建筑企业工程资料规范管理的对策

周雯雯

（山东山大华特科技股份有限公司，山东 济南 250000）

1 深入分析建筑企业工程资料管理工作的现状

现阶段，建筑工程各类资料对实际施工具有指导意义，因此，对工程资料的管理应当给予足够的重视，通过深入分析，建筑企业工程资料管理存在诸多问题，主要的影响因素是档案管理资源不足和管理水平低下，以下几个方面的工程资料管理问题最为常见。

1.1 各级领导对工程资料管理重视度不足

在企业经营过程中，企业的各级领导的工作重心是提高企业经济效益上，从表面看，工程资料管理不能为企业带来直接经济效益，因此，企业各级领导对工程资料管理重视度不足，工程资料管理人员体会不到档案管理的价值，使得工程资料管理不够严谨，造成资料缺失，难以查验现象，严重影响建筑企业资料管理工作的有效开展。

1.2 工程资料管理人员专业化程度低

大部分建筑企业的工程资料管理员通常身兼多职，且不是档案管理专业出身，还有部分企业只是在资料汇总过程中临时调配人员协助档案整理，在档案归整过程中也只是简单的交代，没有系统培训，使得资料管理员主动意识和专业技能达不到资料管理的要求，更没有全程管理资料的理念，导致工程资料归档分类不合理。

1.3 工程资料管理技术落后

随着网络通信技术和计算机技术的发展，无纸化办公得到更好的推广应用，对大部分工程资料均采用计算机进行管理，但是，企业相关人员对资料信息化处理技术掌握不到位，导致工程资料信息管理依就混乱，给查阅和利用历史资料相关信息带来困难，因此，相关人员只能靠翻阅原始资料查找，而这样查找历史资料造成工作效率低，信息不完整等现象。

1.4 资料管理的规范化程度不够

为进一步完善和规范建筑工程资料管理，我国《招投标法》在第二十六条明确提出“开标过程应当记录，并存档备查”。现阶段，我国并未出台统一的资料管理的规范和法律法规，造成工程资料管理不受企业重视，管理方法跟不上企业发展的步伐，随意性较大，导致在施工过程中资料收集、整理、归档等管理工作不到位。

2 建筑企业工程资料规范管理的对策

2.1 提高工程资料管理员综合技能

工程资料科学合理的管理需要具备专业档案管理技能的人才参与和企业领导的重视，请专职人员，将资料管理列入部门日常工作中，定期对资料进行归类、整理、检查与监督。部门领导还应当对资料管理人员定期培训，增强业务技能，同时让他们知识工程资料管理的重要性，重视资料的收集、整理、收藏、利用，以认真负责的态度将建筑档案管理工作做到位。企业的资料档案管理人员岗前培训十分必要，首先可以了解资料管理人员的岗位职责，同时增长业务知识，明确建筑工程资料收集的重要环节及资料信息内容。

2.2 注重收集和管理

工程资料管理首先是收集到可管理的资料，因此，相关业务经办人应当及时收集、保存招标过程中所涉及到的相关文件，并将这此文件有序存档，定期对文件进行梳理检查，筛选出具有保存价值的文件资料移交到工程资料管理处；其次，工程资料管理员应当主动与业务部门沟通与协作，掌握工程资料使用状态，定期进行综合检查，重视工程资料的立卷、归档、保管和销毁等环节，保证工程资料存放有序，便于查阅。

2.3 实现工程资料形成规范化管理模式

工程资料管理质量的提高，首先需要建立健全资料档案管理工作制度，划分各岗们的职责权限，责任到人，以保证资料归档有合理有序，立卷有标准，借阅按相关规定执行。例如：各建筑企业应当依据自己的业务特点，被使用后的工程资料应当工程项目经办人进行再次收集、梳理、归档后交由工程资料管理人员集中管理；全职的工程资料管理员应当遵守相关规定，担负起维护工程资料完整性、准确性与安全的责任；工程项目经办人应当保证资料移交时的完整性、准确性，资料整理符合相关规范要求；工程资料管理人员在接收经办人的招标文件时应当核对资料份数，及时登记，确认资料信息后及时进行档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作，并在文件装订首页附上案卷封面和卷内目录，方便查阅；工程资料被借阅时应当遵照借阅制度，在借阅、查阅过程中做好登记、签收、注销等工作，必须明确借阅的档案不许拆卷、抽页、涂改、转借，应按期归还，防止丢失；当企业在推行工程资料以数字信息方式存储在计算机中时，纸质工程资料作为电子资料的备份依然需要认真保管。

2.4 保证资料真实性和可靠性

加强工程资料规范化管理还应该保证工程资料的真实性和可靠性。工程资料对于工程质量的监督管理来说是至关重要的，要保证工程资料的管理符合要求，严格的按照相关要求开展工作，要求其能真实的反映出工程施工的具体情况。同时还要明确工作人员的法律责任，要求在资料文件上要有相关负责人的签名，对于需要修改的数据来说，应该及时的对其进行修改。

3 结语

综上所述，作为建筑企业工程资料管理员，首先应当重事自己的工作，同时宣导建筑工程项目资料的重要性，提高各级人员对建筑工程资料的管理的重视度，确保各相关单位均能提供完整、准确的档案。其次，工程资料管理人员应当以高度的责任心对待这份工作，将收集到的资料及时归档、总结，创新保管模式，使建筑工程资料调阅更方便，最终形成规范化工程资料档案管理模式。