不建议只储存在光盘上，而应该既设置备份，也将其录入到能长期保存的载体中，另外拷贝至微缩胶片和纸张上[1]。

其次，当数据存储方面的需求得到保证时，审计工作者又将面临着数据安全维护的问题。新时代下的档案管理工作人员需要具备以下几项安全防护技能：

要定期清理计算机，这些文件虽然不涉及档案信息，但是其中可能隐含着木马，套取用户信息。因此，来路不明的文件坚决不要打开，定期删去，降低计算机的安全隐患。

对机密信息实施加密保护，只要曾经处理过档案信息的载体，都应当实施加密措施，对于机密文件的传输，更应当设置多重加密，建立内部数据系统的防火墙，保证系统不受到任何一种形式的破坏。

1.1 要保证数字档案信息存储的真实性

传统的纸质文件，由于文件的内容是难以篡改的，所以在数据的真实性这方面则能够很好的保证，即使数据有了篡改，也很容易在文件的表面留下痕迹。但是电子化的信息完全不具备上述特性。因为信息在整理、收集、处理、调取以及保管的各个环节中都有可能对数据的内容造成影响，另一方面由于系统更新换代时，文件存储格式的转变则隐含着数据转换处理失真的问题。

1.2 技术更新换代所带来的信息难以读取的问题要克服

审计档案管理工作的发展与计算机技术的发展应当是同步的，因此，随着时间的不断推移，审计档案的存储方式，存储格式也必须进行不断的更新才能适应最新的档案管理系统。但是目前我们面临的问题是其他档案系统与审计档案管理系统间的兼容性是相当一般的。因此，建议研发人员在进行档案系统的开发时，一定要考虑到不同系统间的数据兼容性，审计工作的开展不是独立的，而是相互协作的，尤其是与财务部门间的协作是最为密切的。故而，在进行系统研发时，需要考虑到财务管理软件与档案管理软件之间是否互通，两者能否无缝的衔接运行[2]。

建议研发人员在操作系统更新换代之时，也保留老系统，或是为新系统的升级做出一系列的过渡工作，只有这样才能保证数据在计算机技术的发展性也有着可控性和可读性的功能。

1.3 建立健全数字化档案管理工作制度

数字化档案从录入到调取涉及到多个工作环节，而一旦任何一个环节出了差错，都将影响到都数据存储的准确性。因此，管理者需要将各个环节的工作予以细化，并将工作职责体现在工作管理制度中。同时施行责任化的管理制度，保证分工明确，责任到人。档案管理工作模式的变革，涉及到的工作内容是多样的，而不是单一的，必须要建立与之相适应的制度和机制，明确改革的方向，只有这样档案信息化管理工作才能够有条不紊的开展[3]。

1.4 提升档案管理人员的工作素质以及道德素质

档案管理者工作素质的好坏，能决定着工作开展的优劣。因此，为了使信息化档案能够发挥出最大效能，管理人员应当加大对档案管理人员的培训力度，一方面要强化其计算机的操作水平，另一方面要增强其档案管理知识水平。及时的将最新的档案管理方面的政策传达给职工，使员工工作的开展能够与时俱进。不仅如此，在日常工作的开展中，应该时不时的对员工开展思想政治教育，强化其工作的责任心与保密意识的培养。只有这样才能为单位培养出一批有能力，有素质，有水平的复合型档案工作人才[4]。

2 结语

总而言之，审计工作的开展，应当严格按照以下三条原则进行：第一，保证档案信息长期存储的有效性；第二，保证档案信息的存储是安全的，不被泄露的；最后，要保证所存储的档案信息是原始真实的。事实上，随着技术的发展，这些要求都是很容易实现的。但是，信息安全将一直是档案安全维护工作中的重点。因此，在将开展审计档案管理信息化维护的过程中，应当重点对信息安全这方面的工作多加重视。