房地产档案管理与利用问题研究

2019-11-28张成张猛

商品与质量 2019年19期

张成张猛

呼伦贝尔呼伦湖生态环境保护与开发投资有限责任公司内蒙古呼伦贝尔 021000

在我国建筑行业中，房地产行业是基础性产业之一，在房地产业发展过程中，房地产档案管理工作是非常重要的，它是房地产业务的真实记录，其能够在房地产争议纠纷中进行直接参与，能够对国家、集体、个人的房屋所有权益进行保护，它是房管部的核心工作之一。因此，怎样使房地产档案管理工作更加优化，使其能够为区域经济发展提供最佳的服务，使社会需求得到满足，将便捷的服务向群众进行提供，使房地产档案管理水平不断提升，成为当前一项重要课题。

1 房地产档案的具体利用价值

房地产档案实际就是房地产行业中各项信息内容的综合体现，其中包括了房屋的具体应用情况，以及在实际应用过程中发生的变动。房地产档案针对房地产建设来说，就是大量信息内容的集合。工作人员在具体工作过程中，可以利用房地产档案，找到房地产的各项信息，从而使信息的利用效率能够得到进一步提高。通过对房地产档案的合理应用，能够合理体现房地产行业中各种交易买卖活动和信息，从而促进整个房地产行业的发展。

2 房地产档案管理的问题分析

2.1 抗风险能力低下

房地产档案的重要性不言而喻，但在现阶段的产权档案管理中，抗风险能力不足，根本无法有效应对各种风险，受经济因素的影响较大。尽管房地产管理部门也采取了一些基本的档案保护措施，但在受到不可抗力灾害影响时，房地产档案自身存在的抗风险能力不足的问题就充分显现出来。比如说，由各种因素引起的地震或火灾问题，对房地产档案管理造成严重影响。

2.2 管理体制与发展需求不相符

首先，房地产管理机构分设，大多数省市的房地产管理机构都是由住建部门和国土部门分别管理的，前者主要对“房”进行管理，后者重点对“地”进行管理，这和土地与房地产的紧密相连关系是不符合的。其次，房地产行业管理混乱，政府、事业、企业之间分不清，房地产交易登记管理业务人员大多是社会招聘人员，其主要以行政事业收费来维持其发展，这种情况对房地产市场发展有一定的影响。再次，房管部门职能分属多部门，因为房地产开发、产权登记、交易以及物业管理等工作的管理，是由住建局下设部门来完成的，不同部门之间的业务衔接不畅，使得问题频发。最后，房屋管理体现与市场发展不相符，房地产市场改革前，其建设、登记、维修等工作都是主管部门或建设单位来负责的，就算是上市交易后，其管理也没有进行变革，使得问题不断发生[1]。

2.3 房地产档案形式单一

一般来说，对于完整的房地产档案来说，除了包含文字或图表注释外，还要含有房地产照片以及音频视频资料。但随着时代的不断发展，已有的资料难以满足社会管理与人们需求，房地产档案管理还有一定的特殊性，倘若内容载体受损，就会带来巨大的损失。所以，在进行房地产管理时，务必要安排专人对特殊的档案材料进行管理，同时，还要构建完善的房地产管理制度，强化制度管理，提高房地产档案的管理水平。

3 提高房地产档案管理与利用的策略

3.1 合理利用信息化技术

房地产档案建设过程中，应当合理应用信息化技术，加快档案建设步伐。在社会信息化和经济全球化背景下，对于房地产档案的管理来说，数字化变得更加重要。在房地产方案信息内容应用过程中，通过各种不同途径，完成对信息内容的传递，使各项信息内容的传递和分享都变得更加便捷。同时，对网络加密技术进行应用，实现对档案中各项信息内容的存储与整理，从而提高信息内容的安全性。此外，还要确保房地产档案信息内容的共享性和时效性，实现对房地产档案的科学管理，从而促进房地产行业的健康发展。在适当引入计算机技术后，能够使档案信息内容的搜集、整理效率得到进一步提高，并且使信息的时效性得到保障，通过对这种现代化技术的应用，使房地产档案管理能力得到进一步提升，满足相关工作人员工作的连续性，确保各项工作的开展都不会出现任何问题。

3.2 提高产权档案的抗风险能力

对于房地产产权档案而言，必须将抗风险意识提升到国家战略层面，比如说，国家为有效加强对金融以及股市风险的管控，采取了诸多办法，也取得了显著成效，那么产权档案管理也可以从中学习和借鉴，在股市交易中，所有客户交易资料均实行异地备份的方法，用于防范不可抗力风险。对于产权档案而言，多是以纸质材料的形式存在，但在计算机技术广泛普及的今天，电子档案的出现为档案备份以及异地存储创造了可能。电子档案管理工作较为繁杂，既要对库存档案进行电子化处理，同时对于新入库的档案资料，也要进行电子化处理，需要提供大量的人力和物力资源支持，这也就意味着必须要获得政府的支持。

3.3 提升管理人员的专业素质

在传统的学籍档案管理中，相关工作人员的工作内容重复性较强，而且不需要管理人员具备较高的专业技能。但是在数字化学籍档案管理中，因为涉及到操作和维护计算机的软硬件设施，所以要求管理人员要具备较高的专业素质。在当下这种高度信息化的时代，越来越多的高校陆续创办了档案管理的专业。各个高校在引进相关专业人才时，还应关注对计算机专业人才和数字化档案管理人才的引进，以此来提升学籍档案管理的专业水平。与此同时，可以利用培训等方式对原有的学籍档案管理人员进行针对性培训，提升原有管理人员的信息技术专业水平。在进行数字化档案管理时，难免会遇到软件系统或者硬件设备出现问题，为了解决这样的问题，应定期为管理人员开展日常维护方面的培训，确保相关管理人员能够有效解决在日常管理工作中出现的问题[2-3]。