高校仪器设备全生命周期管理平台的建设与实践

王文君, 胡美琴, 刘淑云， 刘洪颜

(山东大学 资产与实验室管理部，济南 250100)

0 引 言

仪器设备是教学科研工作顺利开展的重要保障和必要条件，也是资产管理中数量最多、情况最复杂的资产之一。随着国家信息化发展战略的组织实施和高校“双一流”建设的深入推进，高校仪器设备的种类、数量和质量均有所提高，仪器设备资产的快速增长，对仪器设备的管理提出了更高的要求[1-2]。近年来，在云计算、虚拟化和大数据等新技术不断涌现的大背景下，现行仪器设备管理手段和方式已无法充分发挥仪器设备资源在“双一流”建设中的支撑效能。

为进一步提升仪器设备信息化管理水平，统一资源，优化配置，精化管理，规范处置，以适应新形势下仪器设备管理工作的需求，应借助“互联网+”技术和移动终端技术加强对仪器设备业务流程的全生命周期管理。这不仅为管理层的分析决策和宏观管控提供规范化、系统化和实时动态化的技术支持，还对有效提高设备管理者的工作效率和管理水平，充分发挥仪器设备资源的综合效益具有重要的现实意义。

1 平台建设背景及目标

高校固定资产具有种类多、数量大、应用广且分布散的特点，其高效管理存在困难。仪器设备在整个管理周期的各个环节产生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同部门，虽然各部门都有自己的管理流程和管理工具，但由于部门间缺乏高效的信息互联、互通渠道，“信息孤岛”现象严重，导致信息获取和上报过程繁琐，效率低下[6-8]。此外，随着“211工程”和“985工程”的有效实施，以及“双一流”建设的不断推进，高校仪器设备进入了快速增长期。截至2017年底，我校仪器设备总量达22万余台件，总价值超30亿元，较2016年数量增加 1万余台件，同比增长5.43%，价值增加 2.12 亿元，同比增长10.71%。面对学校仪器设备巨大存量和快速增量，传统的仪器设备管理模式已无法满足高校事业发展的要求[3-5]。

2017年，学校以全生命周期视角重新审视、梳理设备管理业务，将其核心业务归纳为18大类(见表1)，围绕核心业务，以满足仪器设备全流程业务工作需求为路标，充分考虑用户体验，在采用统一身份认证管理的基础上重新改造了现行设备管理系统，旨在借助信息化手段，打破原有的资源壁垒，有效对接相关部门业务信息系统，构建“一站式”仪器设备线上全生命周期管理平台，实现数据互通共享和仪器设备管理业务的网络化、平台化、智能化，全面提升设备管理水平和效率，为教学科研和行政管理等各项工作提供坚实的保障。

表1 仪器设备全生命周期管理核心业务汇总表

2 平台的建设及实践

2.1 加强制度建设，为全生命周期管理保驾护航

规章制度是实现工作规范化、权责明晰化和管理科学化的基础[13-14]。仪器设备管理服务信息系统重塑了设备管理各业务流程，调整了审核、审批权限以及固定资产建账标准，衔接了招标办、财务部、信息办等部门子系统关联业务。系统开发过程中通过多次与相关业务部门召开协调会议，沟通设备管理全生命周期业务流程在政策和操作上的变化点，明确统一管理标准，并由此在深入贯彻和严格落实国家相关各项规章制度基础上，对设备管理上下游相关制度文件进行了修订，通过一系列制度建设相关工作的推进和实施来保障仪器设备全生命周期管理的顺利、高效运行。

2.2 协同共建，提升整体管理效益

仪器设备全生命周期管理平台建设是个系统工程，需要学校各部门统一认识、高效合作。这就要从全局视角出发，以理念一致、功能协调、结构统一、资源共享、接口标准化等系统论的方法，对系统涉及的各部门业务的各层次、各要素进行统筹考虑[9-10]。由此，资产主管部门需要与人事部、信息化工作办公室、财务部、档案馆、图书馆等多个部门协同合作，实现部门间和要素间的良性互动。部门间相互协调的程度决定着仪器设备管理的水平和效果，通过有效衔接各部门子系统，建立起多维度、统一管理的信息平台，打破“信息孤岛”，才能真正实现信息共享[11-12]。要素间协同主要包括信息协同和人员协同，信息协同是将人员信息、设备信息、房屋信息与仪器设备业务流程进行有机整合，通过业务操作带动信息进入、流转和共享，提升系统整体执行力；人员协同需要领用人和各层管理员共同参与、通力合作，对仪器设备的基本信息和变动信息进行及时维护、更新，以确保系统信息的有效性和完整性。

2.3 流程再造，打造特色服务平台

为深入贯彻落实“放管服”精神，学校以用户需求作为系统研发路标，聚焦问题，再造流程，基于仪器设备全生命周期业务设计了资产管理服务信息系统功能框架(见图1)，构建了电脑端网页系统与手机端微信公众号“资采通”实时联动的仪器设备管理共享平台，实现了端到端、优质、快捷和有效管理。系统将设备管理全生命周期所涉及的各业务链打通，通过数据信息互联共享机制，避免信息重复填报，节省人力；并借助电子签名和签章形式，实现无纸化，节省物资。此外，学校结合“双一流”建设发展需求还对系统进行了个性化设计，将大仪评价、档案管理、数据上报和超期预警等模块嵌入其中，使系统功能不仅能够满足教育部、财政部等上级部门对数据上报的要求，还符合学校新时期教育事业发展的需要。

