档案管理数字化

2019-11-28周晓

商品与质量 2019年47期

周晓

龙口市九鼎房地产中介有限公司山东龙口 265701

随着现在科技的不断发展，全球进入信息化时代，以往的人工管理档案模式弊端逐渐暴露，信息技术的快速发展，推动着档案管理逐渐开始朝着网络化、标准化和自动化方向发展，很多工作都可以直接在网络和计算机上完成，大幅度提高了工作效率，同时也减轻了人员的工作量，但数字化档案管理有利有弊，这一点需引起档案管理人员的重视和关注。

1 档案数字化的现实意义

1.1 有利于管理效率的提升

在档案信息化管理中引入数字化管理技术，将纸质档案、录音录像档案数字化，能够实现纸质、录音录像档案管理中检索编码的自动生成。此外，档案数字化管理中，档案人员能够充分利用数字技术，将其应用到档案管理中，突破了传统档案管理模式下的时间和空间限制，在远程操作系统的协助下，即可实现档案收集、分类、管理、查阅。无论是档案管理的即时性，还是档案管理的有效性均得到大幅提升。此外，随着大数据、云计算的应用，档案数字化管理能够及时掌握馆藏档案数字资源数量及利用情况，便于档案管理者追踪管理，实现精准服务，有效提升档案管理效率[1]。

1.2 提高了档案管理质量

目前，全社会都提高了对档案资料的重视程度，在此情况下，也对档案管理模式提出更高要求。通过对档案进行数字化管理，可大幅度提高档管理工作质量。首先，数字化档案管理，能够为档案资料的精准性提供保障，从而缓解了以往管理模式下出错率高的问题，从收集到制作，都要严格按照标准和格式来进行，因此对于档案管理工作质量的提升很有帮助。其次，数字化档案管理，可大幅度提升档案的经济效益，能够在当前的互联网渠道下，实现信息的相互传递，从而为企事业工作决策提供参考和依据。最后，数字化档案管理，可将档案资料通过图片、视频的方式保存下来，之后借助现代化技术进行转换，避免了对档案资料的破坏[2]。

1.3 有利于档案资源的共享

纸质、录音录像等档案数字化管理，是建立在信息技术快速发展，且信息技术在档案管理中获得普遍应用基础之上的。档案数字化管理摒弃了传统档案管理模式及检索方式，档案管理的通用性得到有效提升。借助互联网、物联网、云平台、计算机信息技术等，数字化档案成为“无墙界档案”，档案文件以电子信息的形式在互联网中实现无障碍传输，异地调阅成为现实，档案库也从先前的实体保管逐渐变成了提供更为便捷的信息控制服务中心，档案利用空间进一步拓展，实现了档案信息资源共享。

2 增强档案数字化管理工作的相关建议

2.1 及时建立和更新相关标准

档案管理的数字化的实现需要多方的相互努力与配合，这就要求档案室、档案管理主管部门以及档案馆三方共同努力。如果仅仅靠一个部门的努力很难完成这一任务。因此想要真正地实现档案管理的数字化，首先需要查看信息资源，看其是否处在资源共享状态，只有达到共享状态才可以进行后续工作。其次还要保证每个阶级的档案管理主管部门做好相应的工作，及时制定出档案管理的标准规范，一旦企业的相关标准不符合现阶段的发展状况，就要及时进行相关标准的更新。与此同时还需要大力推动档案数字化管理工作的有效实施与开展，当数字化档案管理工作有序开展之后，为了保证档案管理工作的规范性，还需要建立档案工作标准化体系。数字化档案管理工作长期且复杂的，只有做好各方面的管理工作，并与实际情况相结合，才可以实现档案管理与时代以及信息技术的同步发展[3]。

2.2 做好档案鉴定工作

在档案鉴定工作中，首先应该完成对档案资料的筛选工作，挑选出具有长期性与永久性保存价值的档案资料，然后针对这类资料进行数字化管理。针对相关的档案部门而言，一定要将现有的档案鉴定工作进行全面落实，对价值较好并且利用频率比较高的档案优先进行数字化管理工作，通过这种方式才能有效提升档案数字化建设工作的经济效益。另外，应该做好数字化建设成本与开发使用收益之间的对比工作，通过对档案资料的有效鉴定，可以明确不同档案的性质，分析其是否需要进行数字化管理，将不同重要程度之间的档案进行明确划分，然后结合实际情况按照程序逐步开展。

2.3 数字化采集的实现

在云时代背景之下，应该积极的关注档案数字化管理模式的运用，针对于云端存储档案文件而言，可以及时的借助于档案资料转换的方式，将原有的文字信息转变为数字形式，使其可以在电脑上进行存储，这个目标的实现离不开数字化信息的采集过程。在具体采集的时候，应该积极的关注数字化手段的采取，避免出现盲目操作的问题，需要注意的问题是采集的过程必须要借助于数字化的设备，若是档案信息中涉及到纸质文件以及照片等事物，可以适当的借助于扫描仪进行扫描实现信息的传输，这样便可以轻松地将文字信息转变为数字化信息进行系统化的保存。除了上述的信息采集方式外，还可以适当的运用数码相机和摄像机等多种多样的设备进行相关信息的保存和处理，即便是整个过程需要依靠着专用的设备完成操作，但是合理的运用互联网技术，能够彰显出直接性，同时也能充分的显现出云时代对档案信息化管理起到的重要影响。