论数字化对档案利用工作的重要意义

文/阿拉尔市档案馆 崔莉

一、数字化对档案利用工作有十分重要的意义

计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用强烈地冲击着社会的各个领域，改变着人们的工作方式、学习方式及至生活方式。满足信息时代档案利用的需求也有着与时俱进的各种变化，这种变化主要体现在以下几个方面：一是利用档案的意识有了显著的加强，利用档案的领域越来越普遍。二是对档案利用的时间值开始有了更为高效的要求，要求尽最大做到迅速、及时、准确。三是对档案利用的便捷性开始有了更高的期待，希望能通过网络快捷进行自动检索、编目、统计等一系列繁琐的程序。面对利用者在信息时代和数字时代的使用需求，传统的纸质文件管理模式已经不能够全盘适用于多元化的当今社会，档案工作必须尽快做到吐故纳新，改变原始的检索方式和提供利用的手段。数字化的引入不但能够提高档案工作效率和工作质量，而且对于实现档案工作科学性和规范性也发挥着巨大的功效。

二、档案数字化对于档案利用工作的积极影响

档案价值的实现必须基于主体需要的被满足，即被保管存放的档案必须要被社会公众充分利用，并在提供利用服务的同时满足公众的需要，这就是档案的价值之所在。对于传统载体的档案来说，档案数字化是提供高效利用服务的基本手段。档案数字化以后，直接将传统载体档案转变成数字信息，检索手段从传统的手工查询转变为计算机查询。计算机强大的搜索能力使得档案信息检索变得方便、高效和快捷，同时可以避免手动查询中出现的不准确、不完整等诸多问题。唐某是我市高级中学的教师，在晋升教师序列的中级职称时，她提供不出当时在原单位任职时完整的初级职称的任职资格文件，从而没有资格申报中级职称。为此，她去过许多部门都没能够解决问题，后来到我市档案馆找到了当年晋升初级职称的任职资格文件原件，使其顺利办理了中级职称的申报。该教师感慨地说：“档案真的太重要了！及时、准确的帮助我解决了晋升职称的问题。”档案数字化打破了时间、地域等的限制，实现了档案信息资源的及时利用与共享。可见，对于传统载体档案来说，只有通过数字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服务，让档案发挥更大的社会价值，从而创造更多的效益。

数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”。档案数字化突破了传统档案提供利用中时间和空间的限制，即不论何时不论何地，拥有查档权限的档案用户都可以通过互联网访问所需档案资料，在档案利用方式上有了质的飞跃。档案数字化以后，阅读方式从传统的提供原件以及复印件的方式转变为可以即时阅读原文信息的方式，避免了传统档案利用服务中由于档案实体多次辗转所造成的劳动力大量浪费的现象，使得利用服务更加灵活和高效。

档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。如：数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。因此档案数字化是保护档案原件的有效措施。档案是国家和社会的宝贵财富，一旦丢失或者遭到破坏将有可能造成不可逆转的重大后果。将传统载体档案数字化后的档案信息，原原本本地继承了档案原件的信息内容，完全可以代替原件为用户提供信息利用，从而大大减少了对档案原件的使用，避免了档案原件的进一步损坏，实现了对档案原件的保护，可谓意义重大。

三、增强信息意识，深入数字化档案管理事业

数字化是档案管理工作发展的必然趋势。随着信息时代的来临，以数字形态存在的档案信息将日益成为档案管理的主体。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分全面地展现出来。

信息时代给了档案管理工作新的思考，但是机遇与挑战总是相伴相生的，在建立多媒体数据库的过程中还存在着许多亟待解决的问题需要进一步探讨，如基础设施的完善、数字化管理人才的缺失、档案真实性鉴定及安全性问题等等……面对这些问题的原因也并非是单一的，而是来源于科学技术、人才培养、法律健全等多个方面，因此从事档案事业必须要有明确的信息安全意识，需要时刻秉持着谨慎端正的态度，相应部门应及时制定数字化档案的利用制度，加强电子文件信息综合利用技术的研发。