图1 资产管理服务信息系统功能框架图

2.4 构筑管理文化，提升工作人员业务能力

信息化为高水平、高效率的设备管理提供了条件和保障，同时对设备管理人员的服务质量和水平提出了更高的要求。高效率的设备管理不仅仅是借助高新技术手段升级硬件，而应以营造与培养与仪器设备全生命周期管理相应的管理文化为基础，在部门中形成自觉地流程管理意识。设备管理文化是设备管理精神风貌的集中反映，具有目标导向、软约束功能、凝聚功能和激励功能，是对设备进行有效管理，以保证其高效运作的必然要求[15-16]。随着“双一流”建设的不断深入和资产管理服务信息系统的逐步推进，校资产与实验室管理部通过创建“教工先锋号”，建设以“改作风，顺机制，促服务”为理念的服务文化。将人性因素和理性因素纳入现代化运作和管控体系，突出“以人为本”的思想，重视工作人员需要，摒弃陈旧的管理思维定式，拓展新的管理风格，借助岗位设计、绩效考评等措施激励工作人员积极性和服务自觉性，并将此融入日常工作，以保持工作人员活力；同时通过加强工作人员知识培训，培育良好的外部关系，形成组织内部融合的工作环境以及部门间的良好合作，全面提升工作人员业务技能和有效沟通能力。

3 平台建成效益

3.1 推动管理体制机制创新

全生命周期视域下的资产信息化管理模式的推行和落实需要与之配备的管理制度保驾护航。新形势下，借着平台建设的东风，学校结合“放管服”要求，修订并完善“山东大学国有资产管理办法”“山东大学大型仪器设备使用效益考评与激励暂行办法”“山东大学仪器设备管理办法”等一系列设备管理相关制度，建立了新时期设备管理体制机制。同时，充分利用“互联网+”和移动互联技术，最大限度的简化优化了办事流程，实现了“网络化、无纸化、不排队、不跑路”的管理方式和“管理随身，服务同行”的服务模式，使推送至主管部门的业务可随时随地完成审批或审核，有效提高了办事效率。校资产管理服务信息系统上线后，2018年上半年设备家具建账数量合计9 774台件，比2017年同比增长66.68%；建账金额合计1.30亿元，比2017年同比增长55.27%。

3.2 形成“一体化”管理服务体系

学校由一校三地八校区组成，各校区运作模式差异大，资产类别多。全生命周期资产管理服务信息系统的建立打通了校区和部门间的业务渠道，打破了信息壁垒，解决了信息碎片化、应用条块化和服务割裂化等问题，构建了设备、公房、责任人“三位一体”的资产信息共享平台，实现了一校三地国有资产“一体化”的管理和服务；建立了资产盘点自查机制，通过对仪器设备全流程业务数据的实时采集和动态整合，摆脱了传统繁琐和费时费力的资产清查工作；完善了信息共享机制，通过业务数据共享，使设备购置、建账、报销、维修、报废等各环节深入耦合，方便申请人实时了解各审批节点处理结果，实现设备管理业务程序的公开、透明、可追溯；建立了资产大数据中心，加强了资产数据的交互共享、处理分析和特种设备的监测能力，为学校决策提供技术支撑和数据保障，有效推进了学校资产管理现代化。

3.3 提高仪器设备数据信息精准度

仪器设备全生命周期平台从源头把控，借助统一身份认证，通过实名制账目整理功能，将全校在账设备资产分配到每一位教职工名下，由个人根据名下设备实际情况即时变更设备存放地信息，随时提交领用人变更、调拨或报废等业务申请来调整设备资产状态，有效避免了因传统层级申报或签字延误造成的资产现状不明，交接管理不及时等现象，保障了数据精准度，提高了设备管理效率，同时促使“人人管资产，资产时时管”良好氛围的形成。此外，平台通过资产财务对账功能，与财务预约系统联动，随着设备信息建账自动发起财务预约，报销完成设备自动入库，保证了固定资产账和财务账的一致性，有效提高了数据准确度。

3.4 助力资产合理配置和精细管理

大型仪器设备全生命周期管理平台还深度对接了房屋、土地、图书、文物及陈列品等系统，通过互联共享和大数据分析，实现了教育部、财政部、科技部等上级部门要求的各类报表即时生成和一键上报；构建了溯源机制，实现了操作记录追溯功能，辅助管理者及时发现和解决问题；设计了特种设备超期预警功能，可对在账特种设备状态进行自动监测，对逾期未检特种设备提醒领用人核检，确保特种设备安全运行，防止和减少事故发生；定制了大仪评价功能，融入了学校和教育部两种考核标准，实现了评分结果自动生成、大仪使用效益数据自动分析及效益结果多元化查询，为实验技术人员职务职称考核和实验室先进评选等提供了可靠的数据支撑；设计在建项目功能模块，创新了自研自制仪器设备管理,简化并优化了报销程序,定制了大仪档案管理模块，借助系统自动判定机制，将大仪设备从购置至报废业务中所产生的所有电子档案进行自动归类存档，并可供相关业务部门随时调阅、即时共享。

4 结 语

仪器设备全生命周期管理平台建设是一项系统工程，需要在实践中不断的优化和完善。山东大学仪器设备全生命周期管理平台通过分类、分层数据库存储体系的交互运作，实现了仪器设备全生命周期过程的智能化、动态实时跟踪和集中监控管理，有效提升了仪器设备管理工作的质量和效率。随着高等教育事业的稳步发展和“双一流”建设的深入推进，仪器设备管理工作还将不断通过对上问策、对标学习和对下调研，进行持续的探索和优化，更好地为教学、科研和行政服务，努力形成支撑世界一流大学的仪器设备管理工作新格局。