“互联网+”背景下高校教学档案的利用

文/西安工业大学 杨培培

高校教学档案是高校在教学管理和教学实践活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，主要包括招生材料、学籍材料、毕业生材料等，这些是为用户提供利用服务的基础。“互联网+”背景下，档案工作者要不断更新理念，充分利用互联网优势，不断探索高校教学档案利用方式，提升服务水平。

一、“互联网+高校教学档案”的意义

“互联网+高校教学档案”是基于互联网提供的技术支持，借助互联网平台创新高校教学档案管理、整合网络资源，让互联网与教学档案深度融合。第一，将互联网视为推动高校教学档案数据开放的动力，促进形成科学化、人性化的教学档案综合服务平台，从而使教学档案资源能够最大程度得到利用。第二，促进高校档案工作者转变服务思路，主动深入了解公司、学校各部门、师生及高校毕业生对各类档案的利用需求。第三，促进高校教学档案利用方式的转变，逐渐以电子档案为主,为利用者提供线上线下多元化的可移动服务。

二、“互联网+”背景下高校教学档案利用现状

（一）高校教学档案实用性强，利用量大。从我校档案利用登记统计数据来看，相对于其他类别的档案，教学档案的利用次数最多。我校2015年至2018年的教学档案利用统计里，学籍档案约占37%，学历认证约占25%，招生录取名册约占33%。从利用用途来看，主要有出国、升学、面试、单位核实学历等，这些都与高校学生个人利益、个人发展密切相关。

（二）档案工作者技术水平较低，教学档案利用方式相对滞后。目前具备较高计算机水平的档案人员较少，无法利用先进的信息技术对教学资源进行挖掘。教学档案提供利用方式主要以教学档案原件的利用、复印件的利用和编研成果利用为主，档案网站提供教学档案信息资源为辅，相对滞后。

（三）各高校档案部门、校内各部门之间缺乏协作，尚未实现教学资源共享。各高校档案信息化水平、教学档案利用渠道等方面还存在差异，所用的档案管理软件不兼容，无法实现教学档案资源共享。高校档案馆与校办、教务处等部门尚未建立系统的对接，影响各单位电子教学档案资源的归档及利用。

三、做好“互联网+”背景下高校教学档案利用工作

（一）注重提高档案工作者技术水平，做好微评价信息的上传与推送。首先，加强对教学档案管理人员的技术培训和革新，主要包括对教学档案信息的数据库整理、更新及相应软件的操作，及时将新的信息技术运用到高校教学档案数据管理中。其次，重视各种客户端的使用，做好教学档案资源微评价信息的上传与推送。档案工作者通过对教学档案的评论介绍教学档案的亮点，表明教学档案的内容和价值，在网络平台上传供利用者参考。这样既能更好地了解教学档案的利用价值，又能引起他人的兴趣，促进教学档案的开发与利用。

（二）提高教学档案信息化水平，构建网络一体化服务平台。积极推进教学档案资源信息化建设，构建校内网络一体化服务平台，兼纳校内教学档案的收集、管理、传递、存储与利用，具备数字档案存储、处理、传输、安全防护等功能，形成全面、完整的网络信息管理系统，便于校内自主利用。教学档案除了为本校用户提供利用服务外，针对校外利用者开放利用服务，建立档案信息交流的互动平台，如通过微信、移动手机APP等方式，设立教学档案在线咨询、在线预约、在线查阅等服务窗口，提供异地咨询、查档等服务，满足校外利用者的不同需求。

（三）校际合作，协同发展，通过网络平台实现教学档案资源共享。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出：“档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，深化和拓展档案利用服务”。各高校之间积极开展合作以求新发展，建立统一的数据库，将优秀的教学档案资源进行信息共享的同时，各学校档案工作者可以就教学档案资源的构建心得、经验等进行在线交流。借助网络媒体反馈各类疑问，通过视频对其在数据库以及公共平台使用过程中遇到的各种问题进行解答，实现人性化的教学档案服务。

（四）建立高校教学档案开放利用制度。根据各类不同利用者对高校教学档案资源的需求，制订科学性、合法性和方便性的高校教学档案开放利用实施方案、利用制度和各项服务措施，明确规定高校教学档案资源的开放利用范围、类型、级别和程度。适宜完全公开的高校教学档案，可直接下载获取；适宜半公开利用的，则需要提供账号和密码。这样既可以保证数据资源的安全性，也能实现教学档案的网络化利用。