人事档案管理在人力资源管理中的重要作用

王励著

东辽县人力资源和社会保障局 吉林辽源 136600

人事档案是存储员工个人信息的单元。再通过收集、整理后储存起来，为以后的察做备用资料。人事部门必须准确选拔人才，合理安排员工的职位。人力资源管理的一个关键组成部分是人事档案的管理和运作。不可分割的是，人事档案提供的信息对人力源管理非常重要。并保持高质量的人事档案工作。

1 人事档案与人力资源管理的关系

人事档案可以提供有关人力资源管理的最基本信息。人力资源管理是通过使用现代科学方法组织、协调、培训和部署与物质资源有关的人力资源。在最合理的状态下保持人力和物力资源，同时适当地激励和监督人们的思想、心理和行为。使员工充分发挥主观能动性和创造性，充分发挥自身能力，从而使人力资源管理更加合理。最后，使公司的发展和个人能力的发展相适应。人力资源管理活动，即人力资源规划、招聘和部署、培训和发展、绩效管理、薪酬和福利管理以及劳动关系管理一体化。所以，人事档案与人力资源管理的关是分不开的，是紧密联系的。人力资源管理中信息的载体就是人事档案，人力资源在各个领域应用能使人事档案的发展越来越往走，同时人事档案的管理，又会使人力资的使用更加准确[1]。

2 人事档案在人力资源管理中的作用

（1）为企业选拔人才提供真实有效的信息。人事档案最重要的一点作用就是能够提供真实有效的信息。企业在招聘之初，可以根据人事档案，来判断它是否符合公司的需要。根据他所处的学校，他的工作经历、人生经历来判断他是否真正适合自己这个岗位。对企业来说，人事档案的作用，就是给企业提供有效的信息，人力资源部门可以根据这个档案，选拔相关的人才。然后可以根据相关的信息，来发掘他的发展潜能，进行相关的培训，促使其在专业领域取得成功，实现人与公司的双赢。（2）提高人力资源管理的水平。人事档案的管理与人力资源的管理，二者之间是相辅相成、相互促进的。人事档案中记录的人的活动对于人力资源管理来说是十分重要的，这也说明人力资源管理的相关活动，必须通过人事档案来进行。随着经济以及科技的发展，人事档案的管理也开始逐渐向着信息化的方向发展。录入人事信息是一项十分繁琐的工作，而找寻人事档案的相关信息，也是十分麻烦的，必须通过信息网络来进行，才能减缓相关的负担。人事档案的信息让企业能够清晰地了解员工本身，实现企业管理者对于整个公司的掌控。进而进行相关的操作，选拔人才进行相关的培训。这样一来，也就提升了人力资源管理的水平，实现了共同发展[2]。

3 提高人事档案在人力资源管理中的作用

3.1 切实提高人事管理人员素质

由于现代社会的发展和不断完善，旧的管理模式已经不能满足现代人力资源管理的需要。要将高素质的员工引入人事档案管理部门，加强档案管理人员对现代信息技术的培训，不能只依靠旧的档案管理措施。要使用新的管理措施，逐步实现文档管理的信息管理和自动化，更好地为整个组织服务人力资源管理和解决问题。

3.2 完善人事档案内容

从人事档案的集合中，我们可以看到每个文件中提到的材料几乎相同。如果可以增加个人数据的有效补充，并能够反映权威部门发布的个人综合能力、质量或评估数据，个人特征，能力，兴趣等信息，我们就可以通过具体的信息明确的了解职员的综合素质，因此完善人事档案内容对人事档案的有效使用具有重要影响。

3.3 加强人事档案的及时收集和识别

首先，人事档案的归档过程是一个整体，它们是相互关联的。在长期文档管理工作中，通常存在不可避免的情况，例如文件的缺失部分。因此，文件管理员应及时组织员工文件信息的上交，以确保完整的收集和准确的信息。为整个业务部门的工作顺利开展创建条件，并以此来准确的掌握每个员工的状态。其次严格对待上交的个人资料，对于不符合要求的及时给予返回，改正后再收入档案，做到人事档案管理的有序性[3]。

4 人力资源管理中人事档案管理的应用与发展

（1）完善相关的管理制度。人的个人信息是在不断发展变化的，进行人事档案的管理，及时更新人事信息，为企业的发展提供真实可靠的信息，促进企业的进步与发展。建立健全档案管理制度，不仅是针对人事档案的更新管理，而且对于工作人员本身也有着一种约束作用。这样一来，工作人员就会按照相关的要求进行工作，不会做出逾矩的事情，尽心工作，将进一步促进公司的发展。人事档案具有真实性与保密性，所以人事档案的管理与保密工作一定要做好，为企业选拔人才提供真实有效的信息。（2）建设信息管理系统。时代不断发展变化，人事档案信息逐渐从纸质转移到网络之上，实现了信息化。对于企业来说，建立信息管理系统和信息网络是十分必要的。拥有一个专属的信息网络，公司可以快捷查询到属于自己员工的相关的信息，同时信息的录入也将会十分便捷。甚至于不用建立一个专属的网络，根据现有的网络系统，将自己公司的信息网络融入其中，查阅相关的信息时，可以在全国范围内搜索，无所遗漏、无所遁形，保障信息的真实性。

5 结语

人事档案为人力资源管理提供了真实可靠的信息，促进了人才的合理配置，有助于避免人力资源需求的预测。更好地为员工提供更好的职业规划并促进有效的激励。并且内容简单且类似，这降低了人事档案的参考价值。在此问题的基础上，再提出我们可以通过提高人事档案的质量，提高人事档案的内容。提高人事档案的针对性和真实性，提高人事档案的及时性，建立健全科学的人事档案管理制度等途径来加强人事档案的作用。