大数据时代背景下的档案管理工作

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一、当前大数据时代下对档案管理工作的影响

第一，分析判断能力强，这样有助于更加便捷地对电子文件进行鉴定和索引工作。在大数据时代，电子文件的增长速度将是指数级的，这样就对电子文件的管理工作带来了新的更大的挑战。虽然当前电子文件中所蕴含的价值是巨大的，但是如果要想从海量般的电子文件中发掘出所需要的价值将比寻找纸质文件还要困难。海量般电子文件的存在，对每一份的电子文件进行逐一阅读在今天已经成为不可能了。而当今大数据技术的应用将为解决上面的问题提供有力的支持和帮助。将大数据转发器安装在一般的硬件设备上，对数据进行收集从而转变为庞大的系统化数据，应用大数据软件将为所生成的海量般数据自动构建索引，将数据整理变成可以搜索的链接，档案管理工作当前急需解决的技术就是这项技术。与此同时，大数据技术还可以实施对数据的分类和挖掘，使得档案管理工作具有很强的数据分析能力。

第二，处理技术高，将对非结构化数据的难题进行有效地解决。大数据有结构化、非结构化和半结构化三种类型。目前为止，非结构化的数据已经占据整个数据量的一多半。当前非结构化文件的增长速度惊人，档案工作者对电子文件实施有效管理已经比较困难了。从大数据技术应用下所建立的数据库来看，SQL技术不但可以完成关系数据，还能完成空间数据、数据流等非结构化数据。基于对象的存储架构，就能管理系统中十亿级别的文件数量，同时还能解决传统存储模式下元数据管理困扰的问题。大数据技术的应用，档案工作者实施非结构化电子文化的管理水平将得到有效地提升。

第三，数据存储量惊人，这样就能有效地避免数据信息的丢失。近几年，在使用档案数据库的时候，在数据库中无法增加新的档案数据的问题就时常出现。要做到对档案数据的安全存储，不能单纯地通过建大楼和盖机房的方式解决，还需要不断地优化存储设备，提升存储效率。档案管理工作和电信、通信行业相比，在数据存储问题上的难度是比较小的。当前大数据在电子计算机领域上的应用技术已经很成熟，大数据技术能存储海量数据，具有很强的实用性，大数据的应用技术对解决档案存储问题具有重要的现实意义。

二、在档案管理工作中应用大数据技术的具体方法

大数据时代的到来，对档案管理工作将产生颠覆性的影响。如果大数据技术应用得当，将对档案管理工作提升效率发展重要的作用。如何将大数据技术应用到档案管理工作中，笔者认为可以从以下几个方面着手工作。

（一）组建档案资源管理中心

大数据技术能够有效存储和处理庞大的数据，并起到良好的支持作用，档案资源的统一管理的目标就能实现。为了确保档案的安全性，就需要具备对档案资源综合管控能力，对档案资料及时、科学地实施备份。当前档案备份的形式，采用的是电子备份的方式，档案机构可以在内部建立档案备份中心，将各个档案管理机构的档案资源实现资源的共享。以严密性的论证和科学性的规划，实施起来也将难度不大。

（2）档案机构要强化培养大数据分析人才的工作力度

档案机构可以与专业性高的大数据的企业合作，以便更好地应用大数据技术。档案管理工作因为还具有一定的保密性，如果要想充分地应用大数据技术，还要做好保密工作，防止档案资料的泄露，档案管理机构就必须抓紧培养自身的大数据分析人才，这样才能有效地解决档案机构拥有大量的数据却不能对数据进行分析的窘境。

（3）积极研发大数据分析工具

档案管理工作具有其特殊性和敏感性，这就需要档案管理机构结合自身的具体业务和部门职责要求，努力研发出符合自身发展实际的大数据分析工具。

三、在档案管理工作中应用大数据技术需要注意的问题

大数据技术在档案管理工作中的应用，将促进档案管理工作效率得以提升，但是大数据技术在档案管理中的应用也存在相应的风险和隐患。第一，就是泄密问题。档案管理工作中应用大数据技术将涉及到档案信息的泄密，容易造成档案信息的丢失等问题。第二，就是预测分析上出现的错误。大数据技术的原理是以规模剧增来改变目前现状，使得我们传统的思想被打破，将工作重心放到“相关关系”上。预测分析本身会有失误的时候，应用大数据技术来对事情进行预测判断，有时对事情的决策中缺乏深思熟虑。

结 语

大数据时代的来临，对于档案管理工作来说，既是一种机遇也是一种挑战，需要档案管理人员根据社会发展的趋势，紧紧抓住大数据技术的优势，对大数据技术应用中将出现风险和挑战要严肃对待。大数据技术的日趋完善，大数据技术的应用前景是很值得人们期待的，大数据技术的应用将有助于强化对档案资源的共享和交流力度，增加档案资源的数据分析能力，使得档案信息资源中的知识宝藏将得到高效的开发和利用，充分彰显档案资源的价值作用。