生态环境监测档案的规范化、标准化探讨

于亚弘

山东省烟台生态环境监测中心 山东烟台 264010

生态环境监测档案主要是对生态环境的监测结果进行记录，并且档案资料在生态环境的研究、管理以及数据积累等方面均具有非常重要的参考价值。因此，提高对生态环境监测档案工作的规范化与标准化管理，建立全面的管理方案，对促进本地区经济及环境的可持续发展具有重要意义[1]。

1 生态环境监测档案的规范化与标准化开展的必要性分析

环境监测档案能够对生态环境的监测情况进行记录，这些记录对于国民经济建设，环境的科学性发展等具有非常重要的作用，同时也能够为相关研究提供科学的依据。在不同的时期国家在生态环境监测上会对监测的数据、环境状况的数据以及相关的技术信息等进行记录，档案能够实现各种环境的再现，也能够反映当时的社会发展水平。同时，环境监测档案能够对当时工作人员的学术思想，工作成果，对于环境的认知，在环境保护与治理方面的动态过程等都是有所体现的。在这些档案内容中有成功经验也有失败的教训，但是这些内容仍然是其他的科研方式无法获取的重要成果。监测档案中所记载的数据能够为政府经济发展方向的制定、环境部门环境保护计划的制定、生态保护技术、生态环境研究等提供可些许的依据。可见，生态环境监测档案在环境监测与保护中具有非常重要的作用。而环境监测档案也具有一定的科技价值。主要体现在：在不同的阶段内对于研究对象与内容也是不同的，形式和名称的技术成果资料信息也是不同的。也就是在不同的历史时期下，各类环境质量的评价报告、环境质量的管理手册以及环境质量的分析报告等都是不同的。而且随着社会发展水平的不断提升，环境监测档案的建设必须向着规范化与标准化的方向发展，而这也是人们开始认识环境、保护环境、治理环境与保护生态的一个动态性的发展过程[2]。

2 生态环境监测档案规范化与标准化管理的策略

2.1 提高档案管理人员的管理意识

在信息化时代，计算机技术在生态环境监测档案管理中发挥了非常重要的作用，其也是建立生态环境监测档案规范化与标准化管理的基础，具有非常重要的地位。因此，相关的档案管理人员必须要对自身的理念进行更新，利用好网络技术，实现各部门档案的资源共享，对档案进行统一的、科学的规范与管理。并从数据信息的录入统计、选购管理软件等方面对其进行规范，确保当前信息在数据的接受与检索工作中都可以高效地利用网络系统。此外，利用计算机技术开展监测档案的规范化与标准化建设，必须以立卷归档为基础，实现档案的现代化管理，制定科学的业务标准。在具体的工作过程中，相关的管理人员必须要利用好现代科学技术手段，树立档案服务的意识，结合自身现有的知识水平和现代设备操作技能，为档案信息的利用与检索等提供新的力量。

2.2 实施严格的公文制发管理

档案是由公文转化而来的，而公文的制发在公文管理中又具有非常重要的地位，所以严格实施公文制发管理，对促进生态环境监测档案的规范化与标准化管理将具有非常重要的意义。具体应该从以下几个方面进行：

首先，必须要保证公文用纸的质量，幅面与尺寸规格要进行统一地规范，必须要与国家的相关规定相符合，并且在排版上要标记为横排横写，左侧装订。其次，公文格式的拟定与文中的使用必须要规范，严格在行文当中出现不规范的用字现象，也不可以滥用简称，避免为后期的检索与现代化技术手段的实施造成阻碍。再次，公文的字迹必须要清晰，比如各种批注、报表、记录、草拟公文等都不能随便使用质量不过关的纸张、墨水或者笔种，这样更加有利于日后的长期使用与保存。最后，对公文进行认真地检查，主要检查的内容是问题的标题准确与否，公文的审批权限、履行签发的手续、主动单位与抄送单位的准确性、落款日期与公文是否一致等等。

2.3 实施以“自我”为主的立卷归档原则

生态环境监测档案的规范化与标准化管理，必须要实施以“自我”为主的立卷归档。在具体的管理过程中必须要以案件检索便捷化、案卷的完整性、档案利用价值最大化为主要原则，而这些都可以在实施以“自我”为主的立卷归档上实现。如果实施该原则，就必须要求立档文件为本单位的文件，并在工作过程中要解决好以下几个问题：

首先，该原则的实施必须要分清主次，要把握重点，对全宗的入口关进行全面地掌握，这样才能够避免在档案归档过程中出现混乱或者文件丢失等现象。特别是在立卷当中，要将具有内在联系或者同类性质的文件材料放在一个卷内，以保证同一个问题的完整性。

其次，要明确立卷归档的重点，并进行具体问题具体分析，对资料与文件进行科学地区分，这样能够对档案管理中的冗杂信息进行剔除，减少档案的重复性，提高档案的利用效率。

最后，提升文件立卷归档的时效性。在当前的文件任务结束之后就可以进行归档立卷，反之没有完成的则不能够立卷归档。

2.4 强化软硬件管理

环境部门要加强在软硬件方面的投入力度，利用现代化的档案设备，比如说在档案的库房内使用具有除湿作用的设备，高效灭火的设备等。设置专柜进行查找，并对相应的检索工具进行完善，实现科学管理。此外，生态环境监测档案的规范化与标准化管理，必须要由领导人员进行统一地规划与负责，并对档案工作进行总体地规范，督促档案管理工作的顺利完成。同时，要求档案管理人员必须要对业务活动进行仔细地了解，统一立卷各科室的业务档案[3]。

3 结语

综上所述，生态环境监测档案的规范化与标准化管理，是生态环境保护部门的重要工作内容。尤其是近年来社会对生态环境保护工作的逐渐重视，生态保护工作的建设进程也不断地推进，而且档案管理工作也受到了一定的干预。因此，本文对生态环境监测档案的规范化与标准化管理的策略进行了具体探究，希望能够为生态环境监测工作的开展提供更加科学、合理的建议。