浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

2019-11-28刘智慧

商品与质量 2019年44期

刘智慧

山东菏建建筑集团有限公司山东菏泽 274000

建筑工程建设施工需要经历较长的周期，在施工的过程中做好档案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的档案信息相对来说比较复杂，因此，在管理的过程中容易产生差错。管理人员就需要对其中的问题进行分析，提高综合管理质量，为建筑企业的长远发展提供保障。

1 现阶段建筑工程资料管理工作中存在阻碍其发展的问题

1.1 施工档案整理缺乏时效性

建筑工程项目需要整理的资料比较多，同时工程资料需要记录和保留的信息资源也比较广，如果不能及时将前期设计图纸资料、施工过程中当天的施工技术资料等进行记录，就会造成资料的缺失、混淆，因此施工档案整理工作缺乏时效性[1]。

1.2 资料管理制度存在疏漏问题

建筑工程资料管理制度是在建设过程中约束资料管理人员进行精准记录、真实反映的保障，更是考核管理人员对自身工作职责是否明确的标准。现阶段大部分施工企业都没有建立完善的资料管理制度和监督部门，在实际运用过程中缺乏具体执行力度，导致实践效果不理想。同时资料管理制度存在疏漏问题也表明了管理人员缺乏管理意识、不能明确自身工作岗位的重要性，严重影响建筑工程施工建设工作的顺利进行。

1.3 记录工程资料丧失后期利用价值

大部分建筑企业没有意识到建筑工程资料管理的实践作用，完全借鉴或独创不完善的资料管理条例，导致不能精准收集、记录、整理工程资料，同时资料员因资料整理不及时导致资料存在疏漏或错误，失去工程资料的真实性、准确性、完整性，进而丧失了后期继续使用或参考的利用价值。例如：质量检查及验收工作中资料报告存在错误，就容易导致后期出现质量事故，追究原因时填写的资料报告都是最有力的证据[2]。

2 解决建筑工程档案资料管理中存在问题的具体策略

2.1 设计、编订、实行完整的档案管理制度方案

要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员组织能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。

2.2 构建一支高素质高水平的档案管理团队

构建一支高素质高水平的档案管理人员组织的前提是施工企业必须要在项目施工前对管理人员进行相关实用性理论知识和实践技能培训，尤其是计算机财务软件、办公报表等软件的实操能力。同时希望软件开发企业能早日研发出一体化的网络资料管理软件，得以实现快速传递资料信息、提高填写资料的真实性和精准性、更好的储存和保留工程资料。在网络软件尚未研发运用之前，企业高层决策者必须要加强资料管理人员的队伍建设工作，为网络软件运用做好前期人员预备工作，保证不会因为人为因素导致出现资料保管不当、记录错误问题[3]。

2.3 强化和各方沟通交流，做好组织协调工作

保证工程技术资料的完整性、真实性、精准性的前提就是施工企业在项目施工前就需要加大和企业外部的第三方监管人员、小区业主、设计师等相关人员的沟通交流，合理完成组织协调工作。同时企业高层决策者要在企业内部明确告知各部门要一致配合管理部门的工作，提高资源管理人员收集和整理工作的效率。同时项目施工管理人员要结合实际施工流程和施工环节合理安排施工人员，并记录好施工环节或施工内容提前或延后的原因，以免出现记录工程资料与实际施工情况不统一，造成工程资料填写错误。

2.4 档案整合分类归档，完整保留工程资料

大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料[4]。

2.5 改善及优化设备条件，妥善保管技术资料

档案室空气环境、档案储存设备、防霉防潮工具性能等等都会直接影响工程资料的保存效果，档案室是否有具备完善的借阅、归还制度也是影响工程资料保管工作的主要原因之一。例如：一间比较阴暗潮湿的储藏室长时间就会导致工程资料档案发霉、发污、落灰现象发生。为了杜绝上述事故的发生几率，企业决策者就必须要加大档案室设备、环境的管理力度，加大对档案室资金扶持力度，重视档案室相关设备的采购，提高技术资料的储存管理效果[5]。